يتوقف نجاح المشروعات الصغيرة على طريقة إدارة وتشغيل المشروع، وإذا لم يكن لديك المعرفة الكافية بالإدارة، فإن المشروع قد يفشل تماما دون تحقيق أي شيء، ولذلك من الضروري جدا أن يكون لدى صاحب المشروع رؤية واضحة للطريقة التي يجب أن يتبعها المشروع، وفهم جيد لخطة تنفيذ الأعمال التي تشمل قرارات خاصة بتنفيذ الأعمال، لتحقيق أهداف المشروع
أساسيات إدارة المشروع:
1- الإشراف بنفسك على مشروعك الخاص
لتعزيز وجودك في السوق وتحقيق المنافسة في السوق المحلي والعالمي، يجب عليك الإشراف بنفسك على مشروعك الخاص. فليست جميع المشاريع تبدأ بحجم كبير، ولكن الإدارة المتميزة والمتطورة تستطيع التميُّز وإثبات وجودها في الأسواق بكفاءة عالية.
2- لا تخلط أموالك الشخصية مع أرباح المشروع:
المشروع الناجح هو الذي يعتبر صاحبه نفسه موظفًا له مهماته التي ينبغي أن يتقاضى عنها مرتبًا، و يتم إدراجه ضمن المصروفات الإدارية وأن لايقوم بخلط مصروفاته الشخصية مع أموال المشروع فهذا السبب الأول لإحداث خلل مالي ينتج عنه التزامات مالية ويؤدي في النهاية إلى فشل المشروع.
خطوات الإدارة الناجحة للمشروع:
– مراجعة و مراقبة الدفاتر المحاسبية:
أي منشأة على وجه الأرض تحتاج إلى نظام محاسبي يتناسب مع نشاطها وحجمها، يمكن استخدام برامج محاسبية بسيطة للحصول على معلومات محاسبية أثناء فترة نشاط المنشأة. لا يمكن لأي صاحب مشروع أو تاجر بسيط الاعتماد على ذاكرته لاسترجاع جميع العمليات التي تمت، ولكن من خلال النظام المحاسبي ستكون هناك وثائق وسجلات وقوائم وتقارير. تعتبر الوثائق نقطة البداية لتدفق المعلومات وتسجيل عمليات الشركة التجارية بوضوح، وتسجل جميع العمليات في السجلات لإثباتها، وتفرغ المعلومات في القوائم والتقارير لتوضيح تقرير فترة معينة .
– المحافظة على جودة المنتج:
لخلق المنافسة الشديدة على السلعة لابد من إعطاء المنتج و الخدمة المقدمة أولوية الاهتمام، حيث الجودة المتميزة التي تفوق توقعات العميل او تلبيها بدرجة عالية من الرضا تعد من أساسيات التسويق الناجح، تصميم المنتج و صلاحيته و تعبئته تكسبك ولاء العميل، و بالتالي استمرار الطلب على المنتج ما يعني الاستمرارية في السوق، لذا لابد من الحفاظ على جودة المنتج او الخدمة المقدمة و التفكير المتطور في كيفية تطوير المنتج.
– بيئة العمل مكانًا مناسبًا للعمل:
يتوقف نجاح توزيع السلع وتسهيل عمليات البيع وتحديد المركز التنافسي وأشياء أخرى عديدة على اختيار الموقع المناسب لإقامة المشروع، بالإضافة إلى الظروف الاقتصادية مثل العرض والطلب، ودراسة تجارب المنافسين وأبحاث التسويق ودراسة السوق.
– الاهتمام بالعميل الداخلي:
في الماضي، كانت النظريات التسويقية تعتبر أن العميل الأول هو العميل الخارجي، أي الزبون. ولكن مع تطور النظريات والأبحاث التسويقية، أصبح العميل ينقسم إلى عميل خارجي (الزبون) وعميل داخلي (الموظف). وتعتبر علاقتهما تفاعلية، ويعتبر الاهتمام بتنمية كفاءة الموظفين في الشركة من أهم عوامل النجاح. فالعامل غير المؤهل يقلل من جودة العمل، مما يجعل الزبون غير راض عن الخدمة المقدمة أو المنتج غير المتوافق مع احتياجاته.
– عمل تحليل SWOT قبل بداية كل سنة مالية:
باعتبارك مالك المشروع إذن وتحليل مواطن القوة والضعف لدى مشروك و تحديد الفرص والتهديدات التي تواجهك مهمتك الأولى بالاستعانة بالمكاتب المتخصصة في هذا الأمر، هذا التحليل مهم جدًا لتتمكن من تقييمك السنوي لتضمن سلامة سير مشروعة و عمل الدراسات والتحاليل للتكاليف الإدارية والتشغيلية والتسويقية، والتمويلية والرأسمالية و الأجور وحساب إهلاك الآلات والأصول وتقدير الأرباح وحجم الزيادة والانخفاض فيها.
– عمل الموازنة التقديرية قبل بداية السنة المالية:
تعتبر الموازنة التقديرية هي بمثابة تقرير مفصل عن تكاليف كل نشاط يحتاج إلى مصروفات مالية لكي يقوم بتنفيذه خلال السنة المالية للمشروع مثل الإجراءات التجارية وتوسع المشروع وتطويره وومن خلالها يتم عمل خطة لتنفيذ خطة تشغيلية للمشروع وتحتوي على أرصدة المشروع النقدية المتوفرة خلال العام الجديد.
– عمل القوائم المالية نهاية السنة المالية:
تعد القوائم المالية من أهم المؤشرات التي يمكن من خلالها تحديد النتائج التي يحققها المشروع من ربح أو خسارة خلال فترة زمنية معينة، ومن أهم هذه القوائم:
تحتوي قائمة نتيجة الأعمال على الإيرادات والمصروفات
تحتوي قائمة المركز المالي (الميزانية) على الأصول والخصوم ومديونية أصحاب المنشأة، بالإضافة إلى تقارير النسب المالية مثل معدل العائد على الاستثمار ومعدل دوران البضاعة وتطور حجم المبيعات.