ما المشاكل التي قد تعترض عملية التخطيط

التخطيط وحوافز النجاح

عندما سئل مسؤول في وكالة ناسا عن كيفية أداء مهمته، قال إن الفشل ليس خيارا. هذه العبارة تحفيزية ومهمة لنجاح المشروعات، سواء كانت في وكالات عالمية مثل ناسا أو في عملك الصغير. يجب اتباع مراحل التخطيط لأن الموقف وحده لا يقودك بالضرورة إلى النجاح أو الفشل. يجب الانتباه إلى معوقات التخطيط التي يمكن أن تؤثر على نجاح مشروعك وتعتبر مفتاح الربط في الأعمال. لذا، يمكنك الاستفادة من بعض المشاكل التي تواجه التخطيط لتحقيق نجاح عملك  .

أكبر المشاكل التي قد تعترض عملية التخطيط

يجب التعرف على عدة معوقات تؤثر على عملية التخطيط وتجنبها لضمان نجاح المخطط

• سوء تقدير الوقت

يستغرق وقتا لإعداد خطة العمل؛ إذ لا يتم الانتهاء من إعداد الخطة في غضون أيام قليلة. غالبا ما يقدر أصحاب الأعمال الصغيرة الوقت المطلوب بشكل مبالغ فيه، مما يمنعهم من البدء. هناك أشخاص يحاولون العمل على الخطة لبضع ساعات في أوقات فراغهم، أو بعد ساعات العمل الأساسية أو في عطلة نهاية الأسبوع، ولا يمنحون عملية التخطيط التركيز والتفاني اللازمين. الطريقة المثلى هي تقسيم عملية التخطيط إلى فترات زمنية قابلة للسيطرة وتحديد مواعيد لجلسات العمل لمدة ساعتين إلى ثلاث ساعات عدة مرات في الأسبوع.

• التوقعات المالية غير الواقعية

غالبًا ما يبالغ رواد الأعمال في تقدير الإيرادات المحتملة لشركاتهم ويقللون من النفقات المطلوبة لتوليد هذه الإيرادات ، يجب أن تستند الخطة إلى افتراضات معقولة ، على سبيل المثال ، معظم الشركات الصغيرة غير قادرة على مضاعفة إيراداتها من سنة إلى أخرى ، إذا كان ذلك ممكنًا ، فقم ببناء توقعاتك على ما تمكنت الشركات الأخرى في مجالك من تحقيقه.

• تطوير استراتيجيات التسويق

عند تطوير استراتيجيات التسويق، يجب عليك معرفة العملاء المستهدفين وإنشاء استراتيجيات توضح وصولك إليهم وتصيغ رسالة تسويقية تحفزهم للشراء. تواجه استراتيجيات صاحب العمل الصغير مشكلة في أنها قد تكون غامضة جدا، وتحتاج إلى توضيح نوايا المالك، مثل توسيع نطاق التسويق من ولاية واحدة إلى عدة دول، دون تضمين خطوات محددة أو خطط عمل لتحقيق تلك الاستراتيجيات. هناك أيضا مشكلة في إنشاء استراتيجيات تتجاوز قدرات الشركة المالية أو البشرية للتنفيذ.

• صعوبة تصور المستقبل

تتضمن عملية تخطيط الأعمال الإبداع ، يجب على مالكة الأعمال الصغيرة أن تتخيل نطاق عمليات شركتها خلال عام أو عامين أو حتى خمس سنوات من الآن ، يجب أن تستند هذه الرؤية إلى تقييم سليم لتوقعات الاقتصاد العام والصناعة التي تعمل فيها الشركة، نظرًا لأن بيئة الأعمال يمكن أن تتغير بسرعة ، فإن التنبؤ بها صعب للغاية وهي مشكلة يجب على أصحاب الأعمال التعامل معها عند إعداد خططهم .

