كيف تكون منظم في حياتك

لكل شخص في الحياة مجموعة من الواجبات والمهام التي ينبغي عليه الاعتناء بها وتحمل مسئوليتها، وحتى يتمكن من تأديتها بالشكل المطلوب وفي المواعيد المحددة لها عليه أن يكون منظماً ومرتباً، فالنظام هو سر نجاح مختلف الأشخاص بداية من الموظف البسيط ونهايةً بأكثر الشخصيات المعروفة نجاحاً في مختلف المجالات.

كيف تكون منظم في حياتك

لكي يحافظ أي شخص على النظام في حياته في مختلف جوانبها، يجب عليه تطوير مجموعة من المهارات التي من دونها لن يتمكن من اكتساب خاصية النظام في حياته، وتشمل هذه المهارات:

تدوين المهام

تتمثل الخطوة الأولى في اكتساب مهارة التنظيم في تدوين المهام المختلفة التي يجب على الفرد القيام بها، وهذه نقطة يتجاهلها الكثيرون، مما يؤدي إلى فشلهم في اكتساب عادة التنظيم قبل بدءها.

تدوين المهام سيجعل عملية تذكر المهام المختلفة أسهل، حيث لا يمكن الاعتماد على العقل البشري في تذكر الأشياء المختلفة بسبب كثرة ما ينشغل به في أكثر من جانب.

يتوفر اليوم العديد من الخيارات لتدوين المهام، سواء باستخدام الطريقة التقليدية باستخدام ورقة وقلم، أو باستخدام وسائل التكنولوجيا، فهناك العديد من التطبيقات المخصصة لتنظيم المهام والتي تتضمن مزايا عدة مثل تنبيه بموعد المهام المطلوبة.

يجب الانتباه إلى خطوة تنظيم قوائم المهام المطلوبة، حيث لا يمكن كتابة جميع المهام في ورقة واحدة، ولتحقيق أكبر قدر من إنجاز المهام، يجب تقسيم القوائم إلى: “قائمة مهام العمل، قائمة المشتريات، قائمة أعمال المنزل” على سبيل المثال.

تحديد الأولويات

تدوين المهام هي خطوة بالغة الأهمية في عملية التنظيم، حيث بعد تحديد مختلف المهام المطلوبة في مجالات مختلفة، يأتي دور تحديد الأولويات. وهذه الخطوة لا تقل أهمية عن تدوين المهام، فالكثير من المهام قد تسبب ارتباكا وتجعل الأشخاص يشعرون بالحيرة وعجزهم عن تحديد أي مهمة يجب أن يبدؤوا بها، وهنا يأتي دور تحديد الأولويات التي تسهل تنفيذ المهام المختلفة بشكل أسهل.

لا يعني كثرة المهام التي يتم تنفيذها بالضرورة أنها صعبة أو تستهلك الكثير من الوقت والجهد، فبعض المهام الكثيرة يمكن إنجازها بسرعة، ولتحديد أولوية تنفيذ المهام، يجب الانتباه إلى النقاط التالية:

• تحديد المهام التي تتطلب وقتًا وجهدًا كبيرًا.
• تحديد المهام التي يتعين إنجازها في أسرع وقت ممكن.
• تحديد المهام التي يمكن تأجيلها.
• تحديد المهام الهامة والتي لا تتطلب وقتًا كبيرًا.

تقسيم المهام وفقًا للأولويات سيجعل عملية ترتيبها أسهل، فمثلاً، البدء بتنفيذ المهام التي ينتهي موعدها قريبًا سيخفف من حدة التوتر والضغط العصبي كثيرًا، ومن ثم يمكن البدء بالمهام الصعبة والتي تستغرق وقتًا طويلًا، وبعد ذلك يمكن البدء بالمهام الأقل أهمية.

وضع جدول مواعيد

عندما يتعلق الأمر بتنظيم الحياة، فإن تدوين المهام المطلوبة وتحديد أولويات تنفيذها ليس كافياً، حيث يتوقف كثيرون عند هذه النقطة ولا يتمكنون من إدخال النظام إلى حياتهم. لذلك، يجب عليهم تحديد مواعيد بدء وانتهاء كل مهمة من المهام، وهي خطوة هامة جداً.

إذا تركت الأمور للصدفة، سوف تتراكم المهام بشكل متواصل حتى تنتهي بقوائمة مهام لا نهائية، والتسويف والتأجيل هما من أسوأ العادات التي تفسد الحياة وتمنع تنظيمها.

لذلك، يجب تحديد موعد بدء وانتهاء كل مهمة من المهام المطلوبة، والأهم هو الالتزام بتنفيذ ذلك.

وضع قائمة مهام يومية

يعد تحديد قائمة المهام اليومية من العادات الهامة التي تجعل من السهل اكتساب عادة النظام في مختلف جوانب الحياة، ولذلك ينبغي تخصيص وقت لتحديد القائمة اليومية المطلوبة في الصباح الباكر أو في المساء قبل النوم.

