كيفية عمل هيكل تنظيمي لشركة

يترتب على نجاح أي مؤسسة أو شركة وجود هيكل تنظيمي أو نظام مؤسسي يحكم سير العمل فيها، وعادة ما يتألف الهيكل التنظيمي من الأنشطة والمهام التي يتم توزيعها بين العاملين في المؤسسة والمسؤولين عن تنفيذها، ويشمل أيضا مديري التنسيق والإشراف. غالبا ما يكون الهدف من الهيكل التنظيمي تحقيق أهداف المؤسسة أو الشركة، ويمكن تنظيم أي منظمة أو مؤسسة بأساليب وأشكال مختلفة وفقا لأهدافها، حيث يحدد الهيكل التنظيمي طريقة عملها ونتائجها.

أهمية الهيكل التنظيمي

1 – يحدد الهيكل التنظيمي مهام ومسؤوليات الوظائف، ويحدد العمليات التي يجب تنفيذها من قبل الجهات المختلفة مثل الفروع أو مجموعات العمل.

يوفر الأساس الذي يتحكم في العمليات القياسية والروتينية.

يحدد ويحصر المسؤولية عن صنع القرار في كل إجراء.

يكشف وجود هيكل تنظيمي غير متوافق مع الحقائق عن ضعف الأداء.

يؤدي تكيف الهيكل التنظيمي مع متطلبات العمل إلى تحسين نسبة الكفاءة بين المدخلات والمخرجات وتحقيق نتائج أفضل.

 العلاقات الوظيفية في الهيكل التنظيمي

تحدد الهياكل التنظيمية العلاقات بين جميع الموظفين، حيث تشمل علاقات عمودية بين القيادات العليا والمرؤوسين، وعلاقات أفقية بين الموظفين في نفس المستوى.

تحدد المسؤوليات الوظيفية بناءً على التسلسل الوظيفي، وتأخذ العديد من الأشكال مثل: المصفوفة الهيكلية أو الشكل الهرمي، وفي الأخير، تتوسع السلطة والمسؤولية بحسب المستوى الوظيفي.

تتوفر لكل وظيفة حقوق وواجبات وامتيازات محددة، وتحدد سلوك الموظف الملتزم بهذا الدور بشكل رسمي.

تُقسم الأنشطة المحددة للمؤسسة على الأشخاص، حيث يتحمل كل منهم مسؤولية عمله ووظيفته.

استخدام تحليل الوظائف يؤدي إلى توظيف الموارد البشرية في المناصب المناسبة لهم وفقا للإستراتيجية التي تهدف إلى تحقيق أهداف المؤسسة.

المخططات الهيكلية

غالبًا ما يُستخدم الرسم البياني المعروف باسم المخطط الهيكلي لتمثيل الهيكلية التنظيمية للشركات، ويوضح الرسم العلاقة التنظيمية بين الموظفين داخل الشركة أو المؤسسة. وهناك العديد من التصاميم المختلفة لهذه المخططات الهيكلية

في الرسم الهرمي، يتم تمثيل الترتيب بين الرئيس والمرؤوسين.

الرسم المصفوفي هو نوع من الرسم يظهر العلاقات بين أقسام مختلفة في المؤسسة، حيث يمثل العلاقات الأفقية والرأسية.

الرسم المستوي أو الأفقي، ويستخدم في الشركات الصغيرة.

أنواع الهياكل التنظيمية 

1 – هيكل ما قبل البيروقراطية

يعد النمط المركزي الأكثر شيوعًا في المنظمات الصغيرة، حيث يستخدم في القيام بالمهام البسيطة، ويتم التواصل بشكل فردي، ويتم تحديد جميع القرارات الرئيسية من قبل الرئيس الاستراتيجي.

 تسمح هذه الإجراءات للمؤسس بالسيطرة على نمو العمل وتطويره.

يتم الاعتماد عادةً على الهيكل الذي يتحكم فيه أو السيطرة التقليدية الكاريزمية.

2- الهيكل البيروقراطي

 يعتمد الهيكل البيروقراطي على الدقة والسرعة والغموض، والتبعية الصارمة، والحد من الاحتكاك والمواد والتكاليف الشخصية، وتزداد فعالية هذه العوامل عندما تكون النظم البيروقراطية خالية تماماً من أي تعقيدات.

 يلائم الهيكل البيروقراطي المنظمات الكبيرة والمعقدة.

يتسم هذا الهيكل بثلاثة خصائص هي  

تحديد واضح للأدوار والمسؤوليات.

بنية هرمية.

احترام الجدارة.

3- هيكل ما بعد البيروقراطي

يعتمد هذا النظام على الحوار واتخاذ القرارات بالإجماع بدلاً من السلطة الفوقية المفروضة من القيادة، حيث يتعامل مع الشركة على أنها شبكة وليس تسلسل هرمي.

يتم استخدام هذا الهيكل في التعاونيات والمنظمات غير الربحية أو منظمات المجتمع المدني، حيث تشجع هذه الأنظمة على مشاركة الجميع وتمكينهم في عملية اتخاذ القرار.

4- هيكل وظيفي

يقوم الموظفون في الأقسام الوظيفية بأداء مهام متخصصة متعددة.

يؤدي استخدام هذا الهيكل إلى تحقيق كفاءة تشغيلية عالية ضمن المجموعة.

يتناسب هذا الهيكل مع المؤسسات المنتجة للسلع والخدمات بكميات كبيرة وبتكلفة منخفضة.

5- هيكل تشعبي

يستند هذا الهيكل على هياكل فرعية مختلفة حيث تقوم المؤسسة بتشكيل فروع لكل وظيفة تحتاجها لأداء عملها.

تحتوي كل فرع على جميع الموارد اللازمة لأداء وظيفته، وتصنف الفروع بناء على الجغرافيا أو المنتج أو الخدمة التي يقدمونها، ويمكن أن يكون لكل فرع قسم خاص به للمبيعات والتسويق.