مواصفات الإدارة الإلكترونية ونظم عملها
التكنولوجيا الحديثة وعصر العلم الذي يعيشه العالم حاليا لهما أكبر تأثير في ابتكار مواصفات وأساليب جديدة لسير عمل جميع المجالات، بما في ذلك الإدارة عن بعد وتطوير استراتيجيات المؤسسات. هذا التأثير يعزز دور التقنيات الحديثة في تحقيق إدارة فعالة وتنفيذها بدقة وفعالية أكبر.
مواصفات الإدارة الالكترونية
تتمتع الإدارة الإلكترونية للعديد من المواصفات التي لا تكاد توجد في غيرها، ومن تلك المواصفات ما يلي :
يتمثل الحل في توفير فرص مرنة وبسيطة للتفاعل مع العملاء والموظفين عبر الحاسب الآلي وخاصة عبر شبكة الإنترنت.
يمكن الاستعانة بالإنترنت لتيسير التواصل بين الإدارة العليا وأي من العملاء الذين يشتكون من تعاملهم مع موظف غير متمرس أو روتيني للغاية، بهدف تخفيف حدة المشكلات الناتجة عن ذلك.
تتميز الإدارة الإلكترونية بقدرتها الفعالة في تحسين أداء وكفاءة الإدارة التقليدية، ولكنها لا يمكن أبدًا أن تحل محلها أو تلغي دورها، لأن التفاعل البشري المباشر والتعامل مع العملاء لا يمكن تعويضه تقنيًا بأي حال من الأحوال.
تتميز الإدارة الإلكترونية بوجود العديد من الأنظمة الحديثة التي تساعد بشكل فعال في تحقيق أهدافها، وتشمل هذه الأنظمة ما يلي:
يجب استخدام الأنظمة التقنية الخاصة بالإشراف والرقابة والمتابعة الفورية أولاً.
تشمل الأنظمة الاقتصادية الإلكترونية توفير آليات تقنية حديثة للشراء والبيع والتبادل التجاري عبر الإنترنت.
ج- أنظمة الخدمات المتكاملة: تعتبر هذه الأنظمة من الأنظمة التي استفادت من التقنيات الحديثة وتمكنت من إنجاز جميع مهامها من المكتب دون الحاجة إلى التفاعل المباشر مع الآخرين، باستثناء حالات الطوارئ التي يتعين فيها استدعاء العامل البشري.
د- النظم غير التقليدية الأخرى: تعتبر هذه الأنظمة الحديثة نظمًا لم تكن متاحة في الآليات الإدارية التقليدية، ولعبت دورًا كبيرًا في تسهيل الأمور وتلبية احتياجات العملاء وموظفي خدمة العملاء على حد سواء، وتشمل هذه الأنظمة ما يلي:
– نظم معالجة البيانات الكثيفة.
– نظم التعامل مع تلقائيا عبر ما يسمى ب الذكاء الإصطناعي.
– نظم معالجة وتطوير العمليات الإنتاجية، ويكون ذلك من خلال بعض ابتكارات التسويق الحديثة وكذلك الطباعة والإعلان والبيع الإلكتروني، بالإضافة لنظم العلاقات العامة الالكترونية والتي تتابع الأمر بشيء من التفصيل عبر الشبكة العنكبوتية ويكون لها دور فعال في التواصل مع الجمهور والعملاء وحتى المنافسين من مكاتبهم.
يمكن إضافة أنظمة غير تقليدية في الإدارة، مثل أنظمة التعامل مع البنوك والمصارف والمؤسسات الداعمة والممولة من البنوك والبورصات وما إلى ذلك.
هـ- نظام الذاكرة المؤسسية وهو من أبرز الأنظمة المتبعة في الإدارة الإلكترونية الحديثة ويقوم على ربط العاملين الموجودين بالمؤسسة ببعضهم البعض بلا أي حاجة للنظر في موقعهم الجغرافي ولا حتى الاطلاع على تراخيص وتصريحات وإجراءات إدارية عقيمة، فقط تحتاج لشبكة الانترنت وشخص متخصص يدير تلك المنظومة.
مميزات نظام الذاكرة المؤسسية :
التعامل الفني الكامل دون الحاجة إلى بذل جهد جسدي.
دعوت الله كثيرًا بالخير ولم أكن أدري أنك ستأتي.
تمكن الوسائل التخزين الحديثة من حفظ المستندات والأوراق والإجراءات بكل سهولة، دون الحاجة إلى أرفف وغرف تشغل مساحات كبيرة من العقارات والمباني.
يتميز النظام بسهولة توزيع ونشر القرارات والتعليمات والأوامر والسياسات الجديدة على جميع أعضاء المؤسسة والعملاء بضغطة زر واحدة دون الحاجة إلى مساعدة بشرية مثل سكرتارية أو عامل بريد.
يجب التخلص من الأوراق والمستندات الكثيفة التي تسبب الملل للإنسان وتحتاج إلى جهد عصبي وبصري للتعامل معها.
– تتيح المؤسسة القدرة على الاحتفاظ بكل شيء، سواء كان نصًا أو صورة أو فيديو، وتوثيق أي لقاء أو عملية تتم داخلها.
يمكن للنظام المؤسسي هذا التعامل مع خطط العمل وعمليات تقييم الأداء ومتابعة أداء المهام المكلف بها الأفراد ومحاسبة الحضور وإدارة التوقيتات وآليات التبادل المالي، بالإضافة إلى بعض خدمات التعليم والتدريب عن بعد، وذلك بفضل نظام تقني متطور يسهل جميع وسائل التواصل.