خطة عمل إقامة و تنظيم معرض

المعارض هي فرصة للتباهي، سواء كنت تعرض منتجًا أو مهارة أو خدمة، وتم تصميم هذه الأحداث لتزويدك بمنصة مثالية لعرض أعمالك بأفضل حالاتها.

تعد هذه الأحداث فريدة من نوعها، حيث توفر مكانا لالتقاط عملاء مؤهلين والتفاعل معهم وجها لوجه، حيث يحضر الحضور معرضا يزودهم بشيء يبحثون عنه بنشاط، وتؤدي المعارض المبيعات المؤهلة إلى تحفيز الشركات على العمل بجدية أكبر للوصول إليها عبر القنوات الأخرى.

التخطيط لمعرض

يجب تحديد تلكالأهداف بوضوح في البداية، استنادًا إلى نوع المعرض الذي تريد تنظيمه، ولتوضيح ذلك، إليك بعض الأمثلة لمختلف أنواع المعارض:

اشياء تحتاجها إذا كان معرضًا للفن/ التصوير

– توليد مبيعات عملك.
– تعزيز قطع جديدة من العمل.
– تسليم رسالة عبر عملك.
– بناء العلامة التجارية.

إذا كان معرض مخصص للتجارة أو الصناعة تحتاج للتالي

– الحصول على مبيعات من مساحة المعارض لإعادة البائعين و العلامات التجارية ذات الصلة.
– بناء الوعي بالعلامة التجارية والاحترام.
– إنشاء ضجة.
ضرورة وجود اتصال وجهاً لوجه مع الخيوط المؤهلة.
– توليد فرصة لأبحاث السوق.

إذا كان معرض أزياء فقد تحتاج للتالي

– اتباع الموضة الجديدة.
– تعزيز خط جديد.
– توليد المبيعات.
– إنشاء ضجة.
– زيادة العلامات التجارية.
عند تحديد أهدافك، يجب مراجعتها في كلمرحلة من مراحل عملية التخطيط، حتى تتمكن من مراجعة كل قرار تتخذه مقابل أهدافك العامة، وهذا يساعدك على تبسيط عملية التخطيط والتأكد من عدم انحراف خططك عن مسارها.

حساب الميزانية والربح المعيارى

على غرار كل حدث كبير آخر، يتم تخطيط المعرض بميزانية محددة، ويعتمد نجاح هذا الحدث على كيفية استخدام الأموال المتاحة لديك.

اشياء يهتمون بها الأشخاص الذين يتناولون الميزانية الرئيسية 

المكان

ينبغي اختيار مكان استضافة المعرض بعناية، ولا يجب أن تحدد هذه المساحة عدد الضيوف الذين يمكنهم الحضور فقط، بل يجب أيضًا تحديد عدد العارضين الآخرين الذين يمكنهم تقديم محتوى لهذا الحدث الخاص بك.

التسويق

تحتاج إلى تخصيص نسبة مناسبة من ميزانيتك للترويج للمعرض، من الضروري أن تأخذ في الاعتبار الاختلاف في استراتيجية التسويق للحضور والعارضين، يجب أن يكون الحاضرون مقتنعين بأن المعرض سيقدم لهم فوائد، ويجب أن يكون العارضون مقتنعين بأن الحضور يرغبون في شراء منتجاتهم، تحقيق هذين الهدفين هو أمر حيوي لنجاح الحدث بأكمله.

الديكور والتكنولوجيا والأثاث

سيكون للديكور الداخلي تأثير كبير على كيفية إدراك ضيوفك للحدث، حيث يعد الأثاث والصور الماركة واللافتات والشاشات وسيلة فعالة لإنشاء تجربة بصرية مثيرة للإعجاب. إضافة إلى ذلك، تعتبر التكنولوجيا المستخدمة خلال الحدث أمرا مهما للغاية.

الضيوف الخاصين

بناء على نوع المعرض، قد ترغب في دعوة رائد صناعي لتقديم محاضرة أو ندوة، حيث تشكل دراسات الحالة وآراء قادة الصناعة نقاط نقاش رائعة. وهذا لن يوفر تجربة ممتعة للحضور فحسب، بل سيمنحك ميزة أكبر عند تسويق الحدث.

الطعام والشراب

يمكن أن ترغب في إضافة المرطبات خلال الحدث، وهي ستتكبد تكاليف إضافية مقدمًا، حتى لو تم دمجها في وقت لاحق في أسعار التذاكر.

الموظفين والضيافة

يجب تخصيص بعض الميزانية لموظفي الضيافة واللوجيستيات العامة في جميع أنحاء الحدث.

الخدمات اللوجستية

تتطلب الأحداث الكبيرة إدارة خدمات اللوجستية، وهذا يشمل إدارة مساحة المعرض ومعرفة من سيحضر ومتى، وتنظيم التوقيت وتدفق اليوم (أو سلسلة الأيام)، ومن المهم أن يكون لديك فريق مخصص لتشغيل الحدث بسلاسة.

كأي حدث آخر، فإن الخدمات اللوجستية هي جزء أساسي من التخطيط، والأشياء البسيطة مثل التأكد من موقع المعرض بالقرب من مواقف السيارات وأماكن الإقامة والسفر، تعتبر روابط حيوية لتحقيق النجاح، وبالنسبة للمعرض، يجب أيضا النظر في ذلك.

اشياء تتبع الخدمات اللوجيستية لابد من الاهتمام بها

– إنشاء وتفكيك الأكشاك.
– أوقات وصول ومغادرة العارضين.
– ماذا تحتاج من المعدات ومتى.
– تنظيم شرائط التعليق.
– تنظيم فعاليات التواصل.
– إدارة الوقت بشكل عام.
يتم إعداد وتفكيك شاشات العرض قبل وبعد المعرض.

توليد ربح من المعارض

يمكن للمعارض أن تكون طريقة رائعة لتحقيق الربح، خاصةً إذا كان المحتوى المقدم للحاضرين ذو جودة عالية، وبالمثل، ينجذب المحتوى ذو الجودة العالية إلى الحاضرين ذوي الجودة الجيدة، ويحتاج الجانبان إلى الاجتماع في منتصف الطريق لإنشاء معرض ناجح.

يمكن للأشخاص دفع رسوم لحضور حدث متعلق بالموضوع الذي يهمهم، وعلى النحو نفسه، يمكن للأشخاص دفع رسوم لعرض منتجاتهم على عدد من العملاء المؤهلين المتوقعين، وكلا الطرفين يحتاجان إلى سبب يجعلهم يحضرون.

بيع التذاكر بالمعارض

– بناءً على معرضك، تعتبر مبيعات التذاكر وسيلة مؤكدة لتحقيق ربح من هذا الحدث، يعني تسعير التذاكر بشكل فردي أنه يمكنك تحديد عدد التذاكر التي تحتاج إلى بيعها لتحقيق إيراداتك المستهدفة، تتقاضى العديد من المعارض الراقية مبلغًا كبيرًا مقابل التذاكر، ولكن من الطبيعي أن تقدم مبلغًا كبيرًا إذا كنت تتقاضى مبلغًا إضافيًا.

تقدم العديد من المعارض مجموعة متنوعة من تذاكر الدخول بناء على المستوى، حيث يتحمل الضيوف تكلفة أعلى أو أقل حسب المستوى الذي يرغبون في الوصول إليه للحدث، يمكنك اختيار إتاحة بعض التذاكر بامتيازات خاصة مثل الندوات الخاصة أو المشروبات أو الإقامة طوال فترة الحدث.