مهارات السكرتير التنفيذي
السكرتير هو المسؤول الإداري أو المساعد الشخصي الأول الذي يعمل على مساعدة الإدارة والإدارة التنفيذية باستخدام مهارات معينة مثل إدارة المشاريع والاتصالات والتنظيم. هناك فرق بين مهام السكرتارية الإدارية والتنفيذية وهو تدرج في المهام والوظائف، حيث يقوم السكرتير التنفيذي بمهام أكثر من السكرتير العادي مثل إدارة الميزانيات ومسك الدفاتر والمكالمات الهاتفية والتعامل مع الزوار وترتيبات السفر وتقارير النفقات، ولذلك يحظى السكرتير التنفيذي بنصيب كبير من المناصب الهامة .
مهارات السكرتير التنفيذي
- توسيع نطاق التحصيل العلمي في كل ما يتعلق بدراسة السكرتارية التنفيذية .
- الاطلاع على شؤون المجتمع والأخبار العامة .
- يجب معرفة اللوائح والنظم المعمول بها في البلاد التي يتعامل معها في مجال العمل .
- من بين أهم المهارات التي يجب أن يتوفر عليها السكرتير التنفيذي، هي الإتقان في اللغة، وخاصة لغة البلد التي يعمل فيها .
- تعتبر السكرتارية مجرد تنظيم للإدارة، ويعد التنظيم أهم المهارات التي يجب أن تتوفر لدى السكرتير التنفيذي .
- القدرة على بناء علاقات مع أصحاب العمل والأشخاص خارج بيئة العمل .
- يتم التعرف على الأنظمة والمعلومات التشريعية والإدارية المعمول بها .
- الإلمام بالمواضيع العامة ، والثقافية .
- معرفة اللوائح المعمول بها في البلد.
- تشمل الخبرة في كتابة التقارير وجمع المعلومات الهامة .
- اكتساب مهارات الإعداد الفني للتقارير والمهارات الإدارية والسلوكية اللازمة لوظيفة السكرتارية .
- القدرة على التحكم في تنظيم الزمن للمديرين .
- من الضروري معرفة كيفية التواصل مع الآخرين باستخدام الألفاظ المناسبة .
- العمل يساعد في تطوير الشخصية والتعامل مع المديرين بطريقة صحيحة .
مهام السكرتير التنفيذي
هناك الكثير من مهام السكرتارية التنفيذية وهي :
معالجة البريد
ويمكن معالجة البريد عن طريق عدة أمور وهي :
- استلام البريد اليومي .
- جعل المدير يراه يوميا أو في أقرب فرصة ممكنة .
- ترتيب البريد حسب الاختصاص في العمل .
- نسخ صور متعددة من البريد وفقًا لأهميتها .
- توزيع بريد كل قسم بصورة سريعة .
- حفظ البريد المُوجه من أجل الحفظ .
- تسجيل المكالمات ، والبريد الصادر.
- حفظ صورة عن البريد الصادر .
- إرسال البريد الصادر .
معالجة الاتصالات الهاتفية
- كتابة دليل كامل يتعلق بالأرقام المهمة .
- استقبال المكالمات في وقتاً سريع .
- معرفة المتصل ، والهدف من اتصاله.
- تحويل الاتصال إلى الجهة المُختصة .
- اتصل بالمديرعند الحاجة بأسرع وقت ممكن .
- تسجيل المكالمات الهاتفية والهدف منها للمدير.
إعداد المراسلات
- تحرير المادة المكتوبة .
- طبع المادة المُحررة .
- عمل تصدير المراسلات الصادرة .
- تصوير المستندات والأوراق المطلوبة .
- تصميم النماذج التي تساعد على تسهيل سير العمل بدقة .
تنظيم الاجتماعات
- حجز القاعات من أجل الاجتماعات .
- يتم إرسال الدعوات للمشاركين في الاجتماع للعمل في الموعد المحدد .
- ترتيب قاعة الاجتماع وفق رأي المدير .
- استقبال المُشاركين في الاجتماع .
- تدوين الملاحظات المهمة في الاجتماع .
- توزيع أوراق الاجتماع مطبوعة ومصنفة حسب كل قسم .
تنظيم مواعيد المدير العام
- تسجيل بيانات الزوار .
- تقديم الأجندة على المدير .
- ترتيب البيانات للمدير .
ترتيب السفريات
- ترتيب البيانات المُرتبطة بالسفر .
- حجز الحجوزات المطلوبة ومُتابعتها .
- كتابة تقرير متعلق بالسفر .
- يجب التواصل مع الجهة المضيفة لإبلاغها بموعد وصول المدير .
- يمكن التواصل مع مديرك لتنظيم جدوله خارج البلاد .
تنظيم محفوظات الإدارة
- يتم تنظيم المكان الذي يناسب للحفاظ على البيانات بشكل مناسب .
- ترتيب المحفوظات وفق كل قسم .
- ترميز المحفوظات .
- فهرسة المحفوظات .
- إتلاف المحفوظات غير المُستخدمة .
- إحضار الملفات المرتبة عند الحاجة .
متابعة أعمال الإدارة
- معرفة الموضوعات التي لم تنته وتحتاج إلى متابعة .
- رؤية ملف المتابعة بصورة يومية .
