كيفية إدارة فريق عن بعد .. النقاط الأساسية للنجاح

النقاط الأساسية لنجاح في إدارة فريق عن بُعد

تتيح أدوات الاتصال الحالية إنشاء مؤسسات جديدة مع متعاونين لا يعملون بالضرورة في نفس الموقع أو حتى في المنزل، ولكن يجب معرفة كيفية التعامل مع الفريق بعد الاتصال بهم، وفيما يلي النقاط الأساسية لإدارة فريق عن بعد:

• المتابعة

من الضروري فهم أن كلما كان فريقك أبعد، كان من الضروري بناء علاقة قوية بين أفراده، وتتطلب إدارة الفريق استثمارًا كبيرًا في الاتصال والمتابعة والتواجد.

من الضروري عدم الإفراط في تحويل هذه العلاقة إلى عدم الثقة، حيث تعد الثقة عنصرًا أساسيًا في هذا النوع من العلاقات، ويجب أن يكون الموظفون قادرين على الاعتماد عليك كمدير، وبالمثل يجب أن تكون قادرًا على الاعتماد عليهم. هذا يعد شرطًا أساسيًا قبل إنشاء أي منظمة من هذا النوع.

• العمل الجماعي

يجب أن تتعاون المجموعة معًا لتحقيق نتيجة متوافقة مع الأهداف الجماعية، ولذلك يمتلك المدير العديد من الأدوات التي يمكنه استخدامها، وتشمل ذلك:

-المكالمة الجماعية: للتبادلات اللفظية الفورية. 

-الشبكات الاجتماعية الداخلية: فتح مساحة اتصال دائمة مخصصة للتبادلات داخل الفريق، يعد عاملاً حقيقيًا لتحقيق التقدم وتنظيم التفاعلات اليومية والطبيعية.

• تنمية روح الفريق

الأهداف الجماعية هي أساس لتدريب الفريق ككل في نفس الاتجاه، ومن المهم جدا اختيار هذه الأهداف بعناية والتمسك بها جميعا، ومع مرور الوقت، تصبح هذه الأهداف المشتركة أكثر أهمية لتحويل مجموعة الأفراد إلى فريق حقيقي بعيدا عن الإدارة الفردية، والتحدي هو إعادة تهيئة الظروف لتلبية متطلبات الفريق المتواجد في نفس الموقع، ويعد الشبكة الاجتماعية للشركة أداة ممتازة لتعزيز روح الفريق، ومن المستحسن تنظيم اجتماعات جسدية منتظمة لتعزيز التواصل والتفاعل بين الأفراد

نصائح لإدارة الفريق عن بعد

• استخدم الأدوات لتحسين الاتصال

يمكن للاعتماد على أدوات العمل عن بعد لإدارة فريقك البعيد تعزيز التواصل بينك وبين موظفيك لتحسين العمل،

• تحفيز المحادثات اليومية

من الضروري تسجيل الوصول مع فريقك البعيد، كما يتطلب إدارة فريق بعيد علاقة بناءةمع الأشخاص الذين تعمل معهم.

 يجب التأكد من أن الموظفين يشعرون بالراحة والثقة عند الحديث عن أي مشكلات يمكن أن تظهر، وأن مخاوفهم قد تم تخفيفها بعد الحديث.

• إدارة التوقعات على كلا الجانبين

يعد وضع نفسك مكان موظفيك طريقة فعالة لإدارة توقعاتك، حيث يمكنك الحصول على فكرة واقعية عما يمكن أن تتوقعه من فريقك البعيد ومتى يمكنك توقع ذلك.

يجب عليك أيضًا وضع نفسك مسؤولًا، حيث إن لدى موظفيك توقعاتهم الخاصة بالكيفية التي يجب أن تدير بها فريقًا بعيدًا، وستحرص على تلبية هذه التوقعات.

• خلق ثقافة النتائج والمساءلة

بعد بناء التوقعات، يتم إدارتها من خلال تحديد معايير لفريقك، ويتم إعداد نظام يجعل المشاركين مسؤولين دائما عن تلك المعايير 

أمثلة على المعايير ذات الصلة هي التسليمات، أي النتائج المطلوبة من المشروع ونطاق المشروع الذي يتعلق بتحديد الأهداف

• وضع أهداف واضحة ومباشرة

تحديد الأهداف بشكل صحيح هو المفتاح لتحقيق النجاح في مكان العمل، ووفقا لدراسة عام 2015، فإن الأشخاص الذين كتبوا أهدافهم على ورق كانوا أكثر نجاحا بنسبة 33٪ من الأشخاص الذين لم يفعلوا ذلك

تؤثر الأهداف القوية والمحددة بشكل كبير على النمو التجاري.

• تعزيز التفاعلات الاجتماعية

يعد تطوير علاقات مع زملاء العمل والموظفين الآخرين على المستوى الاجتماعي جزءًاهامًا من تطوير العلاقات في مجال العمل، ويشمل ذلك الارتباط بزملاء العمل والموظفين الآخرين بشكل اجتماعي وفي سياق مكان العمل.

يمكنك تنظيم تجمعات وأنشطة هادئة لبناء الفريق مثل الألعاب الجماعية عبر الإنترنت، فالتعاون بهذه الطريقة يعزز المشاركة بينك وبين الموظفين.

• قدم لفرقك طرقًا لتجنب  التشتت

بمساعدة إدارة الفرق البعيدة، يمكن للمدير أن يصبح مدير مهام أيضًا، ويقدم النصائح لفريقه البعيد للمساعدة في زيادة كفاءتهم وتقليل التشتت، على الرغم من أن هناك حدًا لعدد فترات الراحة التي يمكن أن يأخذها الفريق.

