وظيفة السكرتارية و أهميتها

السكرتارية هي وظيفة مهمة تتطلب الإتقان في العديد من المهارات الإدارية، وتحمل أهمية كبيرة للمدراء حيث تساهم في تخفيف أعباء عملهم وتوفير المعلومات والبيانات اللازمة لاتخاذ القرارات الصحيحة. في هذه المقالة، سنتعرف على مفهوم السكرتارية وأهميتها. تفضل، أيها القارئ العزيز، بمتابعة السطور التالية .

أولا، يتم تعريف السكرتارية على أنها وظيفة مساعدة لجميع الإدارات والمدراء، حيث تقدم لهم المعلومات اللازمة في مختلف المجالات، سواء كانت فنية أو مكتبية، وذلك لأداء المهام المطلوبة وتخفيف الضغط عن المدراء. وتتضمن مهام السكرتارية أيضا الأعمال الروتينية والتقليدية، مثل حفظ المعلومات وتسجيلها وتنظيم جدول الأعمال وإدارة الوقت بشكل سليم، وذلك لتسهيل أداء المهام بسهولة. ويمكن تعريف السكرتير أو السكرتيرة بأنه/أنها الشخص المسؤول عن مساعدة المدير وأداء الأعمال الروتينية نيابة عنه .

ثانيا، ما هي أهمية وظيفة السكرتارية؟ تحتل وظيفة السكرتارية مكانة مميزة في جميع الشركات والمؤسسات، وخاصة في الوقت الحاضر حيث زادت المهام والأعباء على الرؤساء والمدراء. الدور الرئيسي للسكرتارية هو مساعدة المدراء والرؤساء وتخفيف الضغوط عنهم بالشكل الذي يسمح لهم بالتفرغ لأداء المهام المكلفين بها ومتابعة سير العمل. يمكن إيجاز أهمية السكرتارية في النقاط التالية:

* القيام بالأعمال المكتبية الروتنية .
*ترتيب جدول أعمال المدراء .
يهدف جمع جميع البيانات والمعلومات المتعلقة بالإدارة والمدراء حتى يتمكنوا من اتخاذ القرارات بشكل صحيح .
يتم الحفاظ على سرية مكتب العمل وعدم الحديث عنها مع أي شخص مهما كان الأمر .
ينبغي إعطاء المدراء الفرصة للقيام بالمهام والوظائف الأساسية .

ثالثا، ما هي الصفات والمهارات التي يجب توافرها لدى السكرتير أو السكرتيرة؟ يجب أن يتوفر لدى السكرتير أو السكرتيرة مجموعة من الصفات والمهارات التي تتنوع بين الصفات الشخصية والصفات العلمية، وتشمل ما يلي:

في المقام الأول، يتطلب السكرتير/ة أن يكون لديهم الصفات الشخصية المطلوب توافرها
الصدق والأمانة ضروريان للحفاظ على سرية الشركة أو المنشأة .
* اللباقة و التعبير بطلاقة و الإنصات بشكل جيد لكافة الأوامر المطلوبة منها .
تشمل المهارات الفطنة والقدرة على التعامل مع مختلف المواقف بشكل صحيح
* الذاكرة القوية و القدرة على التركيز
يتطلب العمل الصبر والقدرة على تحمل الضغوط .
* الإهتمام بالمظهر الخارجي .
الالتزام بالمواعيد والانضباط في العمل مهمان .
القدرة على التواصل مع الآخرين عن طريق مختلف الوسائل سواء كانت التقليدية أو الحديثة .
* النشاط والقدرة على التنظيم والترتيب .
* الثقة بالنفس و عدم التردد أو الخجل من التعامل مع الآخرين .

– ثانيا، يجب توفر الشهادات أو الصفات العلمية المطلوبة في السكرتير/السكرتيرة  .
يجب الحصول على مؤهل علمي مناسب لأداء مهام السكرتارية .
يجب اتقان اللغات الأجنبية، بالإضافة إلى اللغة العربية بما فيها اللغة الإنجليزية .
يجب على الشخص أنيكون على علم بلوائح العمل المطبقة في البلد الذي يعمل فيه، وأن يكون لديه معرفة تامة بجميع القوانين التي تطبق في المؤسسات، وخاصة المؤسسة التي يعمل بها .
يشتمل على مهارات استخدام الحواسيب وبرامجها المختلفة .
* القدرة على كتابة التقارير الادارية .
يجب أن يكون لديها مهارات في استخدام بعض الأجهزة المستخدمة في مجال عملها، مثل الآلة الكاتبة وآلة التصوير وغيرها .

نموذج للأعمال التي تقوم بها :
* استقبال الزوار ،و المكاالمات الهاتفية .
يتم تنظيم الاجتماعات والمواعيد الخاصة بالمدير .
فتح البريد الصادر والبريد الوارد، وإجراء المراسلات الكتابية .