مبادئ المقابلات الشخصية الفعالة

ما هي المقابلة الشخصية

المقابلة الشخصية شرط أساسي لاختيار موظف جديد أو عضو جديد في معظم الشركات، ويجب تصفية عدد كبير من السير الذاتية للاختيار منها مجموعة محددة للانتقال للمرحلة التالية وهي المقابلة الشخصية، وذلك لضمان الحصول على الموظف المناسب .

حتى لو كان للمرشح سيرة ذاتية جيدة، من الممكن أن يكون من الصعب عليك تقييم إذا كان هذا المرشح جيدًا أم لا دون إجراء مقابلة شخصية فعالة تساعدك على تحقيق هدفك المرجو.

مبادي المقابلة الشخصية الفعالة

يقول جون سوليفان، خبير الموارد البشرية وأستاذ الإدارة في جامعة ولاية سان فرانسيسكو، ومؤلف كتاب 1000 طريقة لتوظيف أفضل المواهب، إن مهمتك لا تقتصر على تقييم المرشحين للوظيفة، بل يجب أيضا أن تقنع الأفضل منهم بالبقاء.

• جهز أسئلتك جيدًا وهيء جو المقابلة

قبل لقاء أي مرشح وجها لوجه، يجب عليك أولا معرفة ما الذي تبحث عنه بالضبط في الموظف الجديد حتى تتمكن من طرح الأسئلة الصحيحة أثناء المقابلة، ولبدء هذه العملية، يوصي فرنانديز-أراوز بتجميع قائمة بالسمات المطلوبة للوظيفة. كمصدر إلهام وتوجيه، يقترح سوليفان النظر إلى أفضل الموظفين الذين يؤدون بشكل مميز في شركتك حاليا، وتحديد القواسم المشتركة بينهم وما الذي حققوه قبل الانضمام إلى مؤسستك، وما هي الأدوار التي شغلوها؟ وستساعدك هذه الإجابات على وضع معايير وتمكينك من صياغة أسئلة ذات صلة للاستخدام خلال المقابلات الشخصية .

• خفف من التوتر

إن المرشحين لاجراء المقابلة الشخصية يجدون هذا الأمر مرهق ومقلق جدًا بالنسبة لهم بسبب العديد من الأسئلة التي تدور برءوسهم قبل الدخول للمقابلة، مثل ، ما نوع الأسئلة التي سيتم طرحها علي؟ ماذا سأرتدي أثناء المقابلة؟ وغيرها الكثير من الأسئلة التي يمكن أن تؤثر على أداء المرشح أثناء اجراء المقابلة.

لذلك، ينصح سوليفان إذا لم تكن تهدف لإجراء مقابلة ضغط بتقليل التوتر لدى المرشحين من خلال اتخاذ بعض الخطوات الاستباقية قبل المقابلة، مثل شرح الزي الذي يمكن للمرشح ارتداؤه أثناء المقابلة، أو تحديد موعد يعتقد أنه مناسب لمعظم المرشحين، كما يمكن تحديد بعض النقاط الرئيسية أو الخطوط العريضة للمواضيع التي يمكن مناقشتها أثناء المقابلة.

تجعل جميع هذه النقاط المقابلة من نوع المقابلة التحفيزية، والتي تهدف إلى تعزيز الدافع الشخصي للمرشح والتزامه بأهداف محددة من خلال استخدام أسلوب تواصل تعاوني والتركيز على لغة التغيير. تصمم هذه المقابلات لاستنباط أسباب التغيير لدى المرشح واستكشافها في بيئة قبولية وحنونة.

• قم بإشراك الأخرين (عدد قليل)

عندما تقرر اتخاذ قرار مهم، من الضروري أن تستشير الآخرين، لذا يمكنك طلب المشورة من زملاء موثوق بهم لمساعدتك في اجتياز المقابلة. فالاستناد فقط إلى رأيك الشخصي عند اختيار الموظف المناسب قد لا يكون مفيدا لضمان تعيين الشخص المناسب. ومع ذلك، الديمقراطية المفرطة أيضا غير فعالة، وذلك لأن اعتماد رأي عدد كبير من الأشخاص سيؤدي إلى عملية طويلة من المشاورات والآراء المتباينة، وقد يجعلك تشعر بالحيرة وتتعذر عليك اتخاذ قرار نهائي بسهولة.

يوصي سوليفان بتشكيل فريق لإجراء مقابلة مع المرشح، يتألف من ثلاثة أشخاص: “الرئيس المباشر للموظف، ورئيسه، وكبير الموارد البشرية في الشركة”. وتكون المقابلات بهذه الطريقة أكثر فاعلية لأنها تعطي هؤلاء الأشخاص إحساسا بالمسؤولية عندما يختارون الموظف المناسب بأنفسهم، وستكون لديهم أسباب لمساعدة هذا الشخص على النجاح حتى يثبتوا أن اختيارهم ناجح.

• قيم الإمكانيات الحالية والمستقبلية

ينبغي أن تخصص ساعتين للقاء الأول، لأن هذا الوقت كاف لتقييم قدرات المرشح، لا فقط الحالية ولكن المستقبلية أيضا، حيث قد يكون هذا الشخص مرشحا ليصبح مديرا في المستقبل. لذلك، يجب أن تسأل نفسك إذا كان هذا الشخص مناسبا لشغل هذا المنصب في المستقبل أم لا.

