مبادئ إدارة المشاريع وخطواتها

ما هي إدارة المشروع

يتضمن إدارة المشاريع التخطيط والتنظيم لتحقيق أهداف معينة باستخدام موارد الشركة. ويمكن أن يكون المشروع لمرة واحدة أو نشاطا متصلا. وتشمل الموارد المدارة الموظفين والشؤون المالية والتكنولوجيا والملكية الفكرية، ويشمل عادة مجالات في الهندسة والبناء والرعاية الصحية وتكنولوجيا المعلومات، والتي تتطلب تجميع المكونات بطريقة محددة لإنشاء منتج فعال. ويقوم مدير المشروع بتحديد الأهداف والغايات ومتى يجب إكمال المكونات المختلفة ومن قبل من، كما يقومون بإنشاء فحوصات لمراقبة الجودة للتأكد من أن المكونات المكتملة تلبي معايير محددة

مبادئ إدارة المشاريع

تُعدُّ مبادئ إدارة المشاريع هي القواعد الأساسية التي يجب اتباعها لتحقيق النجاح في إدارة المشاريع، وفيما يلي سنتعرف على المبادئ التي يتبعها مديرو المشاريع والشركات الناجحة

• الهيكل الرسمي

تحتاج المشاريع إلى هيكل رسمي، بما في ذلك العمليات والإجراءات والأدوات، إذا حاولت في أي وقت إكمال مشروع بدون هيكل رسمي، فأنت تعلم مدى صعوبة التحكم فيه وتقديم الاهتمام الذي يستحقه، يجب أن يحتوي المشروع على ميثاق مشروع وخطة مشروع وفريق مشروع مخصص لتحديد أولويات المشروع وإدارته بنجاح. 

• راعي المشروع

راعي المشروع الفعال يعتبر أمرا بالغ الأهمية لضمان نجاح المشروع، حيث يقدم الرعاة الدعم للمشروع ويتحدثون نيابة عن المديرين التنفيذيين الآخرين، ووجود راع مشارك يسهل عملية توثيق التقدم والتعامل مع التحديات لتجاوز الصعوبات، ويساعد في توجيه أصحاب المصلحة خلال عمليات اتخاذ القرارات

• الأهداف والنتائج

من الصعب قياس نجاح المشروع بدون متطلبات ومعايير وافية ودقيقة. قد تعتقد أن المنتج النهائي يفعل كل ما هو مطلوب، لكن الشيء الأكثر انتشارا وراء فشل المشاريع هو عدم وجود أهداف واضحة. يجب تحديد متطلبات المشروع ومعايير الموافقة عليها وتوثيقها في بداية المشروع، ويجب مراجعتها والموافقة عليها من قبل جميع الأطراف المعنية الرئيسية، بما في ذلك الممول والعميل.

• الأدوار والمسؤوليات

يجب استخدام نموذجين لتوثيق وتعريف الأدوار والمسؤوليات لكل من يشارك في المشروع، ولأعضاء فريق المشروع، يتم استخدام RACI أو RASCI لتحديد الواجبات والتوقعات.

• إدارة تغييرات المشروع

يحتاج المشروع إلى نطاق محدد جيدًا لضمان أن النتيجة تلبي توقعات العملاء، وبدون إدارة تغيير قوية، يمكن أن يعاني المشروع من زحف في النطاق وينمو تدريجياً بعيداً عن المبادئ التوجيهية الأولية للمشروع، على سبيل المثال، قد يرغب أعضاء الفريق في إضافة ميزات إضافية إلى أحد المنتجات، وإذا لم تتحكم بعناية في التغييرات، فقد ينتهي بك الأمر بمنتج رائع يكلف ضعف ما كنت تتوقعه ويتم تسليمه متأخرًا ستة أشهر.

• إدارة المخاطر

عند تنفيذ المشاريع، يواجه الجميع بعض المخاطر التي يمكن أن تؤثر على مواردك أو تقنيتك أو عملياتك، ولذلك من المهم إدارة المخاطر لتقليل أو القضاء عليها وتأثيرها على المشاريع. يشمل ذلك تحديد وتقييم ورصد المخاطر واتخاذ قرارات بشأن خطط العمل التي يجب اتباعها في حالة حدوث تلك المخاطر.

خطوات إدارة المشاريع 

تتضمن مراحل إدارة المشاريع خمس خطوات، وهي تشمل:

-الخطوة الأولى: بدء المشروع

يبدأ المشروع بالخطوة الأولى التي هي تحويل فكرة مجردة إلى هدف ذي معنى، وفي هذه الخطوة، يتطلب الأمر تطوير دراسة جدوى وتحديد المشروع. وللقيام بذلك، يجب تحديد الحاجة إلى المشروع، ومن ثم تحديد أهداف المشروع ونطاقه، وتحديد الأشخاص الذين سيشاركون في المشروع، وإنشاء سجل لأصحاب المصلحة مع تحديد الأدوار والتعيينات ومتطلبات الاتصال والتأثير.

