ما هو تخصص السكرتارية التنفيذية
يبحث الكثيرون عن فرص عمل متعددة للعثور على وظيفة تلائمهم سواء كانت في المجال العملي أو العلمي، ومن بين الوظائف التي حظيت بإعجاب كبير لدى الناس هي وظيفة السكرتارية التي تشمل العديد من المهام.
تعريف السكرتارية
السكرتير الإداري المحترف هو المسؤول عن إدارة الأعمال الإدارية والمهام المكتبية وترتيبها، ويقوم بتنفيذ الإجراءات بصورة منتظمة وبدقة عالية، وتختلف طبيعة عمل السكرتارية حسب المجال الذي تعمل فيه مثل القطاعات الخاصة والحكومية والصناعات.
مهام السكرتارية
- يتضمن العمل كموظف استقبال استقبال جميع العملاء والزوار بطريقة فريدة.
- يجب الرد على جميع المكالمات الهاتفية وتوجيهها بشكل صحيح.
- يجب تنظيم جميع المستندات والأوراق والحفاظ على طريقة محددة لتنظيم الملفات.
- مساعدة المشرفين والموظفين في مشاريع الشركة والمهام المختلفة المتعلقة بها.
- تختلف واجبات السكرتير حسب مجال العمل.
- من بين مهام السكرتارية توثيق المعلومات المالية، وجدولة الاجتماعات والمؤتمرات.
- إشراف على الموظفين، سواء كانوا قدامى أم جدد.
اعمال السكرتارية الناجحة
يعتبر دور السكرتير أساسيا في كل شركة، حيث يجب عليه أن يكون على دراية بجميع المعلومات المتعلقة بالشركة ومتابعة جميع الأحداث الداخلية. وما هي المهارات التي يحتاجها السكرتير ليكون ناجحا؟ وما هي مهام السكرتارية التنفيذية.
مهارات السكرتير الناجح
يجب على السكرتير أن يفهم جميع المهام المطلوبة منه وأن يعمل على تحسين المهارات المكتسبة باستمرار، ومواكبة التطور التكنولوجي واستخدام الأدوات والبرامج المناسبة، وزيادة الخبرة في مجال الشركة. ومن الصفات المهمة التي يجب أن تتوفر في السكرتير الناجح الدقة والتنظيم والكفاءة
- المهارات التنظيمية: يجب أن يمتلك المرء القدرة على التنظيم والحفاظ على رأس المال، بالإضافة إلى قدرته على تتبع جميع الأمور، بدءًا من ترتيب المواعيد وصولًا إلى تنظيم الملفات.
- مهارات الاتصال المهنية: “يحتاج السكرتير التنفيذي إلى اكتساب القدرة على التواصل والرد بوضوح وثقة، ويجب أن يتمتع بأسلوب أنيق ومميز يقنع العملاء.
- القيادة: ينبغي للسكرتير العمل بشكل مستقل والبحث عن الفرص الجديدة باستمرار.
- تعلم كل ما هو جديد في عالم التكنولوجيا الحديثة: لا يجب ان تتوقف عند حد معين من التكنولوجيا حيث أن التكنولوجيا بصفة عامة ليس لها حدوج بل في تطور مستمر، لذلك على سكرتير ناجح يرغب في توفير النجاح المستمر له يجب مواكبة التكنولوجيا الحديثة بصورة مستمرة والتعرف على البرامج والتطبيقات الجديدة حتى يعمل على التطوير من الأنظمة التي يتبعها داخل المهام المكلف بها.
- الصدق وحسن التقدير: يجب أن يكون السكرتير صادقًا في كل ما يقوله وفي الأعمال التي يقوم بها، حيث يتعامل السكرتير كثيرًا مع المصروفات والوثائق الحساسة وغيرها، ولذلك يجب أن يحصل على ثقة من مالكي الشركة.
- إدارة الوقت بمهارة: يجب على السكرتير إدارة وقته بشكل محترف وتنظيمه بشكل مناسب، حيث يتطلب تعدد المشاريع التي يتم العمل بها في الشركة أداء المهام المتعددة من قبل السكرتير، لذلك فإن إدارة الوقت وتنظيمه تعتبر من أهم الأمور.
- المهارة في العمل الجماعي: لا يعني أن تكون سكرتيرًا ناجحًا أن تعمل وحدك، بل يؤدي العمل الجماعي إلى تحقيق الكثير من الأمور الناجحة التي تساعد على زيادة نجاحك بالفعل.
- الهدوء مع كثرة الضغوط: بالتأكيد، يتخلل عمل السكرتير على الكثير من الضغوط، لذلك يتعين عليه العمل بحكمة وهدوء حتى لا يترتب على ذلك عواقب وخيمة.
