الأسس المتبعة لإدارة المشروعات
هذا المشروع يتألف من سلسلة من المهام التي يجب اتباعها لمواجهة مشكلة محددة، ويستند إلى وجود نقطة بداية ونهاية للمشروع. يتضمن المشروع عددا من المحتويات والعناصر، مثل الهدف الذي يراد تحقيقه والاعتماد على ميزانية مالية واختيار أفراد عمل لديهم سمات ومهارات فنية متميزة لتحقيق الأهداف. بالإضافة إلى ذلك، يمكن تعريف المشروعات بأنها أعمال مخططة تعتمد على مجموعة من البيانات والمعلومات التي تستخدم لبناء وإنشاء نشاط معين وتطويره.
إدارة المشروعات
وهي عبارة عن مجموعه من المعارف التى ترتبط بعدد من الأدوات والتقنيات المستخدمه داخل عمليات الرصد والمواجهة، وإدارة المشروعات تعرف بأنها التطبيق والتفعيل المنظم والخطط لجميع الموارد التى تخص المؤسسة وذلك بهدف إتمام تنفيذ المشروع لمرة واحدة فقط، على أن تتضمن تلك الموارد كلا من رأس المال والأيدى العاملة، وتقدم إدارة المشاريع يد العون لتحديد الأهداف وراء المشاريع، والعناصر التى تخصها.
وهناك تعريفات مختلفة ومتنوعة لإدارة المشروعات ألا وهى : هي عبارة عن مجموعة من المهام التي تستهدف توفير الموارد البشرية والمالية المنظمة والمنسقة التي تهدف إلى إنجاز المشروعات، وتعد إدارة المشروعات العنصر الأساسي في المشروع لأنها تحدد كيفية تنفيذ المشروع، وتوجه أعضاء الفريق وتنمي قدراتهم وتتابع أدائهم، كما تقوم بتقييم الأوضاع بشكل دوري.
الخطوات المتبعة لإدارة المشروعات
هناك مجموعة من الخطوات الأساسية التي يجب اتباعها لضمان نجاح إدارة المشاريع، وهي كالتالي:
1- إعداد خطة جيدة للمشروع: يتم دراسة نشاط معين للوصول إلى فكرة محددة للمشروع، ثم تحديد الهدف والنتائج المرجوة منه، ويتم ذلك من خلال تطبيق خطة مفصلة تساعد في برمجة العمل المتعلق بالمشروع، ويتم التخطيط له عن طريق إعداد خطة خاصة بالعمل تربط بين الموارد المتاحة ونتائج المشروع، حيث توضح هذه الطريقة الخطوات التي يجب اتباعها لتحقيق أهداف المؤسسة وإنجاز المهام المطلوبة.
2- تنظيم المشروع: هي عملية تستخدم الموارد لمقارنتها بالأنشطة المحددة مسبقا، حيث يتم دراسة حاجة القوى العاملة ومقارنتها بالمكونات المستخدمة داخل إدارة المشروع. من خلال ذلك، يتم تحديد الإجراءات المتعلقة بالتقييم المؤقت بهدف تحقيق التكاليف المحددة التي يتطلبها تنفيذ المشروع في البداية. فيما يلي، سنستعرض الخطوات المتبعة لتنظيم المشروع.
3- توفير القوى البشرية: تعتبر خطوة مهمة جدا ومساهمة فعالة في تنفيذ المشروع، ويجب تحديد المهام المتوقعة من كل موظف وربط هذه المهام بالأنشطة التي تم التخطيط لها مسبقا، ويساهم كل من هذه المهام في تحقيق أهداف المشروع.
4- اعداد التقارير وتوثيقها: بما أن توثيق النشاطات الهامة والضرورية لإدارة المشروع يعتبر أداة لمتابعة جميع الأعمال والنشاطات وتطورها ونموها، فإن التقارير تعد أيضا وسيلة مساعدة لتحديد كفاءة المشروع وفاعلية أدائه الخاص، من خلال تحليل الحالة الحالية وتحديد نقاط التطوير وتفعيل سير العمل.
5- بناء أنظمة مخصصة للمتابعة والتقييم: هي الأنشطة المتكررة التي تهدف إلى الوصول إلى معلومات حول جميع الأنشطة والأعمال المتعلقة بالمشروع، بهدف التحقق من تقدمها وفقا للخطة المحددة للعمل. وبالنسبة للتقييم، فهو أداة لقياس الأداء المرتبط بنشاط معين سابقا، بهدف تقديم حكم نهائي حول هذا النشاط وقياس مدى قدرته على تحقيق الأهداف المتوقعة خلال فترة زمنية محددة.