متطلبات ومراحل تطبيق نظام جودة مثمر

تسعى جميع المؤسسات، بغض النظر عن أنشطتها وإمكانياتها، إلى تطبيق نظام جودة فعال لضمان المزيد من التقدم وتحقيق أرباح وسمعة جيدة للكيان، وكذلك لاكتساب شهرة واسعة بين العملاء الراغبين بالتعامل مع الشركات والمؤسسات ذات الجودة العالية. ولكن الجودة الشاملة ليست سهلة وتتطلب اتخاذ عدة خطوات ومراحل لضمان تحقيق الجودة الشاملة.

الخطوات الثلاث لتطبيق نظام جودة عالمي
1- الإعداد : يجب التحضير لهذا المخاطر من خلال وضع خطة مناسبة، ويمكن ذلك من خلال التواصل مع الأشخاص الذين مروا بمراحل مشابهة وتبادل المهارات والخبرات اللازمة، وكذلك تحديد الوضع الحالي للمؤسسة وتحديد الوضع المستقبلي المرغوب فيه.

2- التخطيط : وفي هذه الخطوة، تستعين المؤسسة بالخبراء المتخصصين وأصحاب الخبرة، وتطلب وضع خطة مناسبة لتحقيق أهدافها وغاياتها النبيلة وفقا لمبادئ وقواعد علمية مدروسة.

3- التقييم : تأتي الخطوة الأخيرة بعد تنفيذ المشروع وبدء تنفيذ الخطة الجديدة. يتم تقييم التقدم والكشف عن أي قصور أو اضطراب في أداء المستوى على عدة مراحل، ويعمل على تحسينها.

مراحل تحقيق الجودة الشاملة
أولا : إعادة تشكيل ثقافة المؤسسة
تبقى ثقافة المؤسسة هي المحرك الرئيسي لتوجهاتها وآلية عملها، والتي من خلالها يتم انتهاج مبادئ وطرق عمل جديدة، أو انتهاح طرق عمل فاشلة سيئة خبيثة نطيح بالمؤسسة وكل من فيها.

ثانيا : تسويق برامج وخطط المؤسسة
قبل أن تشرع المؤسسة في تنفيذ خطتها واستراتيجيتها الجديدة لتحقيق الجودة الشاملة، يجب عليها أن تروج لتلك الخطط والأفكار الجديدة حتى تتأكد من أن الوضع الجديد مناسب للعملاء والمجتمع والأفراد العاملين بالمؤسسة؛ ولا شك أن تسويق خطة العمل قبل تنفيذها يقلل كثيرا من حدة المعارضة لها، وفي سبيل ذلك يم تنظيم الندوات والمؤتمرات والندوات والمحاضرات وكذا الدورات التدريبية.

ثالثا : التعليم والتدريب
لكي تنفذ الخطة الاستراتيجية بنجاح، يجب تدريب وتعليم الأفراد على الأنظمة الجديدة للعمل، وتدريبهم على التفاعل مع العملاء وبعضهم البعض ومديريهم وفقا لهذه النظم الجديدة، ويجب أن يشمل التدريب جميع العاملين في المؤسسة بدون استثناء، بدءا من عمال النظافة وصولا إلى الموظفين والمشرفين والمديرين وأعضاء مجلس الإدارة بأكملهم.

رابعا : الاستعانة بخبراء واستشاريين متخصصين
عندما يتم تطبيق نظام جديد، يجب الاستعانة بخبراء ومتخصصين لتخطيط وتطبيق ومتابعة تطور البرنامج، حيث يعد الاستعانة بالخبراء المتخصصين دعمًا لخبرة المؤسسة ومساهمة في حل المشاكل التي قد تنشأ خاصة في المراحل الأولى.

خامسا : اختيار فريق عمل مناسب
يعتبر فريق العمل أحد أهم البنود في تطبيق أية استراتيجية لأنهم هم من ينفذونها ويطبقونها على أرض الواقع، حتى وإن كان هناك خبراء واستشاريين متخصصين في تنفيذ الخطة ووضعها ورقابتها، وغالبا ما يتكون فرق العمل أكثر الأفراد خبرة ومهارة والذين لديهم الحماس للعمل والتطور، وأولئك ممن حضروا الدورات التدريبية على اختلافها، ويجب أن يكونوا أشخاصا موثوق فيهم، ولديهم الاستعداد للعمل والتطوير، كما يجب التأكد من تطور أدائهم بشكل دوري ومتابعة نواحي الخلل والقصور في ذلك.

سادسا : التحفيز
لا شك في أن أي تغيير في نمط العمل يتطلب تشجيعا وتحفيزا للأفراد لتحسين مستوياتهم وتنفيذ الخطط والاستراتيجيات الجديدة بشكل كامل والحفاظ على تطورهم بشكل دائم، ويتطلب ذلك توفير جوائز تشجيعية ومكافآت للأشخاص الذين يلتزمون بذلك ويثبتون كفاءتهم، وتتنوع هذه المكافآت بين الترقيات والحوافز المالية الإضافية وغيرها.

سابعا : متابعة الخطة والإشراف عليها
عند الرغبة في تنفيذ أية خطة جديدة يجب الاهتمام بتتوفير نظام جاد للرقابة والإشراف على سير العمل ومدى تحقق الخطة وتنفيذها وتطبيقها على أرض الواقع كما أريد لها عند وضعها تماما، مع مراعاة كافة الظروف الطارئة التي قد تواجهها المؤسسة في أية لحظة، وضرورة توفير خطط بديلة لإنجاز الأمر وتخطي اية عقبات مفاجئة.