كيفية اعداد خطة عمل تنفيذية

لا شك في أننا نعيش الآن في أفضل فترات تطور الأعمال والمشاريع الاقتصادية، ففي هذه الأيام، نشهد ارتفاعا كبيرا في معدلات النمو الاقتصادي، والتي ترتبط ارتباطا وثيقا بزيادة عدد المشاريع المتنوعة في مختلف المجالات والأحجام والفئات التي تستفيد منها، مما يواجه صاحب العمل والشركات والمؤسسات وحتى العاملين في هذه المؤسسات الكثير من المشاكل.

و للتغلب على هذه المشكلات يتطلب ذلك الوقت و الجهد و المزيد من التكاليف ، هذا طبعا إن لم تمتلك المؤسسة خطة للعمل ، فخطة العمل هي طوق النجاة للشركات و المؤسسات سواء كانت مؤسسة عملاقة أو حتى مشروعّا صغير الحجم ، و لذلك سنتعرف سويًا في هذا المقال على أهمية وضع خطة عمل وكيفية إعدادها  بطريقة صحيحة و مبسطة و معرفة الدور الذي تستطيع القيام به ، لوضع هذه الخطة مهما كان موقعك بالنسبة لكيان العمل.

ما هي خطة العمل

تعتبر خطة عمل أي مشروع هي بوصلة الاتجاهات لهذا المشروع ، فهي الطريقة المختصرة للوصول إلى هدفك ، خطة العمل هي الخريطة التي تحدد مسار المشروع للوصول إلى الهدف الرئيسي منه ، و مفاتيح مواجهة أي عقبات دون التعرض للخسائر ، و بدون الحاجة إلى المخاطرة ، و كيفية استغلال و توظيف جميع الموارد المتاحة لخدمة الهدف الرئيسي  من المشروع بأفضل صورة.

أهمية تحديد خطة عمل لأي مشروع

نظرًا لأن العمل بدون وضع خطة عمل تنفيذية يشبه توجيه سفينة من دون وجود دفة قيادة، لذلك يجب التركيز على الأهمية الكبرى لوضع خطة عمل فعالة، ويمكننا تلخيص بعض أهم نقاطها كالتالي:

إعداد خطة العمل يشبه الحصول على دليل استخدام المنتج للمشروع.
يتعين توفير فكرة شاملة ودقيقة عن سوق العمل والمنافسين والموارد.

إعداد خطة عمل للمشروع يمكن أن يساعدك على التعرف بشكل دقيق على إمكانياتك وموقعك في السوق العمل.

الإجابة على جميع الأسئلة التي تطرحها قبل البدء في مشروعك، والتحضير له بما يمنحك نوعًا من السيطرة على الأمور .
تستهدف خطة العمل تقليل مخاطر المشروع وتقليل نسبة المغامرة من خلال التنبؤ بالمشكلات المحتملة وتقديم حلول مستقبلية لها.

تهدف خطة العمل إلى ربط مكونات العمل معًا بشكل واضح وتوضيح العلاقات بينها .

العناصر الأساسية لإعداد خطة عمل تنفيذية لأي مشروع 

عند إعداد وتدوين خطة العمل لأي مشروع، يجب أن تحتوي على مجموعة من البنود التي تعتبر ثابتة في معظم التخصصات

الملخص التنفيذي للمشروع ضمن صفحة واحدة و الذي يشمل :

الهدف المراد تحقيقه من خلال هذا المشروع.
– وصف للمشروع بصورة موجزة .
– مراحل تنفيذ المشروع.
– موقع المشروع .
– مقومات النجاح المرجوة.
التجهيزات التي يتوجب إعدادها قبل تنفيذ المشروع.

نظرة عامة عن الشركة في صفحة واحدة 

و هذه النظرة لابد أن تشمل ما يلي:

– تاريخ الشركة .
بعض إنجازات الشركة المنفذة للمشروع.
– رؤية الشركة و شرح لمبادئها .

نبذة عن الخدمة أو المنتج في صفحة واحدة

و هذه النبذة تشمل ما يلي :

– شرح لتفاصيل المنتج بوضوح .
فوائد ومميزات المنتج بالنسبة للمستهلك.
– مؤهلات المنتج للمنافسة داخل السوق .

تحليل عام للقطاع الخاص بالمشروع مع وضع السوق 

و تكون في ما يقارب 3صفحات بحيث تشمل:

– تحديد السوق المستهدف و حجمه.
– القدرة التنافسية للمشروع داخل سوق العمل.
– تحديات دخول سوق العمل.

عناصر خطة التسويق

و تكون في 4 صفحات تشمل :

– استراتيجيات التسويق بالسوق المستهدف .
يعتبر التسويق الإلكتروني واحدًا من أهم الأسواق في الوقت الحالي.
– نسبة المبيعات المتوقعة.

شرح لخطة التشغيل

و تكون في صفحتين بحيث تشمل:

– خطوات الإنتاج بنوع من التفصيل.
– طرق النقل .
– القيمة المضافة.
– نطاق التشغيل.
– التقنيات المستخدمة في المشروع.

خطة تطوير المشروع 

و تكون في صفحتين و تشمل:

استراتيجيات التطوير على المدى القصير.

مبادئ الإدارة

و تكون في 3 صفحات و تشمل:

– هيكل الشركة التنظيمي.
– فريق إدارة الشركة .
– الملاك و نسبة كل فرد منهم.

مصادر التمويل

و تكون في صفحة واحدة بحيث تشمل :

– توقعات الربح المادي.
– نقطة التعادل.
– المخاطر المالية وطرق لتفاديها.

عند إعداد خطة عمل لأي مشروع، يجب مراعاة الأسباب والمقومات التي قد تؤدي إلى النجاح أو الفشل، لأن كل خطة قد تحتمل النجاح أو الفشل، ويتعين الوصول بنجاح إلى الهدف الرئيسي للمشروع  .

مقومات نجاح خطة عمل المشاريع

– تحديد الهدف الرئيسي للمشروع.
تتضمن خطة المشروع تحديد المساهمين وأصحاب الأدوار المؤثرة فيها.
إشراك معظم الكوادر في أدوار ضمن وضع خطة العمل.
– الإلمام بمحددات المشروع والمقومات المادية.
يتمثل الهدف في البحث عن المشاكل المحتملة وتقديم حلول مسبقة لها.
– تقديم بدائل مقترحة .
تحديد خطوات واضحة ومنظمة لخطة العمل.
• إعداد جدول زمني واضح ومفصل لتنفيذ خطة عمل المشروع.
يعتبر التسويق الجيد من أهم عوامل نجاح الخطة التنفيذية لأي مشروع.