- يجب اتخاذ الإجراءات المناسبة لمتابعة الموضوع .
- يتم حفظ الموضوع في ملفه الخاص بعد الانتهاء منه .
استخدام تطبيقات الحاسب الآلي
- يتم معالجة النصوص والبيانات باستخدام برنامج Word.
- تصميم عروض الشرائح باستخدام برنامج باور بوينت .
- إنشاء الجداول من خلال برنامج Excel.
- تنظيم المواعيد بمساعدة برنامج Out Look.
- يتم إنشاء قواعد بيانات الإدارة باستخدام برنامج Access.
- تصميم الهيكل التنظيمي للإدارة .
- يمكن الحصول على أحدث الأخبار والأحداث عن طريق الكمبيوتر .
إنشاء الأعمال المرتبطة بشؤون العاملين في الإدارة
- عمل الخطابات المتعلقة بطلبات مُوظفي الإدارة .
- ترتيب إجازات العاملين .
- تُدوَّن الحضور والغياب وجميع الأمور المتعلقة بحضور الموظفين وتُبلَّغ الإدارة بذلك .
- ترتيب الأعمال الإضافية للموظفين .
الوصف الوظيفي للسكرتير التنفيذي
يُعَدُّ السكرتير التنفيذي وظيفةً أساسيةً في الهيكل الإداري، إذ يقوم بالكثير من المهام الأساسية التي لا يمكن الاستغناء عنها في أي عملٍ مهمٍ، ويعد الركن الأساسي في تطوير العمل والمؤسسة .
راتب السكرتير التنفيذي
- الموظف في مهنة سكرتير تنفيذي في المملكة العربية السعودية يتقاضى راتب يصل إلى 7,020 ريال في الشهر (المعدل الشهري).
- تتراوح رواتب السكرتارية بين 3,440 ريال (الحد الأدنى) و11,000 ريال (الحد الأعلى).
مهام السكرتير الناجح
- يجب ارتداء أفضل الملابس حيث إنها تمثل واجهة الشركة .
- يساعد الشخصية القوية في اتخاذ القرارات الحازمة .
- القدرة على التحدث بطلاقة لجذب الانتباه .
- أن يتمتع بالأخلاق الحميدة والصدق والأمانة والنزاهة والاحترام والمسؤولية والالتزام.
- يجب أن يتمتع بقدرة كبيرة على العمل تحت الضغط .
- يعتبر التعامل بلطف مع جميع أفراد العمل مهمًا مهما كانت مهنتهم في المؤسسة .
- أن يكون لديه القدرة على الالتزام بالمواعيد المحددة والانضباط الكبير .
- الهدوء هو واحد من أهم الصفات التي يجب أن يتمتع بها الشخص .
- يجب أن يكون لديه ذاكرة قوية قادرة على تخزين المعلومات وتمييز الأشياء المهمة من غير المهمة .
- يمكن أن يكون الحوار المبني مع شخص معين مفيدًا للغاية، حيث يمكنه أن يساعدك على اكتشاف آفاق جديدة في عملك، ويمكن للشخص المحادثة أن يكتسب المعرفة من خلال هذا الحوار .
- أن يكون لديهِ من الخبراتِ ما يؤهلُهُ لهذا العملِ .
- تشمل مهارات التعامل مع أجهزة الحاسوب القدرة على جمع المعلومات من خلالها والتعامل مع جميع البرامج التي تعمل على الحاسوب، بالإضافة إلى القدرة على التنسيق والتنظيم باستخدامها .
- يجب كتابة التقرير بدقة واهتمام، وتجنب أي أخطاء .
- يعتبر التعاون روحًا يجب أن تسود في المؤسسة، ولا يمكن تحقيق ذلك إلا من خلال تعاون المدير التنفيذي .
- يتم تقصي المعلومات وتتبعها، وخاصة المعلومات التي يطلبها المدير .
- – يجب الحفاظ على سرية أسرار العمل .
الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي
السكرتير هو المسؤول الإداري أو المُساعد الشخصي الأول كما أنه وهو الشخص الذي يعمل على مساعدة الإدارة والإدارة التنفيذية ، ولا يتم ذلك إلا من خلال استخدام مهرات معين مثل مهارة إدارة المشاريع أو الاتصالات ، أو المهارات ، التنظيمية ، وهناك فرق كبير بين مهام السكرتارية الإدارية و مهام السكرتارية التنفيذية ، وهذا من حيث التدرج في الوظائف والمهام التي يقوم بها كلاً من الموظفين ، فنجد أن السكرتارية التنفيذية تنال نصيب كبير في المناصب المُهمة أكثر من السكرتارية ، فنجد أن الشخص الذي يعمل كسكرتير تنفيذي يقوم بمهام أكثر من الذي يقوم بها السكرتير العادي مثل : إدارة الميزانيات ومسك الدفاتر والمكالمات الهاتفية والتعامل مع الزُوار ، وترتيبات السفر، و تقارير النفقات وهناك تدرج في وظيفة السكرتارية على النحو التالي :
- مساعد إداري على مستوى الدخول.
- مساعد إداري.
- مساعد إداري كبير.
- السكرتير التنفيذي.
- الأمين التنفيذي الأول.
- مدير مكتب.
- مدير مكتب أول.