مزايا وعيوب الخرائط التنظيمية
مفهوم الخريطة التنظيمية
الخريطة التنظيمية هي نظام يحدد كيفية تنظيم الأنشطة لتحقيق أهداف المنظمة، ويشمل ذلك القواعد والأدوار والمسؤوليات، كما يحدد كيفية تدفق المعلومات بين مختلف المستويات داخل الشركة .
على سبيل المثال، في الهيكل المركزي تتدفق القرارات من الأعلى إلى الأسفل، بينما في الهيكل اللامركزي يتم توزيع سلطة اتخاذ القرار عبر مستويات مختلفة في المنظمة .
قد يساعد وجود خريطة تنظيمية للشركات على الحفاظ على فعاليتها وتركيزها، ويمكن للشركات بجميع أشكالها وأحجامها استخدام هياكل تنظيمية بشكل كبير، ويمكن أن يحدد الهيكل التنظيمي الناجح وظيفة كل موظف وكيف يتناسب مع النظام العام .
توفر هذه الهيكلة للشركة تمثيلًا مرئيًا لكيفية تشكيلها وكيف يمكنها المضي والسعي في تحقيق أهدافها بشكل أفضل. وغالبًا ما يتم توضيح الهياكل التنظيمية في نوع من الرسم البياني، مثل الهرم .
مزايا وعيوب الخرائط التنظيمية
تمثل الخرائط التنظيمية تقسيما مفصلا لكل الهياكل التنظيمية والتسلسلات الهرمية، وتستخدم كأداة لتوضيح العلاقات بين الموظفين والأفراد الخارجيين في التقارير، وكذلك لتحديد مستويات الإدارة وتقسيمات العمل .
مزايا الخرائط التنظيمية
تستخدم الشركات المتوسطة والكبيرة الحجم وأيضا الشركات الصغيرة ذات العمليات المتنوعة والقوى العاملة الكبيرة الخرائط التنظيمية بشكل واسع، وتعتبر من أحد مزاياها أنها تساهم في تنظيم الشركات وتوفير الترتيب والتنظيم
- تعد الأدوات قادرة على تحديد مسؤوليات العمل بشكل فعالية وعلاقات إعداد التقارير بشكل فعال .
- يمكن أن تكون فعالة بشكل خاص كأداة للتوجيه عندما توسع الشركات الصغيرة نطاق عملياتها .
- تعتبر الإدارة الهامة ضرورية فقط عندما تصبح المنظمة كبيرة للغاية بحيث لا يستطيع أي فرد إدارتها بمفرده .
- يضمن تجميع الموظفين حسب التخصص مستوىً يمكن الاعتماد عليه في كفاءة الإدارات.
- يتم متابعة المشكلات التقنية التي لميتم حلها بواسطة مجموعة الدعم التقني عبر الهاتف الرئيسي .
- من الفوائد الهامة لهذا النوع من التخصص التنظيمي هي السرعة التشغيلية والوضوح التشغيلي، حيث يوضح توزيع المهام وفصل القوى العاملة حسب الوظيفة والمسؤولية التنظيمية .
- يتم التخلص من التكرار في المهام التي تستنزف الوقت والجهد، مما يجعل من السهل على الإدارة توجيه العمل إلى الموظفين المناسبين .
عيوب الخرائط التنظيمية
ومن ضمن عيوب الخرائط التنظيمية الآتي :
- يعني الفصل العنصري وجود أقسام يسكنها موظفون متخصصون في مجالات عمل محددة، مما يؤدي إلى عزلة هذه الفرق عن بعضها البعض .
- يعتبر وجود غرض تنظيمي مشترك بين الموظفين عاملاً مهماً لتحسين معنوياتهم وأدائهم، وهو مؤشر مهم لنجاح المنظمة. ومع ذلك، عندما ينعدم وجود رابطة مشتركة بين المتخصصين في المنظم الوظيفية، فإن الروابط المشتركة تضعف وتفقد قوتها، وبالتالي يصبح الهدف التنظيمي الشامل أقل قوة .
- عدم التنسيق يؤدي إلى عدم احتياج مهام كل مجموعة إلى مدخلات من مجموعات وظيفية أخرى، ومع زيادة التواصل داخل المنظمات، سيكون أداء المجموعات المعزولة ضعيفًا، أو قد يفشل بسبب عدم التنسيق .
