طرق ترتيب المخازن
يمكن ترتيب المخازن بعدة طرق، ومن بينها الأخذ بالحجم للأغراض الموجودة بالمخزن وترتيبها من الأكبر إلى الأصغر، حيث يتم وضع الغرض الأكبر أولا على الأرض أو أرضية المخزن، ثم يتم ترتيب الأغراض الأصغر حجما بعدها، وهكذا حتى النهاية .
ترتيب المخازن
يتضمن ترتيب المخازن تحديد الأهداف والسياسات والإجراءات والقواعد والبرامج الخاصة بالاستثمار في المخزون، ويشمل ذلك العديد من الاعتبارات الهامة، مثل الآتي:
1- النشاط المتعلق بإنشاء أو إيجاد أو توفير مستودعات ملائمة وتنظيمها بشكل يلبي المتطلبات .
2- النشاط المتعلق بالإستلام والفحص .
3- النشاط المتعلق بالتخزين والصرف .
4- النشاط المتعلق بمراقبة المخزون .
5- النشاط المتعلق بالمتابعة .
6- النشاط المتعلق بالنقل والمناولة .
يتم استخدام أساليب التشفير والترميز المخزن للأصناف .
8- سهولة أعمال مراقبة المخزن .
9- سهولة استخدام وسائل المحافظة على المخزون من تهوية وإنارة و تكييف وثلاجات .
سهولة اكتشاف حالات السرقة والضياع والعمل على منعها هي من الفوائد المتاحة .
برامج إدارة وترتيب المخازن
تستخدم برامج إدارة المخازن مثل Cin7 و Inventory Control قارئات الرموز الشريطية لمسح العناصر. عندما يقوم شخص ما بشراء منتج، يسجل السعر ويتم ضبط إجمالي المخزون من قبل البرنامج، مما يجعل عملية حساب المخزون في المستودعات منتظمة ويسهل مراقبة الجودة بشكل أكبر. وتنشئ هذه البرامج تقارير تساعدك في طلب المخزون من البائعين بكفاءة أكبر. ولا تقتصر مهام برامج إدارة المخازن على الكفاءة فقط، بل تسمح أيضا لموظفي المستودع بتحديد توفر المنتجات في المخازن. لمزيد من التفاصيل حول ترتيب المخازن والمطابخ وأماكن العمل، يرجى مشاهدة هذا الفيديو
عند وصول شحنات المخزون الجديد، يجب أن تخصص منطقة استقبال خاصة لفرز العناصر ونقلها إلى المستودع المقابل. عادة، تكون منطقة الاستلام في الجزء الخلفي من المستودع، أو بالقرب من باب الاستلام إذا لم يكن هناك واحد في الخلف. يجب تقدير حجم عمليات التسليم المتوسط لتحديد المساحة المطلوبة. إذا كان لديك عناصر في المستودع تنتهي صلاحيتها أو لديها تاريخ انتهاء، يجب وضع المخزون الجديد خلف المخزون القديم بشكل منظم لتجنب وجود سلع منتهية الصلاحية أو تلفها. يجب تدريب جميع الموظفين الذين يقومون بتخزين العناصر على استخدام طريقة “الأولوية للأولوية” (First In First Out) لمراقبة وترتيب المخزون .
صيانة وتنظيف النظام
في أي مستودع صيانة، يجب أن تكون هناك نظام للحفاظ على النظام، وخلال سير العمل، يتم إزالة العناصر من الرفوف. يجب تعيين جدول زمني لإعادة تخزين الرفوف بعناصر خارج المكان وإجراء اختبارات مراقبة الجودة، سواء يوميا أو أسبوعيا أو شهريا. يجب أن يكون هناك مكان لتخزين المعدات والأدوات وإعادتها بعد الاستخدام، ويجب أن تكون الممرات نظيفة وخالية من الفوضى. يتم تقليل الفوضى التي تحدث عندما تظهر العناصر في تقارير المخزون ولكنها غير موجودة على الرفوف. يجب تدريب عمال المستودعات على أعمال الصيانة والتنظيف بانتظام .
طرق ترتيب مخازن الأدوية
تنظيم ترتيب الأدوية الأساسية أمر مهم، حيث يجب أن يكون لدى المخازن الطبية نظام لتصنيف وتنظيم الأدوية، ويجب أن يضمن أن جميع الموظفين يعرفون النظام المستخدم، وتشمل بعض الأنظمة الشائعة لتنظيم مخازن الأدوية ما يلي
1- ترتيب الأسماء بشكل أبجدي عام، وعادة ما يستخدم في المؤسسات الكبيرة والصغيرة، وعند استخدام هذا النظام يجب تغيير التصنيف عند مراجعة أو تحديث قائمة الأدوية الأساسية .
تشمل الفئة العلاجية أو الدوائية على الأدوية التي تكون أكثر فائدة في الصيدليات الصغيرة أو المراكز الطبية التي يكون صاحبها على دراية كبيرة بعلم الصيدلة .
تتوفر الأدوية بأشكال مختلفة، مثل الأقراص والسوائل والحقن ومنتجات الاستخدام الخارجي، مثل المراهم والكريمات. يتم تصنيف الأدوية داخل المنظومة الخاصة لكل نوع بناء على شكل الجرعة، ويتم تخزين العناصر بواسطة نظام ثابت أو سائل أو نصف سائل، ويمكن استخدام أي من طرق التصنيف الأخرى لتنظيم العناصر بشكل أدق .
4- مستوى النظام، وتتم الاحتفاظ بعناصر مختلفة من نظام الرعاية الصحية معا، وهذا يعمل بشكل جيد في مستويات تخزين أعلى عند الحاجة لتخزين مجموعات .
يتطلب نظام التدريج في المتجر وضع المنتجات التي تستخدم بشكل متكرر وتتحرك بسرعة في الجزء الأمامي من الغرفة أو الأقرب إلى منطقة التدريج، ويجب استخدام هذا النظام مع نظام آخر .
الحاوية العشوائية هي تخزين مساحة أو خلية محددة برمز يتوافق مع مكان الرف والممر والجرف، ويتطلب هذا النظام استخدام أجهزة الكمبيوتر .
7- تشفير المنتجات، حيث يتم تخصيص مقالة فردية لكل عنصر مع رمز الموقع الخاص به. يتمتع هذا النظام بأقصى قدر من المرونة، ولكنه أيضا الأكثر تجريدا، ولا يحتاج موظفو المتاجر إلى أي معرفة تقنية بالمنتجات لإدارة هذا النظام لأن الرموز تحتوي على المعلومات اللازمة لتخزين المنتجات بشكل صحيح، مثل متطلبات درجة الحرارة ومستوى الأمان وقابلية الاشتعال، ويعمل هذا النظام بشكل جيد في أنظمة مراقبة المخزون المحوسبة .