• عدم تحديد موعد إنتهاء الخطة

خطة العمل هي وثيقة العمل، ولا يفترض أن تبقى عالقة على الرف حتى يأتي وقت التخطيط مرة أخرى في العام المقبل، بل يمكن مراجعتها خلال العام. ومع ذلك، يواجه أصحاب الأعمال الصغيرة أحيانا صعوبة في تحديد موعد انتهاء الخطة من وجهة نظرهم، حيث يكون هناك دائما مجموعة أخرى من التوقعات لإكمالها أو سيناريو آخر للتنبؤ به. المشكلة تكمن في نقص الثقة في قدرتهم على التخطيط وفي عدم ادراكهم أن كتابة خطة مثالية أمر مستحيل، بسبب تغير طبيعة بيئة العمل. ومن المرجح أن تختلف النتائج المالية الفعلية عن توقعات صاحب العمل في خطته. [3

طريقة مواجهة مشاكل عملية التخيط

وضح نقاط النهاية الخاصة بك

إذا طلبت من شخص ما أن يجد لك مكانًا للعيش فيه ، فقد ينتهي بك الأمر في كوخ أو قصر أو خيمة في الغابة ، وقد تتمكن من الانتقال في الأسبوع المقبل أو العام المقبل ، وكذلك أيضًا مع مشاريع الأعمال ، سواء توسيع قاعدة عملائك أو ترقية تكنولوجيا المعلومات أو بناء مقر جديد ، كن واضحًا بشأن معايير المشروع ، وخاصة النتائج والجدول الزمني والموارد المتاحة ، يمكن أن يؤدي الفشل في القيام بذلك إلى مهمة متغيرة لا نهاية لها تتسلل بشكل جانبي بدلاً من المضي قدمًا للأمام .

تحديد ما تبحث عنه

عرّف نفسك على ما تريد بوضوح حتى تتمكن من التوصل إليه. إذا كنت تخطط للانتقال إلى مقر جديد وترغب في أن يكون بيئيًا، فعليك أن توضح هذا الطلب منذ البداية. كتابة ما تريده بوضوح يسهل الأمر عليك .

وضع الجدول الزمني المناسب

يساعد تحديد تاريخ انتهاء المشروع، بالإضافة إلى تحديد التواريخ الرئيسية للإنجازات المؤقتة، في الحفاظ على تركيزك وتركيز فريقك على المهمة، وعلى المضي قدمًا في العمل، وتجنب مشكلة الاجتماعات اللانهائية لمناقشة المشاكل دون إنجاز الكثير في الواقع أو حتى حل تلك المشاكل.

معرفة الموارد المتاحة

يجب عليك معرفة كل ما يتعلق بمشروعك، عدد الأشخاص الذين تريد العمل معهم لإنجاز المشروع، والميزانية المتاحة لبدء المشروع. إذا لم يتم توفير هذه المعلومات لك، فمن مسؤوليتك تقدير احتياجاتك والبحث عن الموارد المناسبة.

حافظ على الواقعية و التنظيم

لا يمكن بناء مقرك الجديد في الأسبوع المقبل أو الانتهاء منه بميزانية قدرها عشرة آلاف جنيه. من المحتمل أن تفشل مشاريع الأعمال التي تواجه نقصًا في عدد الموظفين أو التمويل أو الطموح الزائد. لذلك، ينبغي عليك مطابقة أهدافك مع مواردك والحصول على الموارد اللازمة لتحقيق أهدافك.

يمكن أن يصبح التخطيط للمشاريع الكبيرة معقدًا للغاية

تعتبر محاولة الاحتفاظ بجميع التفاصيل في ذهن مديري المشاريع وتجاهل الخطوات الأساسية من الأخطاء الشائعة، ولكن يمكن لأدوات برامج تخطيط المشاريع المتاحة أن تساعد في تجنب ذلك.

قم بالبحث قبل العمل

تعتمد المشاريع على المعلومات، لذلك يجب عليك البحث للتأكد من أن لديك قاعدة معرفية مناسبة، ولكن لا تبالغ في مرحلة جمع المعلومات في عملك، ويجب أن توقف ما يسمى بـ `الشلل` عن طريق التحليل .

