الفرق بين المنسق الاداري والمساعد الاداري

المساعد الإداري يقوم بأداء العديد من المهام التي يقوم بها السكرتير، مثل كتابة المستندات وتنظيم الملفات والرد على المكالمات الهاتفية وتسجيل الملاحظات أثناء الاجتماعات، بالإضافة إلى إدارة الخدمات اللوجستية في المكتب والتعاون مع المشرفين على المشاريع الهامة وإشراف العمل السكرتاري .

على الرغم من أن وظيفة المساعد الإداري تتطلب التعليم السابق القليل، إلا أن المساعد التنفيذي أو العامل في المجالات المتخصصة قد يحتاج إلى تدريب إضافي .

واجبات المساعد الإداري

غالبا ما تتجاوز مهام المساعد الإداري المهام السكرتارية وتتضمن التعامل مع الأمور اللوجستية في المكتب مثل طلب المعدات والبريد والوثائق الصادرة والواردة إلى المنشأة، بالإضافة إلى تنسيق الجداول الزمنية بين الأشخاص .

في كثير من الأحيان يكون المساعد الإداري مصدرًا للمعلومات مع الجمهور، وبناءً عليه يتصرف باسم الشركة في بعض الأحيان، كما يشرف بعض كبار المساعدين على السكرتارية المبتدئين، وقد يحتاج المساعد الإداري في هذه الحالة على إجراء تقارير أو عروض أداء دورية .

يلعب المساعد الإداري دورًا مهمًا في تدريب الموظفين الجدد على المهام الإدارية، كما يحتاج المساعد الإداري إلى بعض المعرفة العملية مثل التعامل مع مجموعة متنوعة من المعدات المكتبية .

مجموعة المهارات الخاصة بالمساعد الإداري

يجب أن يكون الأشخاص العاملون في هذا المنصب جادين جدًا في التعامل مع التفاصيل، ويجب أن يكونوا قادرين على التعامل مع عدة مهام في نفس الوقت، حيث يكونون غالبًا مسؤولين عن جداول زمنية متعددة أو إدارة عدة مشاريع في نفس الوقت .

ينبغي على المساعد الإداري أن يكون جيدًا في التعامل مع الناس أيضًا، حيث يتطلب العمل الكثيرمن التفاعل مع الناس والعملاء في المكتب .

المساعد الإداري هو جزء مهم من الوظيفة، حيث يجب أن يكون قادرا على اتخاذ قرارات حاسمة والعمل بشكل مستقل، ويتحمل المسؤولية عن تحديد المستندات المهمة التي يجب التخلص منها ورسائل البريد الإلكتروني التي يمكن التعامل معها على مستوى المكتب وتحويلها إلى الإدارة العليا .

يجب على المساعد الإداري أن يجيد التعبير والكتابة واستخدام التكنولوجيا بشكل جيد، حيث يُطلب منهم بشكل متكرر الرد على رسائل البريد الإلكتروني وتدقيق الوثائق والعمل مع قواعد البيانات.

اختصاصات المساعد الإداري

يمكن للمساعد الإداري التخصص في قسم معين داخل المنشأة، مثل الموارد البشرية أو تكنولوجيا المعلومات، على الرغم من كون هذا الأمر شائعا بشكل أكبر في المنشآت الكبيرة.

مساعد الإدارة التنفيذية يعمل فقط مع الإدارة العليا في الشركة، ويمكن أن يكون مسئولا عن مجموعة من الأشخاص أو يعمل مع شخص واحد فقط، وفي كلا الحالتين، مساعد الإدارة هو المسؤول عن التحكم في وصول المديرين التنفيذيين، ويرتب ترتيبات السفر والمؤتمرات، ويتفاعل مع البائعين والمديرين التنفيذيين من شركات أخرى وأعضاء مجلس الإدارة في إطار المهام الإدارية.