تحديد قائمة بالمهام اليومية سيجعل تنظيم الوقت واليوم يتم بشكل تلقائي خاصةً لمن لديهم العديد من المهام المطلوب إنجازها على مدار اليوم، أيضاً ستجعل عملية تذكر كافة المهام المهمة والأقل أهمية ممكنة للانتهاء في نهاية اليوم من تنفيذها جميعاً، ففي كثير من الأحيان تضيع المهام البسيطة في زحام المهام الكبرى ولا يدرك الكثيرين ذلك إلا في نهاية اليوم.

من الضروري الاحتفاظ بقائمة المهام اليومية حتى يتسنى لك التحقق من ما تم إنجازه وما لم ينته بعد بين الحين والآخر.

اتباع أسلوب تعدد المهام

من الأساليب التي يمكن الاعتماد عليها في بعض الأوقات للانتهاء من تنفيذ عدد من المهام في وقت واحد خاصةً تلك المهام التي لا تتطلب مجهود وقت كبير لكنها كثيرة بالفعل ومهمة ويجب الانتهاء منها، وبهذه الطريقة سيصبح الحفاظ على التنظيم في الحياة أمر أكثر يسراً وسيتم تنفيذ المهام في وقت وجهد أقل مما تطلبه إن تم تنفيذ كل منها على حدة.

ومع ذلك، لا ينصح باتباع هذه الطريقة إلا عند التعامل مع مهام بسيطة مثل إنهاء مكالمة هاتفية أو قراءة بريد إلكتروني عند الانتهاء من بعض المهام المنزلية. فقد أظهرت الدراسات أن تنويع المهام يقلل من قدرة الشخص على التركيز على أكثر من مهمة، وبالتالي يقل فعاليته في إنجازها.

طلب المساعدة من الآخرين

من الأساليب التي يمكن الاعتماد عليها لضمان سير اليوم بطريقة منظمة والانتهاء من جميع المهام في نهاية اليوم، هو طلب المساعدة من الآخرين لإنجاز بعض المهام البسيطة المطلوبة منا، خاصةً في الأيام المزدحمة التي تطول بها قائمة المهام.

يمكنك، على سبيل المثال، طلب المساعدة من أفراد عائلتك لمساعدتك في بعض المهام المنزلية التي تحتاج إليها، أو طلب المساعدة من زملائك في العمل لإنجاز بعض المهام البسيطة نيابة عنك، حتى تتمكن من إنجاز المهامالأكثر أهمية.

يجب الانتباه إلى عدم الخلط بين الاعتماد على الآخرين وطلب المساعدة منهم في بعض الأوقات.

تنظيم المحيط الخاص بك

خطوة مهمة جدا وغير مدركة من قبل الكثير من الأشخاص هي تنظيم محيطهم الشخصي، وهي جزء لا يتجزأ من عملية تنظيم الحياة. فالهدف الأساسي لتنظيم المهام وتحديد جدول المهام اليومية والأسبوعية هو تنظيم الوقت وعدم إضاعته. ولكي تتمكنوا من تحقيق هذا الأمر بنجاح، يجب أن يكون كل محيط خاص بكم منظما لكي تتمكنوا من الوصول إلى ما تحتاجونه لإكمال المهام المختلفة بسهولة.

يتمثل التنظيم في غرفة النوم في ترتيبها والتخلص من الأشياء غير الضرورية، والاحتفاظ فقط بالأشياء الأساسية والهامة. بعد ذلك، يجب تنظيم مساحة عملك سواء كانت في المنزل أو في مكان العمل، حيث ينبغي ترتيب الأوراق والتخلص من الملفات غير الضرورية، ووضع الملفات والأوراق والأدوات المستخدمة بكثرة في مكان قريب، والاحتفاظ بالملفات والمستندات الهامة في خزنة مغلقة. يمكن وضع الأشياء ذات الأهمية الأقل في الأدراج السفلية.

التنظيم أيضاً يشمل جميع أرجاء المنزل مثل المطبخ وصالة المعيشة فالاحتفاظ بالأشياء المهمة فقط والتخلص من الأشياء التي لا حاجة لها، سيجعل عملية الوصول لما انتم بحاجة إليه أسرع وأكثر سهولة فكثرة الأشياء تتطلب وقت وجهد للعثور على الأشياء المطلوبة، التنظيم كذلك يشمل السيارة والملابس لذا ينصح بالتبرع بالملابس التي مضى على عدم استخدامها أكثر من عام فعلى الأرجح لن تحتاجوا إليها مطلقاً لذا التخلص منها حل فعال سيمكنكم من الحصول على قطع الملابس المطلوبة في وقت أقل.