توقع ما هو غير متوقع

لا يتم تنفيذ أي مشروع على الإطلاق كما هو مخطط له تمامًا ، لذا تأكد من التخطيط لما هو غير مخطط له ، يجب أن يكون لجدولك الزمني وميزانيتك مساحة كبيرة للمناورة حتى تتمكن من الاستجابة بذكاء للظروف غير المتوقعة ، لا تسعي بنفسك إلى الفشل من خلال الالتزام بموعد نهائي ضيق بشكل مستحيل أو مشروع يعاني من نقص شديد في التمويل.

ابحث عن فريقك الأول

يتطلب التخطيط السليم خبرة مناسبة ويكبر بناء على التجربة ، وإذا لم تقم بتضمين هذه الميزات في عملية التخطيط الخاصة بك ، فمن المؤكد أنك ستواجه صعوبات ، تأكد من أن فريق التخطيط الخاص بك يضم أشخاص يفهمون التقنيات والإجراءات والقواعد واللوائح وجميع الجوانب الأخرى للمشروع الخاص بك ، استفد من الأشخاص المطلعين على أفضل الممارسات الصناعية في منطقة مشروعك ، إذا لم يكن هؤلاء الأشخاص موجودين ضمن موظفي شركتك ، فقد حان الوقت للتفكير في تعيين مستشار.

اعرف من هم حلفاؤك

ستواجه تحديات لا حصر لها على طول الطريق، من المنافسة في الأولويات في مؤسستك، إلى المعارضة الصريحة لخططك، إلى الظروف غير المتوقعة التي تتطلب موارد وموظفين إضافيين مما كان مخططا له في البداية، إذا لم يكن لديك الدعم القوي من أعلى المستويات في مؤسستك، قد يؤدي جهود التخطيط الخاصة بك إلى الفشل وربما تتأثر سمعتك كمدير مشروع. من المفيد بناء علاقات عمل وثيقة مع صناع القرار في الشركة الذين يمكنهم تقديم الدعم عندما تواجه تحديات في جهود التخطيط الخاصة بك.

تجنب الانحرافات المفرطة

الكثير من عوامل التشتيت تشكل عائقًا كبيرًا أمام التخطيط الفعال ، قد يكون السبب هو أن القائد يحاول تنفيذ الكثير من الأشياء في وقت واحد ، والفريق مرتبك بشأن الأولويات ، هناك طريقة أخرى يمنع بها تشتيت الإنتباه وهي تنفيذ التخطيط الفعال عندما يحاول القائد طرح برنامج جديد خلال ذروة موسم العمل.

تجنب محدودية القوى العاملة لإكمال المهام

تتطلب بعض الاستراتيجيات قوة عمل أكبر، وبدونها، فإن تنفيذ استراتيجية جديدة بفعالية قد يتسبب في مشاكل محتملة، على سبيل المثال، إن إنشاء خطة لقائمة عملاء محتملين جديدة يمكن أن يسبب زيادة في عدد العملاء المحتملين لفريق المبيعات، ومع ذلك، إذا لم يكن لدى فريق المبيعات القدرة على متابعة جميع العملاء المتوقعين، فإن الاستراتيجية ستؤدي إلى إهدار المال وضياع الفرص.

تجنب تخطيط الأعمال غير العملي

بعض الأفكار لا تكون عملية، لذا لا تكن عنيدًا في تنفيذ استراتيجية جديدة، فالاستراتيجية هي مفهوم يتم تجسيده خلال التنفيذ، ويجب على قادة الأعمال أن يتحلى بالمرونة لمعرفة ما ينجح وما لا يعمل في الاستراتيجية وإجراء التعديلات وفقًا لذلك.

لا يعني أن شيئًا ما سيتم تحويله إلى عملية فعلية دون أي خطأ فقط لأن يبدو فكرة جيدة على الورق.