لذلك، يجب أن تسأل المرشح عن أفكاره واتجاهه في الصناعة في المستقبل وكيف يتعلم، وبالطبع لا يمكن لأحد التنبؤ بالمستقبل، ولكن تريد شخصًا يفكر في المستقبل بشكل دائم.

• اطلب حلول مستقبلية

لا ينبغي إضاعة الوقت الخاص بك والمرشح في طرح أسئلة سخيفة كما ما هي نقاط ضعفك، ولكن يجب الاستعانة بأمثلة حقيقية متعلقة بالوظيفة من أجل تقييم كيفية التعامل معها في الواقع.

كما يقول سوليفان: إذا كنت ترغب في توظيف طاهٍ، فدعه يطبخ بكل بساطة.

خذ في الاعتبار التوافق الثقافي ولكن لا تجعله الأمر الوحيد.

• الملائمة الثقافية

تم تحديث كثيرًا عن أهمية التوافق الثقافي في المقابلات الشخصية الفعالة، حيث يجب البحث عن إرشادات تشير إلى أن هذا المرشح، حتى لو كان لديه مؤهلات قوية في عمله، سيكون مرتاحًا في شركتك، لأن بيئة العمل في شركتك قد تختلف عن توجهات وأفكار المرشح.

حاول أن تعرف هل لدى هذا المرشح ثقافة مختلفة عن ثقافة الشركة، والأهم هو ما إذا كان قادرًا على التكيف أو التأقلم مع أي ثقافة جديدة أم لا؟.

• سوق الوظيفة للموظف المناسب

إذا كانت المقابلة تسير على ما يرام وتبين أن هذا المرشح هو ما تحتاجه لإضافة قيمة لشركتك، فيجب عليك في الجزء الثاني من المقابلة التركيز على تسويق شركتك. يجب عليك أن تتذكر أن المقابلة الشخصية هي عملية تفاعل متبادل، لذلك ينبغي أن تخبر المرشح لماذا ترى أنه مناسب للعمل وتدعوه للانضمام إلى فريق الشركة.

أنواع المقابلات الشخصية

لتهيئة جو المقابلة الشخصية وتحديد أهدافك من المقابلة، يجب عليك أولاً التعرف على أنواع المقابلات الشخصية، حيث توجد العديد من الأنواع التي تخدم سيناريوهات مختلفة، واختيار نوع المقابلة يعتمد على طبيعة الهدف الذي تريد تحقيقه، وتشمل أنواع المقابلات:

• المقابلة الإعلامية

والهدف من هذا اللقاء هو طلب النصيحة واكتساب مزيد من المعرفة حول صاحب العمل أو القطاع أو الوظيفة المحددة، وتعتبر مقابلة الخبراء في مجالهم وسيلة أخرى لإثراء قاعدة المعرفة الخاصة بك في مجال التوظيف.

• مقابلة الفرز أو المقابلة الهاتفية

يعد عد الاتصالات الهاتفية من بين أنواع المقابلات الفعالة التي تكلف أقل لفحص المرشحين، بالرغم من أن التواصل المرئي مع المرشحين مهم، إلا أن البديل في المقابلات الهاتفية هو الحصول على إجابات حاسمة على أسئلتك، ويجب عليك التحضير لهذه المقابلة بإعداد الأسئلة والإجابات المناسبة وحمل الوصف الوظيفي والسيرة الذاتية للمرشح بعد مراجعتهما، ويجب أن لا تستغرق هذه المقابلة وقتا طويلا.

• المقابلة الفردية

المقابلة الشخصية هي النوع الأكثر شيوعًا، حيث يتم عقدها مع المرشح وجهًا لوجه في المكتب وتستغرق من 30 إلى 90 دقيقة.

• مقابلة اللجنة

تعني هذه الأنواع من المقابلات مقابلة لجنة من صانعي القرار في وقت واحد، ويكون هذا النوع عادةً مخيفًا للمرشحين، لذلك يجب المحاولة في تهيئة جو تلك المقابلة بشكل جيد.

• المقابلة الثانية

المقابلة الثانية تعني أن المرشح نجح في المقابلة الأولى وأن المدير يريد معرفة المزيد عنه، وتستغرق هذه المقابلة وقتًا أطول ويمكن أن تستمر ليوم كامل في الموقع لتقييم مهارات المرشح، ولذلك تسمى أيضًا بمقابلة الموقع.

• مقابلة السلوك

تعتمد هذه المقابلة على نظرية المقابلات السلوكية الحرجة (CBI)، التي تشير إلى أن الأداء السابق في مواقف مماثلة هو أفضل مؤشر للأداء المستقبلي.

• المقابلة المعتمدة على مهمة (مقابلة الاختبار)

تتم تنظيم مقابلات هذا النوع بطريقة تسمح للمرشحين بإظهار قدراتهم الإبداعية والتحليلية في حل المشكلات، من خلال أداء مهام أو تمارين متنوعة.

• مقابلة الضغط

هذا النوع من المقابلات نادر ويهدف إلى وضع المرشح تحت الضغط لإظهار نقاط ضعفه وردود فعله تحت الضغط أثناء العمل، وتشمل هذه المقابلة عدة استراتيجيات، مثل فترات الصمت الطويلة أو توجيه الأسئلة المثيرة للاهتمام وغيرها.