بالإضافة إلى ذلك، يمكن للمساعد الإداري التخصص في مجالات محددة، مثل الطب أو القانون، وفي هذه الحالة يتم إضافة بعض المهام الخاصة بالتخصص إلى المهام الإدارية العادية للمساعد الإداري. على سبيل المثال، يمكن للمساعد القانوني البحث في السجلات القانونية والمساعدة في إعداد الإحاطات، في حين يحتاج المساعد الطبي عادة إلى معرفة فواتير التأمين أو الإجراءات المختبرية.

المنسق الإداري

يتمثل دوره في القيام بجميع المهام المكتبية والإدارية، بما في ذلك التنسيق مع العملاء الداخليين والخارجيين ضمن القسم، عن طريق القيام بالمهام الإدارية والوظيفية اليومية لضمان سير الإجراءات العملية بشكل صحيح.

وهناك بعض المهام المحددة : تولي مهام الاستقبال – السكرتارية- المتابعة – ويكون حلقة وصل بين الإدارة أو الفرع التابع له الموظف وبين الإدارات أو الفروع الأخرى للجهة نفسها أو الجهات الخارجية، من حيث استلام وتسليم المعاملات . أو صادر ووارد الجهة ،أو حفظ للمعاملات وفهرستها، وطباعة التقارير أو المحاضر ومتابعة توزيعها .

الشروط والمتطلبات لوظيفة المنسق الإداري

 – معرفه في استخدام الحاسب الآلي وتطبيقاته وأهمها : البريد الالكتروني أوتلوك- وورد
– لباقة وأسلوب حسن في التعامل
– حسن المظهر
– مستوى مقبول في اللغة الانجليزية

الوصف الوظيفي للمنسق الإداري

 يحل محل مدير الموارد البشرية في حالة عدم تواجده بسبب العطلات أو المرض أو السفر أو شغور المنصب.
يتضمن العمل في إدارة الموارد البشرية المشاركة في التخطيط وإعداد البرامج التنفيذية.
تنفيذ خطط وبرامج تنفيذية خاصة بالموارد البشرية.
يتم تحرير جميع القرارات المتعلقة بالتعيين والفصل والاستقالات والإجازات .
يتم التأكد من تطبيق تنفيذ القواعد الإجرائية والقانونية الخاصة بالعمالة والعمال
المشاركة في صيانة وتجديد وتعديل إصدارات بطاقات التوصيف الوظيفي.
يتحمل المسؤولية عن حفظ ملفات العاملين وفقًا للتعليمات المقننة.
يتم إعداد تقارير التقييم السنوي لجميع العاملين في المؤسسة.
المسؤول عن متابعةالحضور والانصراف والغياب.
يتحمل المسؤول مسؤولية إدارة النظافة ومتابعة العمالة .
المسؤول عن إجراء عمليات الشراء لتلبية احتياجات المؤسسة .
تشمل مساعدة ومشاركة الموظفين في تحليل جميع المشاكل المتعلقة بالعمالة، مثل التسرب من العمل والرضا الوظيفي والهيكل الأجري والشواغر الوظيفية.
يجب المساعدة والمشاركة في تجميع تقارير تقييم الأداء من رؤساء الأقسام ومديري الإدارات بشكل شهري، ومساعدتهم في صياغة هذه التقارير وتحليلها وإضافتها إلى تقرير تقييم الأداء السنوي.
القيام بكافة الإجراءات الإدارية ومتابعتها هو جزء من المهام.
يجب تنفيذ جميع المهام التي يطلبها مدير الموارد البشرية ضمن إطار العمل في إدارة الموارد البشرية.

مهارات المنسق الإداري

 القدرة على حل المشاكل والأمانة في العمل.
-مهارات التواصل – التفاوض.
– القدرة على العمل تحت ضغط.
– قوة الشخصية – شخصية قيادية.
– بأسلوب المتابعة والتنفيذ.
– ممتاز في الأوفيس والانترنت.
– لغة عربية – لغة انجليزية.