مهام السكرتارية التنفيذية بالاعمال الادارية

تحتوي الشركات والمؤسسات الكبرى عادة على سكرتارية، وذلك لأن السكرتارية تلعب دورا هاما وفعالا في إدارة ورعاية شؤون الهيئة التي تعمل بها. يعمل السكرتير على مساعدة مديره في تنظيم العمل، ويجب أن يكون المرشح لوظيفة السكرتارية التنفيذية مؤهلا لذلك، ويجب أن يكون لديه مؤهل عال وشهادة أو دورة في أعمال السكرتارية التنفيذية لكي يكون قادرا على إنجاز مهامه .

مهام و واجبات السكرتير التنفيذي : 
1- يقوم السكرتير التنفيذي بتلقي البريد اليومي وفرزه، والتقاط صور للبريد. ثم يعرض على المدير المسؤول في الشركة أو المؤسسة. بعد ذلك، يقوم المدير بإرسال البريد للموظفين وتوزيعه عليهم وفقا لاختصاص كل منهم. بالإضافة إلى ذلك، يكون السكرتير مسؤولا عن حفظ البريد وتسجيل البريد الوارد والصادر .

يقوم السكرتير التنفيذي بمتابعة المكالمات الهاتفية طوال اليوم ويقوم بتدوين عناوين وأرقام هواتف العملاء والأشخاص الذين يتصلون بالشركة. في الشركات الكبيرة، يقوم السكرتير بالرد على المكالمات الهاتفية ويستفسر من المتصل عن اسمه والغرض من اتصاله بالشركة. وإذا كانت المكالمة موجهة لمدير الشركة، يقوم السكرتير في هذه الحالة بتحويل المكالمة إلى هاتف المدير .

3- يعمل السكرتير على إعداد المراسلات ، و ذلك لأن من مهامه الأساسية أن يقوم بتحرير الموضوع الخاص بالمراسلات و يعمل على إرسالها للمديرلكي يقوم بالموافقة عليها ، و يعمل السكرتير أيضًا على تصميم و تجهيز طلبات الإجازات و المغادرات ، و المذكرات الداخلية ، و التقارير اليومية و الشهرية الخاصة بالشركة .

يقوم السكرتير بتنظيم مواعيد زيارات واتصالات العملاء مع مدير الشركة، وذلك عن طريق تسجيل أسماء الأشخاص الذين يرغبون في مقابلة المدير وتسجيل أرقام هواتفهم، ثم يقوم بعرضها على المدير لترتيب الأوقات المناسبة لتلك الزيارات .

5- يقوم السكرتير بتنظيم أوقات الاجتماعات التي يعقدها المدير، بالإضافة إلى ذلك، يهتم بتجهيز غرفة الاجتماعات. إذا لم يكن الاجتماع في مقر الشركة، يقوم بحجز قاعة في فندق أو مكان آخر مناسب. كما يتولى أيضا إرسال الدعوات للمشاركين في الاجتماع ويستقبل الأشخاص المدعوين. يجلس السكرتير دائما على يمين المدير لتسهيل تدوين ملاحظات الاجتماع وتسجيل قرارات المدير .

6- يقوم السكرتير بمتابعة سفريات المدير و تنقلاته ، و ذلك من حلال توجيه اهتمامه بجمع المعلومات التي تتعلق بموضوع سفر المدير ، و أيضًا يقوم بحجز التذكرة و تجهيز ملف العمل الذي سوف يقوم المدير بمناقشته خلال رحلته ، و أيضًا يقوم المدير بالتواصل مع الجهة التي سوف يسافر المدير لها و يخبرهم بموعد وصوله ، و هو أيضًا المسؤول عن الاتصال بالجهات الأخرى في حالة إلغاء السفر و الاعتذار نيابة عن المدير .

يقوم السكرتير التنفيذي بتحضير غرفة الملفات الخاصة بالشركة، من خلال ترتيب وحفظ الملفات والأوراق الخاصة بالعمل داخل خزائن الملفات الخاصة بالشركة .

يقوم السكرتير التنفيذي بتنظيم متطلبات الشركة والموظفين العاملين فيها، ويتابع أيضا أعمال الصيانة ويلاحظ الأعطال التي قد تحدث في الأجهزة المكتبية مثل الحاسوب والمكيفات .