الفرق بين إدارة المخزون وإدارة المخازن
توجد ثلاثة أنواع من الإدارات في أي منشأة، وهي إدارة المخزون وإدارة المخازن وإدارة المستودعات. فيما يلي سنشرح بالتفصيل مفهوم كل إدارة والمسؤوليات المتعلقة بها ودورها في حماية المخزون ومراقبته.
الفرق بين إدارة المخزون وإدارة المخازن
إدارة المخزون
فيما يتعلق بإدارة المخزون، فإنها تشمل الأماكن والمباني والمنشآت والأساليب المستخدمة في عملية التخزين، بالإضافة إلى إدارة جميع المستندات والأرشيف الخاص بالمخازن، ومسؤولية فحص واستلام كل المواد الواردة. ومن مهام إدارة المخزون مراجعة جميع المواد التي تم صرفها ومحاولة مطابقة أذونات الصرف للتحقق من عدم وجود أي خطأ أو عمل غير مراقب. لذلك، فإن إدارة المخزون تمثل الجهة الرقابية داخل المنشأة وهي واحدة من الإدارات الثلاثة الرئيسية التي تقوم بتقييم أي عمل.
إدارة المخازن
تعنى “إدارة المخازن” بمراجعة ومراقبة جميع المخزونات الموجودة في المستودعات والتأكد من جودتها وكفاءتها وفقا للمعايير المطبقة، ويتم ذلك وفقا لعدة شروط، بما في ذلك الحصول على العدد اللازم الأدنى وجودة الكمية والنسبة الاقتصادية المناسبة وتحديد فترة زمنية معينة وفقا للخطة. وبالإضافة إلى ذلك، تلعب دورا في توريد المواد والتأكد من الامتثال لجميع المواعيد المحددة في العقود أو الصفقات، وتحتاج هذه التوريدات إلى عدة خطط محددة، وتتم مراجعة العوائد من قبل هذه الإدارة.
إدارة المستودعات
إدارة المستودعات هي الإدارة المسؤولة عن مراقبة المستودعات والمخازن التي يتم فيها وضع المواد الخام اللازمة لبدء العمل بشكل عام، كما أنها تشرف على مواعيد وعمل الموردين، حتى يتم تحديد المواعيد المطلوبة للتسليم.
ما هي تصنيفات المخزون
تُصنّف المخزونات إلى حوالي ست تصنيفات هامة وأساسية، وتتمثل تلك التصنيفات في ما يلي:
التصنيف الأول هو “المواد الخام”، وهي المواد التي تستخدم مباشرةً في الإنتاج المستمر من المنشآت الصناعية.
التصنيف الثاني هو “مواد التشغي.
التصنيف الثالث هو `المكونات الإضافية` وتشمل المواد التي تستخدم بشكل نادر في بعض الصناعات.
يتضمن التصنيف الرابع “مواد الإصلاح والصيانة”، وهي المعدات التي يستخدمها العمال لإجراء أي إصلاحات مطلوبة عند استخدام الأجهزة الصناعية، وتوجد هيئة أو مجموعة مدربة مسؤولة عن الإشراف على تلك الإصلاحات داخل أي منشأة صناعية.
التصنيف الخامس هو “مواد التعبئة والتغليف.
التصنيف السادس هو `أصناف نهائية للبيع`، وهو المرحلة الأخيرة في عملية التصنيع. يتم بيع وتوزيع هذه الأصناف في نقاط البيع للحصول على الربح، بعد اجتياز جميع خطوات التصنيع بغض النظر عن نوع الصناعة.
ما هي معايير كفاءة المستودعات والمخازن
تحدد كفاءة المستودعات والمخازن بناء على ثلاث معايير رئيسية، وهي
المعيار الأول هو الهدف الذي يهتم بكفاءة وجودة المخازن والمخزونات للحصول على أعلى درجة كفاءة للمنتج والصنف المصنع بغض النظر عن نوعه.
المعيار الثاني هو الفاعلية، ويتمثل ذلك في سلامة المخزون وارتفاع قيمته، حيث تؤدي هذه العوامل إلى الحصول على أفضل شكل للمنتج عند الانتهاء من تصنيعه وتوريده. ولا شك أن تكلفة وقيمة المنتج ستعتمد على هذه العوامل.
المعيار الثالث هو “الكفاءة”، ويقصد به توافر الكفاءة في المختلفة الإدارات الثلاثة، سواء كانت إدارة المخزون أو إدارة المخازن. ويؤدي تحقيق الكفاءة في تلك الإدارات إلى الحصول على منتج مثالي للتصنيع، وهذا هو الهدف الأساسي لتلك الإدارات.
ما هي عوامل نجاح إدارة المخازن
يتم تحديد نسبة نجاح إدارة المخازن بناءً على ستة عوامل، وتتضمن هذه العوامل ما يلي:
العامل الأول هو `عدد المرات التي تم فيها نقص المواد الخام`، حيث أن هذا النقص يعطل استمرارية العمل والإنتاج.
العامل الثاني هو عدد المرات التي تم فيها تخفيض عدد الأصناف، حيث يتعاقد المنشأة أو الوحدة لتوريد أعداد وكميات محددة، وفي حال وجود أي خلل في هذه الكميات، فإن المنشأة ستتعرض للخسارة.
العامل الثالث هو “عدد مرات تأخير عمليات التوريد للعملاء.
يتمثل العامل الرابع في عدد مرات الشراء التي يتم فيها التخلص من مشكلة نقص المنتج عند توريده.
يمثل العامل الخامس عدد مرات خسارة المنشأة نتيجة لتأخير عمليات التوريد.
العامل السادس هو `عدد وكمية الأصناف والبضائع الفائضة عن الإنتاج المطلوب`.