يوجد في كل شركة كبيرة مجموعة من الوظائف الضرورية بشكل لا يمكن الاستغناء عنها، ومن بينها وظائف السكرتيرة والمساعد الإداري، ولكن هناك الكثير من الأشخاص الذين لا يعرفون ما هي مهام كل وظيفة والفرق بينهما.
ما هي وظيفة المساعد الإداري
يقوم المساعد الإداري بأداء وظيفة هامة تتضمن العديد من المهام المشابهة لوظيفة السكرتير، حيث يقوم بكتابة الملاحظات خلال الاجتماع وإدارة الملفات والرد على المكالمات الهاتفية، بالإضافة إلى تقديم الخدمات اللوجستية والتعاون مع عدد كبير من المشرفين على المشاريع الهامة، كما يشرف على عمل السكرتيرة.
ما هي وظيفة السكرتير
وكما ذكرنا، دور السكرتير هو واحد من الأدوار الهامة والتي تحتاج إلى الكثير من الخبرة والتركيز. إنها أيضا من الأدوار المهمة جدا بالنسبة للمدراء، حيث تعمل على تخفيف العبء عنهم. فهي تسجل البيانات اللازمة لاتخاذ القرارات المناسبة.
على الرغم من أن وظيفة السكرتيرة تعتبر من الوظائف الحساسة التي تتطلب الكثير من الدقة والتركيز، إلا أن هذه المهمة تتطلب من الشخص أن يكون مخصصًا لها حتى يتمكن من أداء جميع المهام المطلوبة منه.
ما هي المهام التي يقوم بها المساعد الإداري
ان مهمة المساعد الإداري من الوظائف الهامة التي تشمل وظيفة السكرتيرة بأعمالها، كما انها وظيفة مسؤوله عن كل المهام اللوجستية للمكتب، فهو المسؤول عن طلب الأوراق وعن البريد والمعدات وغيرها من الأشياء التي توجد خارج المنشاة، ما انه يكون مسؤول عن تنسيق الجداول الزمنية بين الناس.
ما هي أهمية السكرتير
يقوم السكرتير بجميع الأعمال المكتبية الروتينية (النقطة 1).
تقوم السكرتيرة أيضًا بترتيب الجداول الخاصة بأعمال المدراء.
تقوم الشركة بجمع جميع البيانات والمعلومات الخاصة بالمدراء، وهي المسؤولة عن ذلك، وذلك من أجل تسهيل اتخاذ القرارات بشكل سليم للغاية.
بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يكون الشخص كتومًا، أي أن هذه الوظيفة تتطلب الكتمان وعدم الحديث عن العمل مع الآخرين.
بالإضافة إلى ذلك، تتيح تلك الوظيفة للمدراء فرصة تيسير أعمالهم والقيام بالمهام الأساسية.
المساعد الإداري المهني
كما ذُكر سابقًا، يعد دور المساعد الإداري من الأدوار الهامة التي توجد في الشركات أو المكاتب، وعلى الرغم من أن وظيفة المساعد الإداري يمكن لأي موظف إداري آخر القيام بها، إلا أنها تتطلب سنوات عديدة من العمل والخبرة.
كما ان هناك عدد كبير من المساعدين الإداريين المحترفين الذين قاموا بالتدريب في عدد كبير من المجالات، ومن اهم تلك المجالات هو المجال القانوني والمجال الطبي، وتلك الأشياء التي تضيف إليهم الخبرات وتجعلهم مؤهلين لتلك الوظيفة، كما ان مساعدي الإدارة هو الأعلى اجر بين الإداريين الاخرين.
اهم الصفات التي يجب ان تتوفر في السكرتير
يبحث كل مكتب عن الصفات التي يريدها في وظيفة السكرتير، ولكن عادة ما تختلف تلك الصفات من مكتب إلى آخر
تتضمن الصفات الشخصية والعلمية الأخرى، واحدة من أهم تلك الصفات.
الصفات الشخصية
يجب أن تتوفر العديد من الصفات الأساسية في السكرتيرة، بما في ذلك الصدق والأمانة، حيث تعد هذه الصفات أساسية للحفاظ على أسرار العمل.
ينبغي أن تتمتع السكرتيرة باللباقة في الكلام والإلمام بالتحدث بطلاقة، كما ينبغي أن تكون متمكنة من الاستماع بشكل جيد لكل الأشياء التي يتم طلبها منها.
يجب على الشخص أن يكون فطنًا وسريع البديهة في التعامل مع المواقف.
من الضروري أن تكون لديها ذاكرة قوية للغاية وتكون قادرة على التركيز بشكل كبير، ويجب عليها أن تتحلى بالصبر وأن تكون قادرة على تحمل الضغوط المرتبطة بالعمل.
تجب على المرأة أن تهتم بمظهرها الخارجي وتكون منظمة في عملها بشكل كامل، وأن تكون قادرة على التواصل مع الناس باستخدام كل الوسائل الحديثة والتقليدية.
يجب أن تكون المرأة واثقة بنفسها بشكل كبير وتتخذ أي قرار دون تردد.
الصفات العلمية
يجب أن تكون السكرتيرة حاصلة على مؤهل علمي يُمكّنها من أداء جميع المهام التي يُطلب منها أداؤها.
يعني: يجب عليها أن تتقن اللغة الإنجليزية جنبا إلى جنب مع اللغة العربية الأساسية.
يجب عليك أن تكون على دراية كاملة بجميع قوانين العمل واللوائح الموجودة في البلد الذي تعمل فيه.
ينبغي أن تكون متمكنة أيضا في استخدام أجهزة الحاسوب وكل البرامج التي توجد فيها.
من الضروري أن تكون الموظفة قادرة على كتابة التقارير المطلوبة منها، كما يجب أن تكون ماهرة في استخدام بعض الأجهزة المكتبية المتوفرة في المكتب، مثل جهاز التصوير والطباعة والماكينة الكاتبة وغيرها.