تحديات إدارة الفريق عن بعد

على الرغم من أن معظم الأشخاص يفضلون العمل من المنزل، إلا أن إدارة الفرق البعيدة لا تزال تواجه بعض التحديات، مثل:

• الاتصالات

تُعد الاتصالات أكبر تحدي عند إدارة فريق عن بعد، فكيف يمكن التواصل مع شخص يبعد عنك مئات الأميال؟ بالفعل، يعاني الكثيرون في نفس الغرفة من صعوبة في فهم بعضهم البعض، فما بالك بالتواصل مع أشخاص بعيدين عنك في العمل؟ 

على الرغم من وجود التكنولوجيا التي تسمح لنا بالتواصل على الفور، فإن قلة التفاعلات الوجهية يمكن أن تؤثر سلبا على الفريق، ويتضح سوء الفهم في كثير من الأحيان في التواصل عبر الإنترنت، وليس في الحوار الشخصي

يعتمد العمل الجماعي بشكل كبير على التعاون، مما يعنيأن التواصل المستمر هو الأساس الذي يؤدي إلى نجاح المشروع.

• تدريب المواظفين

يمكن أن يكون تعيين مطورين جدد للعمل في مشروع معين عملية صعبة وطويلة، وعند إدارة فريق عن بعد، قد يصعب على أعضاء الفريق تعلم إجراءات جديدة بسبب عدم قدرتهم على رؤية العمليات الهامة وتعلمها بشكل شخصي 

عادة ما يحتاج التعرف على ممارسات الشركة إلى بعض الوقت والإرشاد، ولا يكفي الاعتماد فقط على رسائل البريد الإلكتروني أو المكالمات الهاتفية عند الحاجة لتعيين موظفين جدد 

غالبًا ما يواجه الموظفون الجدد العديد من الأسئلة التي يحتاجون إلى إجاباتها، وفي الوقت الحالي، لا يُعتبر الاتصال الرقمي خيارًا مثاليًا لعملية التدريب.

يجب وضع في الاعتبار إعداد وثائق وإرشادات مفصلة لتحويل أكبر قدر ممكن من المعلومات إلى الموظفين الجدد 

• ترسيخ ثقافة الشركة

يعتبر امتلاك ثقافة راسخة ميزة لا جدال فيها في مجال الأعمال؛ فعندما يؤمن الناس بما يفعلونه ويشعرون بالاتحاد حول قضية مشتركة، فإن ذلك يؤدي إلى زيادة الأداء.

يمكن أن يصبح إنشاء ثقافة الشركة والحفاظ عليها أمرًا صعبًا بعض الشيء بالنسبة للشركات التي لديها موظفين عن بعد 

في حالة عدم توفر الموارد المادية، قد يواجه الإداريون صعوبة في توصيل أفكار الشركة إلى الفرق البعيدة، مما يؤدي إلى انخفاض كبير في التحفيز والزخم بين الموظفين العاملين عن بعد.

يشعر المحترفون النشطون في حياة الشركة بالتقدير والاحترام الذي يحول طريقة تفكيرهم من “العمل في الشركة” إلى “أن يكونوا جزءًا من شيء أكبر.

يبذل جهدا لجمع الفرق البعيدة معا من خلال الأنشطة والأحداث الجماعية.  

• انخفاض الإشراف

يمكن أن تتضمن التفاعلات وجهًا لوجه بين المديرين والموظفين في مساحة مكتبية، وفي هذه التفاعلات يتم إجراء فحوصات يومية وتبادل مستمر بينهم.

إذا كنت ترغب في إدارة فريق بعيد، يجب عليك التأكد من توفير المساحة التي يحتاجها أعضاء الفريق للقيام بعملهم بفعالية، وعن طريق ذلك يجب أن تثق بأن موظفيك يعملون بجدية وتفان مماثلين للمراقبة المباشرة

غالبًا ما يشعر أولئك الذين يديرون الفرق العاملة عن بعد بالمخاوف، ومع ذلك، تشير الأدلة في الواقع إلى أن العاملين عن بعد قد يكونون أكثر إنتاجية من نظرائهم.

• المزيد من الاغتراب

كلما كان الاتصال أقل، كلما كانت العزلة الاجتماعية أكثر، ولم يسمع أحد في العالم البعيد عن مثل هذه الأمور

يستخدم العديد من الأشخاص العمل كمنصة للتواصل الاجتماعي والتفاعل مع الآخرين. ولكن هذا لا يعني أنهم غير قادرين على تكوين صداقات خارج العمل. إدارة الفرق البعيدة يجب ألا تقتصر على الأداء التنفيذي فحسب، بل يجب أن تساعد في بناء العلاقات الاجتماعية

• المزيد من الإلهاءات

بسبب مساحة مكان العمل في المنزل، يعاني العديد من العمال العاملين عن بُعد من صعوبة في تحقيق التوازن بين حياتهم الشخصية والمهنية، وقد يستغل الآباء والأمهات الذين لديهم أطفال صغار العمل عن بُعد كفرصة للعناية بأطفالهم في المنزل.

يجب على الأشخاص الذين يسعون لإدارة فرق عمل بعيدة التبعد توعية موظفيهم بأهمية توفير رعاية للأطفال وتوفير مساحة عمل مناسبة لزيادة إنتاجيتهم.

في سيناريوهات أخرى، قد يشعر الموظفون العاملون عن بُعد بالملل، ويفتقرون للتفاعل الاجتماعي، ولذلك قد يبحثون عن مصادر تشتيت أخرى لتخفيف الملل، ومن بين هذه المصادر يمكن أن يشمل التمرير عبر وسائل التواصل الاجتماعي أو مشاهدة التلفزيون خارج فترات الراحة.