-الخطوة الثانية: تخطيط المشروع

يتطلب تخطيط المشاريع خطوة حريصة وكاملة، حيث تحدد خارطة طريق للمشروع، وذلك إذا لم تتم استخدام منهجيات حديثة لإدارة المشاريع مثل إدارة المشاريع السريعة. ومن المتوقع أن يستغرق المرحلة الثانية من إدارة المشروع ما يقرب من نصف الفترة الزمنية للمشروع بأكمله. وتتمثل المهام الأساسية في هذه الخطوة في تحديد المتطلبات الفنية، ووضع جدول تفصيلي للمشروع، وإنشاء خطة اتصال، وإعداد الأهداف / الإنجازات

-الخطوة الثالثة: تنفيذ المشروع

التنفيذ هو الخطوة التي يقوم بها فريق العمل الفعلي في مشروعك، وبصفتك مدير المشروع، فإن مهمتك هي إنشاء سير عمل فعال ومراقبة تقدم فريقك بعناية. ومن مسؤوليات مدير المشروع خلال هذه المرحلة، الحفاظ على التعاون الفعال بين أصحاب المصلحة في المشروع، وذلك لضمان تشغيل المشروع بسلاسة دون أي مشاكل

-الخطوة الرابعة: مراقبة المشروع والتحكم فيه

تتمثل هذه الخطوة في عملية إدارة المشروع لرصد ومراقبة المشروع في نفس الوقت الذي يتم فيه تنفيذ المشروع، وذلك لضمان تحقيق أهداف ومخرجات المشروع، ويمكنك كمدير مشروع التحقق من عدم انحراف أي شخص عن الخطة الأصلية من خلال إنشاء عوامل النجاح الحاسمة ومؤشرات الأداء الرئيسية

-الخطوة الخامسة: إغلاق المشروع

هذه هي الخطوة الأخيرة في عملية إدارة المشروع، وإغلاق المشروع هي المرحلة التي تشير إلى نهاية المشروع بعد التسليم النهائي. في بعض الأحيان يتم توظيف المواهب الخارجية خصيصا للمشروع المعاقد عليه، وإنهاء هذه العقود واستكمال الأعمال الورقية اللازمة يعتبر مسؤولية مدير المشروع أيضا. تتمثل المهمة الأخيرة في هذه المرحلة في مراجعة المشروع بأكمله وإعداد تقرير مفصل يغطي كل جانب، ويتم تخزين جميع البيانات الضرورية في مكان آمن يمكن الوصول إليه بواسطة مديري المشاريع في تلك المؤسسة.

أهداف إدارة المشاريع 

تهدف إدارة المشروع إلى تنفيذ جميع مراحل المشروع بنجاح، بدءًا من التخطيط والتنفيذ والتنظيم وحتى الإغلاق، بالإضافة إلى توجيه فريق المشروع نحو تحقيق جميع الأهداف المتفق عليها في النطاق الزمني والجودة والتكلفة.

• التطوير والتنفيذ الناجح لكافة إجراءات المشروع : يحتوي المشروع بشكل عام، بغض النظر عن حجمه، على خمس مراحل متساوية الأهمية في دورة حياة المشروع: البدء، التخطيط والتصميم، البناء والتنفيذ، المراقبة والتحكم، الإنجاز. يضمن التنفيذ السلس والمستمر لجميع المراحل المذكورة أعلاه نجاح المشروع
• التوجيه المثمر والتواصل الفعال والإشراف المناسب لفريق المشروع: ضع في اعتبارك دائمًا أن نجاح أو فشل المشروع يعتمد بشكل كبير على العمل الجماعي، وبالتالي، فإن مفتاح النجاح دائمًا هو التعاون في المشروع، تحقيقا لهذه الغاية، فإن إنشاء اتصالات جيدة له أهمية كبيرة، ومن ناحية، يجب التعبير عن المعلومات بطريقة واضحة وكاملة، بحيث يتم فهم كل شيء بشكل كامل من قبل الجميع ومن ناحية أخرى، القدرة على الاستماع وتلقي ردود فعل بناءة.
• إن تحقيق الهدف الرئيسي للمشروع ضمن القيود المحددة هو أحد أهم معوقات المشروع، حيث يكتمل هذا الهدف الرئيسي في الوقت المحدد مع الحفاظ على الجودة المتوقعة وضمن الميزانية المحددة، ويتم تغذية قياس أداء المشروع ونجاحه دائما من خلال البقاء ضمن الحدود المتفق عليها
• تحسين المدخلات الضرورية المخصصة وتطبيقها لتحقيق الأهداف المحددة مسبقًا يتطلب دائمًا مساحة للتحسين، ويمكن إصلاح وتحسين جميع العمليات والإجراءات لتعزيز استدامة المشروع وقيادة الفريق خلال عملية التغيير الاستراتيجي 
• إن إنتاج مشروع كامل يتوافق مع احتياجات وأهداف العميل الفريدة، يعني أنه قد يتطلب منك تشكيل وتحديد رؤية العميل أو التفاوض معهم بشأن أهداف المشروع، من أجل تعديلها وجعلها أهدافا ملموسة. عند تحديد أهداف العميل بوضوح، فإنها عادة ما تؤثر على جميع القرارات التي يتخذها أصحاب المصلحة في المشروع. تلبية توقعات العميل والحفاظ على رضاه ليس فقط يؤدي إلى تحقيق تعاون ناجح ويساعد في تجنب المفاجآت أثناء تنفيذ المشروع، بل يضمن أيضا استمرارية نجاحك المهني في المستقبل.