عناصر التقرير
يعد التقرير أحد الوسائل الفعالة من وسائل الإتصال و هو أحد الوسائل الإقتصادية من حيث التكلفة ، و الهدف منه توضيح صورة في موضوع محدد إلى شخص أو جهة، و يمكن الرجوع إلى التقرير في أي وقت أي أنه يعد وعاء للمعلومات، و التقرير له أشكال وأنواع نتعرف عليها في هذا المقال كما نركز على معرفة عناصر التقرير وأهم خصائص التقرير.
أنواع التقرير
تقرير إخباري أو تقرير تحليلي يعتمد على محتواه، فالتقرير الإخباري يتضمن الأخبار المعرضة للحقائق دون تعليق أو توصيات من الكاتب، بينما يتضمن التقرير التحليلي المعلومات وتحليلها وتفسيرها بالإضافة إلى التوصيات والآراء المتعلقة بحل المشكلات.
تقرير رسمي أو غير رسمي، حيث يقتصر التقرير الرسمي على نمط محدد ويحتوي على ألفاظ تخاطب رسمية وعادة ما يكون شاملاً وطويلاً، بينما يكون التقرير الغير رسمي أقل قيودًا وليس مقيدًا بأي نمط محدد، وعادة ما يكون مختصرًا.
يتم إعداد التقرير بشكل دوري أو غير دوري وفقا للفترة الزمنية التي يغطيها، فالتقرير الدوري يتم إعداده بشكل منتظم في فترة محددة، مثل يوميا أو أسبوعيا أو شهريا أو ربع سنوي وغيره، أما التقرير الغير دوري فيتم إعداده إذا كان هناك حاجة لتوضيح خطة تنفيذ مشروع ما أو وصف مرحلة تم إنجازها من عمل ما.
كما يوجد أنواع أخرى من التقارير وتصنف وفقًا للغرض والهدف الذي تعده لأجله، منها التقارير المالية وتقارير المبيعات.
عناصر التقرير
عند كتابة أي تقرير، يجب مراعاة عناصر التقرير التي تعبر عن البنية الهيكلية له، وتشمل العناصر بداية التقرير وجسم التقرير والخاتمة.
تبدأ تقارير الأبحاث بصفحة العنوان التي تتضمن معلومات تعريفية مثل عنوان التقرير والجهة الموجهة له، وتتضمن المقدمة هدف التقرير ومقدمة لموضوع التقرير.
يعتبر جسم التقرير أو صلب التقرير الجزء الأساسي في التقرير حيث يتم تقديم المعلومات المراد مناقشتها بشكل منظم وشامل، يشمل الجداول والرسوم البيانية والتحليل الكامل للمعلومات.
– الخاتمة وهي أخر عنصر من عناصر التقرير والنهاية له والتي تتضمن ملخص لمحتويات التقرير على شكل أجزاء تتلخص في التوصيات وهي عبارة عن مقترحات مقدمة من قبل كاتب التقرير، والخلاصة وهي عبارة عن مختصر لما يحويه التقرير، والمراجع وهي القائمة التي تم الرجوع إليها عند كتابة التقرير، وأيضا الملاحق وهي عبارة عن معلومات مكملة لمحتويات المعلومات في التقرير وهي جزء غير أساسي.
خصائص التقرير
من بين الخصائص الهامة التي تساهم في إنجاح التقرير هي: الإيجاز، واختيار الحجم المناسب والتاريخ المناسب، واستخدام الصور التوضيحية وأسلوب العرض والدقة، وسنستعرض كل خاصية بشكل مفصل.
يشمل الإيجاز في التقارير استخدام الألفاظ المختصرة والموجزة، وتلخيص المحتوى في الفقرات، ولكن دون إغفال أي جانب من جوانب الموضوع الذي يتناوله التقرير.
يجب اختيار حجم مناسب للتقرير يتماشى مع أهمية الموضوع المعالج، فلا يجب أن يكون طويلًا ومملًا ولا قصيرًا جدًا لدرجة تؤدي إلى عدم فهمه بشكل جيد.
يُعد التاريخ مهمًا عند وثائقه في التقرير، حيث يحدد المدة الزمنية التي يغطيها محتوى التقرير.
– ولأن الصور أفضل من الكلام الكثير ، فيعد إستخدام الصور من الخرائط والرسوم البيانية أحد الخصائص الهامة التي تعمل على توضيح التقرير بشكل غير ممل مع إيصال المعلومات كاملة.
يشمل أسلوب العرض ترتيب الأفكار واستخدام علامات الترقيم، ويساعد على كتابة تقرير يسهل فهمه من قبل القارئ ويدل على جودته.
يتطلب كتابة تقرير دقيق التأكد من صحة البيانات والمعلومات المذكورة فيه، وتوضيح مصادر هذه المعلومات لزيادة دقتها ومساعدة القارئ في اتخاذ القرار المناسب بناءً على محتوى التقرير.