ما الممارسات الخاطئة التي يمكن حدوثها عند إجراء التنظيم
المقصود ب التنظيم
التنظيم هو وسيلة لتنسيق جهود وقدرات ومواهب الأفراد والجماعات العاملة معا لتحقيق هدف مشترك، وتجنب التعارض والتنافر بينهم، وتحقيق الأهداف المطلوبة بأقل قدر من الصراع، والحفاظ على رضا جميع الأشخاص العاملين واستنفاذ أقل طاقة ممكنة
أهمية التنظيم
- يتم الاعتماد في التنظيم على توزيع المهام بين أفراد الفريق، مما يؤدي إلى تركيز كل فرد على عمله دون تشتيت انتباهه.
- يعتمد التنظيم على شرح جميع الإجراءات التي يجب اتباعها داخل كل قسم، مما يسهل عملية العمل.
- يشرح التنظيم كيفية إرسال واستقبال جميع القرارات الصادرة من المراكز المختلفة للسلطة، وذلك عن طريق توصيل هذه القرارات إلى جميع المستويات الإدارية العليا والسفلى، وكذلك تزويد جميع العاملين بالمعلومات الهامة اللازمة لإجراء الأعمال.
- يتولى التنظيم تهيئة جميع وسائل الاتصال الرسمية وغير الرسمية بين جميع المسؤولين الإداريين، وبالتالي يسهل مهمة تبادل المعلومات بين جميع المستويات المختلفة.
- يوفر التنظيم الجو المناسب لتدريب جميع الأعضاء وتنمية مواهبهم، بالإضافة إلى تزويدهم بكل ما يحتاجونه، مما يزيد من ولاء هؤلاء الأفراد واخلاصهم للمنظمة التي ينتمون إليها.
بالتالي، التنظيم يمثل التخطيط والتنسيق لكافة الجهود البشرية في أي مكان أو منظمة، بهدف تنفيذ الخطط المحددة بأقل تكلفة ممكنة. ويتضح أهمية التخطيط داخل المنظمات المختلفة لتحقيق الكفاءة والمرونة ومواجهة جميع الظروف المحيطة بالمنظمة. وبالتالي، التنظيم ليس هدفا في حد ذاته، وإنما هو وسيلة لتحقيق أهداف المنظمة، وليس فقط على مستوى المؤسسات والشركات، بل أيضا في إدارة شؤون الأسرة في الحياة اليومية. ويتطلب وجود مدير في أي منظمة اقتصادية وجود خريطة تنظيمية توضح التكوين الداخلي للمنظمة والعلاقات الرسمية بين جميع أجزائها المختلفة، وتعمل الخريطة التنظيمية السليمة على توضيح الأمور التالية:
- يجب تقسيم العمل بين جميع الإدارات والأقسام أو المجموعات التي تسهل عملية الإدارة.
- يتعين تحديد جميع العلاقات وطرق الاتصال بين جميع الإدارات والأقسام المختلفة الموجودة في المنشأة.
- يتم العمل على تحديد تسلسل الصلاحيات والسلطات بين جميع العاملين داخل المنشأة، ثم تحديد جميع المسؤوليات التي تنتج عن هذه الصلاحيات.
ممارسات خاطئة يمكن حدوثها عند إجراء التنظيم
- القيام بتأجيل جميع الأعمال وكذلك تراكمها.
- عدم حل المشكلات وتعقيد الاعمال بذلك.
- الغموض وعدم وضوح الرؤية للأهداف من الخطط والخطوات المتبعة، ومستوى جودة العمل.
- يتسبب الشعور بعدم الراحة وعدم القدرة على إكمال المهام الموكلة إلى كل فرد.