- الاحتراف: من بين المهارات المطلوبة لدى السكرتير، يجب أن يكون محترفا في عمله سواء مع الشركاء الخارجيين أو الداخليين.
- إدارة المشروع: يجب امتلاك المهارة والخبرة في كيفية إدارة المشروع بجميع أجزائه ووحداته.
مهارات إضافية للسكرتير
- ليصبح شخصًا متميزًا، يجب عليه اكتساب العديد من المهارات الإضافية، بما في ذلك:
- يجب أن تكون سريعًا في الكتابة على الحاسوب وأن تكون قادرًا على كتابة ما يتراوح بين 55 و80 كلمة في الدقيقة، واستخدام الطابعة بشكل جيد.
- الاحتراف في استخدام برامج عديدة ومهمة للعمل داخل الشركة، مثل برنامج الفوتوشوب الذي يختلف استخدامه باختلاف مجال العمل الخاص بالشركة.
خصائص السكرتير الجيد
يجب أن يتمتع السكرتير الناجح بالعديد من الصفات التي تساعد على نجاح الشركة والمهنة التي يمارسها، بما في ذلك:
توقع الاحتياجات
يجب عليكأن تتوقع العوامل اللازمة لنجاح عمل شركتك، وأن تبحث عن طرق لتوقع الطلبات من الآخرين، وذلك لمساعدتك على التركيز على التفاصيل المتعلقة بالمهام المحددة وما يلزم في المستقبل.
الاتصاف بالدقة العالية
الدقة في كل شيء من الأمور الهامة جدا في عمل السكرتير، ولذلك يجب أن تكون منظما ودقيقا جدا في كل ما تفعله، ويمكنك تدوين جميع أمور الشركة إما يدويا أو باستخدام التكنولوجيا التنظيمية، حيث يكون النظام مفيدا في العمل مثل ترتيبات السفر وإدارة الجداول وتنظيم الأحداث المختلفة في الشركة.
الاحتفاظ المستمر بالملاحظات
- يجب أن يتم الانتباه إلى جميع الملاحظات وعدم إهمالها، سواء كانت تلك المذكورة خلال الاجتماعات أو المكالمات الهاتفية، حتى يمكن الرجوع إليها في وقت لاحق وتطبيقها في العمل، وبالتالي يتحمل الشخص مسؤولية كبيرة.
- من سمات السكرتير الناجح أن يتمتع بقدرة تواصل عالية مع الآخرين وتفاعل فعال معهم.
- يتعين عليك حل جميع المشاكل التي تواجهك بحكمة وحذر، وتجنب الاستعجال في اتخاذ القرارات إلا بعد إجراء الدراسات الكافية لها.
كيفية تطوير السكرتير
يجب على السكرتير أن يكون لديه القدرة على تطوير مهاراته مع مرور الوقت والتكيف مع جميع الأوضاع داخل الشركة.
يفضل السكرتير الطموح تحديث حياته المهنية كل عامين على الأقل، مع زيادة المسؤوليات التي تقع على عاتقه، والعمل على تطوير أدائه، والقيام بحركات جانبية داخل المنظمة، مع مراعاة الأمور الخارجية للشركة.
متطلبات السكرتير التنفيذي
تتطلب السكرتارية التنفيذية بعض المتطلبات الضرورية والتي تشمل ما يلي:
- يجبُ أن يحصلَ على شهادةٍ في إدارةِ الأعمالِ (مرغوبٌ فيه).
- الخبرة في دور الدعم التنفيذي لمدة لا تقل عن عامين يعد شرطًا ضروريًا
- الكفاءة البحثية المتطورة بصفة مستمرة.
- فهم شامل للمبادئ الكتابية والسكرتارية.
- “يجب أن يكون لديه معرفة قوية بقواعد البيانات وجميع أنظمة التتبع.
- يمكن الحصول على مهارات تنظيمية رائعة في مجال العمل وتنفيذهابشكل ممتاز.
- مهارات السكرتير التنفيذي تتضمن القدرة على العمل تحت الضغط والالتزام بالمواعيد النهائية.
- مهارات تواصل مميزة بشكل كتابي وشفوي.
- يجب أن يكون ماهرًا في استخدام برامج Microsoft Office وبرامج الاتصالات التجارية الحديثة
يجب الاهتمام بالتنظيم والتوازن عند زيادة حجم الشركة، حيث سيزداد عدد الأعمال التي يقوم بها السكرتير. يجب الحفاظ على الهدوء والتركيز على التنظيم، ويجب أن يتمتع السكرتير باللباقة والقدرة على التحدث مع الآخرين.