- تسبب الخلافات الإقليمية في حدوث نزاعات حول الأهداف أو المنافسة في الميزانية أو أي من القضايا الأخرى التي تنشأ عن الصراع الغروري الذي يحدث عندما يكون لكل قسم هيكل وظيفي منفصل خاص به .
أهمية الهيكل التنظيمي
هناك عدد من العوامل التي تميز الأعمال الصغيرة عن الأعمال التجارية الكبيرة، وأحد تلك العوامل هو تنفيذ الهيكل التنظيمي الرسمي، حيث يكون الهيكل التنظيمي أمرا هاما لأي شركة ترغب في التقدم والوضوح فيما يتعلق بقضايا الموارد البشرية المحددة، فمثلا، تتعلق بالسلطة الإدارية، ويجب على أصحاب الأعمال والمشاريع الصغيرة أن يبدأوا في التفكير في الهيكل التنظيمي الرسمي في وقت مبكر من مرحلة نمو أعمالهم .
يوفر الهيكل التنظيمي العديد من الإرشادات لجميع الموظفين من خلال تحديد علاقات التقارير الرسمية التي تحكم سير عمل الشركة، وقد يُسهل التخطيط الرسمي إضافة وظائف جديدة في الشركة، وهذا يمكن أن يوفر وسيلة مرنة وجاهزة للنمو .
الهيكل التنظيمي الرسمي ضروري ومهم. فبدون هيكل تنظيمي رسمي، يمكن أن يواجه الموظفون صعوبة في تحديد من يقدمون تقاريرهمبشكل رسمي في المواقف المختلفة .
يهدف الهيكل التنظيمي إلى تحسين الكفاءة التشغيلية من خلال توفير الوضوح للموظفين على جميع مستويات الشركة، كما يساعد على تركيز الوقت والطاقة على المهام الإنتاجية .
يعمل على توفير خارطة طريق واضحة لتحسين الوظائف الداخلية؛ وهذا يمكن أن يسمح للشركات بإنشاء مسارات قوية لتقدم الموظفين والعمال المبتدئين .
تتدفق المعلومات في هيكل تنظيمي مسطح من الأعلى إلى الأسفل ومن الأسفل إلى الأعلى، مما يعني تدفق الاتصالات من الإدارة العليا إلى موظفي الخطوط الأمامية، ومن موظفي الخطوط الأمامية إلى الإدارة العليا .
يساعد الهيكل التنظيمي المديرين على اتخاذ معظم القرارات التشغيلية، والحصول على السلطة من عدة طبقات قبل اتخاذ أي إجراء، وهذا ما يحدد المخطط التنظيمي للشركة .
يجب وضع هيكل تنظيمي للشركة الصغيرة قبل بدء النمو، لأن ذلك سيساعد في تحفيز الموظفين في الشركات الناشئة على اتخاذ القرارات الصحيحة
أهداف الخرائط التنظيمية
الخرائط التنظيمية تعد أدوات مفيدة تصور ترتيب التوظيف في الشركة، فهي تساعد في تحديد اختصاصات الموظفين داخل المؤسسة وعددهم، وتحدد تسلسل القيادة والسلطة. تعتبر هذه المعلومات مهمة ومفيدة للموظفين الداخليين وإدارات الموارد البشرية وأصحاب المصلحة وأعضاء مجلس الإدارة .
الهدف الرئيسي للخريطة التنظيمية هو مساعدة تصميم هيكل الشركة لتحقيق أهدافها والتأكد من أن كل موظف يعرف دوره ومسؤولياته، حيث توضح المخططات التنظيمية طريقة توظيف الشركة وفقًا لوزارة العمل .
تعد من أهداف الخرائط التنظيمية معرفة أنماط التوظيف في إدارات الموارد البشرية لاستخدامها في مبادرات تنمية القوى العاملة، حيث يساعد تقييم أنماط التوظيف الشركات على تحديد ما إذا كان قسم معين يعمل بشكل ضعيف للغاية، أو ما إذا كانت بعض الأقسام تحتوي على عدد كبير جدا من الموظفين .
مساعدة أقسام الموارد البشرية في التعرف على أنواع فرص تطوير القوى العاملة المتاحة في شركتهم والعمل على تطويرها من خلال المخطط التنظيمي أو الخريطة التنظيمية للمؤسسة أو الشركة .