يولي التنظيم اهتمامًا بالهيكل الإداري والعامل البشري، وسيتم شرح ذلك كما يلي:
- التكوين الرسمي للمشروع : يشمل هذا التكوين تصميم البنية التنظيمية، بالإضافة إلى جميع العلاقات الإدارية والمركزية واللامركزية، ودراسة نطاق الإشراف وتفويض السلطة وغير ذلك
- تصميم البناء التنظيمي: تعد الطريقة الرئيسية لكي يتم التعرف على الشركة هو معرفة هيكلها التنظيمي،فعلي سبيل المثال قد تمتلك شركة لتجارة وبيع الأخشاب خمس مراكز منفصلة في أكثر من مدينة، وضع هذه الشركة يختلف عن شركة أخري يكون لها فرع واحد،الفرق بين الشركتين يكون مختلف في الهيكل التنظيمي لكل شركة، حيث ان الهيكل التنظيمي عبارة عن الإطار الذي يتم من خلاله توضيح جميع العلاقات بين الوحدات والتقسيمات المختلفة داخل التنظيم، ومن خلال الهيكل يتم تحديد خطوط السلطة وكذلك مواقع اتخاذ القرارات المختلفة، ولا يوجد هيكل تنظيمي مثالي، لكي يتم توصية جميع المنظمات لاتباعه، وذلك لأن شكل الهيكل التنظيمي يعتمد على مجموعة من العوامل المختلفة،من هذه العوامل هو حجم هذه المنشأ.، ومكان العمل، وتخصص هذه المنشأة، ومدة إنشائها،وكذلك القدرات والمهارات الإنسانية التي تحتاجها هذه المنشأة، ونوع التكنولوجيا التي يتم استخدامها داخل المنشأة،وجميع الظروف البيئة التي تعمل فيها هذه المنشأة.
يتكون البناء التنظيمي من ثلاث أنواع أساسية وهما:
- النموذج التنفيذي: وهو عبارة عن هيكل من الهياكل التنظيمية القديمة، وتم استخدام هذا النموذج في المنشآت العسكرية،وفيه يتكون من مجموعة من العلاقات الرأسية التي تربط بين جميع وظائف المستويات الإدارية المختلفة، وفيه يتم تحريك السلطة راسيا وذلك من أعلى التنظيم وصولا الى قاعدته وذلك بشكل مباشر متصل.
- نموذج التنظيم التنفيذي الاستشاري: يعد هذا النموذج الجامع بين النموذجين الوظيفي والتنفيذي، حيث يستخدم النموذج الخبراء البارزين والمستشارين والفنيين المختصين، الذين يقدمون النصائح والإرشادات للمنفذين الذين يملكون السلطة التنفيذية.
- النموذج الوظيفي.
دور العنصر الإنساني في عملية التنظيم
يعد العنصر البشري أحد أهم العناصر التي يتعامل معها في إدارة الأعمال، ولذلك يجب معرفة جميع العوامل المؤثرة
- العادات والتقاليد: يتألف المجتمع من مجموعة من التفاعلات بين الأفراد، وهؤلاء الأفراد يشكلون نمطًا من أنماط ثقافة المجتمع، وتتضمن هذه الثقافة بعض العادات والتقاليد والاعتقادات المعينة التي تشكل أساس التعامل بينهم، ويعد المشروع جزءًا من هذا المجتمع .
- الجماعات غير الرسمية : يتكون داخل أي منشأة مجموعة من الأفراد يطلق عليهم جماعات غير رسمية قد تتكون هذه الجماعات من 3-12 أفراد، وتظهر الجماعات بصورة تلقائية نتيجة للتآلف بين الأفراد في بعض الأمور، وكذلك يظهر قائد لهذه المجموعة دون تعيين، ويحب الفرد الانتماء إلى الجماعة للفوائد المتعددة التي يشعر بها، بما في ذلك السعادة والاطمئنان النفسي والشعور بالقيمة وغيرها من الأمور.
- الاحتياجات الإنسانية: يُعد العنصر الإنساني هو الأكثر تغيرًا واضطرابًا من بين عناصر الإنتاج، نظرًا لأن الإنسان عبارة عن مجموعة من المشاعر والأحاسيس والاحتياجات المختلفة، مما يجعل من التعامل معه أمرًا معقدًا. ويمكن أن يتسبب سلوك الإنسان في بعض الأحيان نتيجة للحاجة الشديدة له، أي الحاجة التي لم تتم ملؤها.