تعريف القواعد
القواعد هي مجموعة من التعليمات واللوائح والمبادئ التوجيهية للسلوك القياسي داخل المنظمة، وتحدد الأعمال التي يتعين القيام بها أو عدم القيام بها، وتصدر بشكل أوامر وتحذيرات ومحظورات ومعايير، وذلك للحفاظ على الانضباط أو لتوحيد أو تقييد سلوك الفرد والجماعة
يتم وصف السلوك المقبول الحد الأدنى بمساعدة القواعد والتعليمات، بشأن السلوك المتوقع، وهذه القواعد قابلة للتطبيق على الجميع، أي أنها تنطبق على الجميع، بغض النظر عن مستوى الإدارة التي ينتمي إليها الفرد، على سبيل المثال في مؤسسة تعليمية، هناك قاعدة تنص على أن `استخدام الهاتف المحمول محظور خلال ساعات العمل`. الآن، يجب على الجميع اتباع هذه القاعدة، بغض النظر عما إذا كان الشخص ينتمي إلى إدارة عليا أو إدارة منخفضة، إنها دقيقة وواضحة بحيث يمكن للموظفين فهمها بسهولة دون أي لبس أو فوضى، وتقلل من الحاجة إلى الإشراف الدقيق حيث إن القواعد معروفة للجميع، ويستطيع المديرون بسهولة التنبؤ بما سيفعله المرؤوسون في موقف محدد
تتطلب القواعد الانضباط، وبالتالي، أي شخص لا يلتزم بقواعد الشركة سيتعرض للعقوبة أو التأديب، وتتخذ الشركة إجراءات صارمة ضد الأشخاص الذين ينتهكون القواعد أو يخالفونها، ولا يوجد مجال للتفاوض فيما يتعلق بالقواعد، لذلك يجب اتباعها بشكل صارم، وقد يكون هناك استثناءات من هذه القاعدة في ظروف محددة فقط، وهي أيضا محدودة.
أمثلة على القواعد
- يجب على جميع الموظفين ارتداء ملابس رسمية في المكتب خلال جميع أيام العمل، باستثناء أيام الأربعاء.
- يمنع الموظفين من استخدام الإنترنت لأي غرض آخر غير العمل (مثل الأخبار والترفيه ووسائل التواصل الاجتماعي والألعاب، إلخ).
- لا يجوز استخدام الأدوات والمعدات المكتبية والقرطاسية للاستخدام الشخصي.
- منع التدخين تمامًا خلال ساعات العمل.
تعريف السياسات
تُعرف السياسات على أنها البيانات الأساسية التي تُستخدم لتوجيه التفكير وتوجيه جهود المديرين نحو تحقيق الأهداف. ببساطة، فهي الاستجابة المعتادة لمشكلة محددة، والتي تحدد الطريقة تعامل المنظمة مع هذه القضية في حالات مختلفة.
تتم صياغة السياسات لكل مستوى من مستويات الإدارة، حيث يتم اتخاذ القرارات المناسبة لمواجهة المشكلات المتكررة، وذلك لتجنب التحليل الزائد والحلول الغير مجدية، كما توفر السياسات بنية متكاملة لاتخاذ القرارات الإدارية وتحقيق الأهداف المنشودة
وتعتبر الساسيات دليلا شاملا يوفر فرصة للحكم الإداري وتقديرا جيدا، وهو متاح لجميع الإدارات والمستويات والشرائح والوحدات في المنظمة. وأثناء وضع سياسات المؤسسة، يجب على الإدارة العليا أن تستدعي آراء الموظفين؛ لأنهم هم الذين سيتعاملون مع هذه السياسات في الواقع. إنها تحدد القيود وتضع الخطوط التوجيهية للتقدير والحكم من قبل المديرين أثناء اتخاذ القرارات.
توفر هذه التوجيهات العامة للمديرين لمتابعة ذلك للتعامل مع المواقف بشكل مناسب ، في وقت اتخاذ القرار ومع ذلك ، يمكن أن تكون هناك انحرافات في شكل استثناءات وأيضًا في حالة المواقف غير العادية ، إنه يحدد الطريقة التي يجب أن يحاول بها المدير معالجة مسؤوليات الإدارة الروتينية.
أمثلة على السياسات
- تنص سياسة شراء الشركة على أن مدير المشتريات هو الشخص الوحيد الذي لديه سلطة شراء المواد، ويحدد بوضوح العناصر التي يمكن شراؤها والمبلغ الذي يمكن الوصول إليه.
- تتضمن سياسة خدمة العملاء للشركة التعامل مع الشكاوى فورًا في حال واجه العملاء مشاكل مع المنتج خلال شهر واحد من تاريخ الشراء
- تتبع الشركة سياسة تسعير قائمة على التكلفة لمنتجاتها وخدماتها
- تتبع الشركة سياسة توزيع خاصة تحدد فئات العملاء المستهدفة لبيع المنتجات لهم.
تعريف المعايير
عادة ما تكون المعايير عبارة عن وثائق منشورة تحدد المواصفات والإجراءات، وتضمن أن جودة المواد والمنتجات تبقى عالية ومتسقة. توفر هذه المعايير فهما واضحا لما هو مطلوب من الموظفين والطلاب وغيرهم من الأشخاص للحفاظ على الجودة، ويساعدون أيضا الأشخاص على فهم ما يتطلب منهم.
الاختلافات الرئيسية بين القواعد والسياسات
تقدم النقاط التالية نظرة واضحة وعميقة على الاختلافات بين القواعد والسياسات:
- تعد القواعد في الأساس قائمة بالإجراءات التي يجب اتباعها والتي تهدف إلى الحفاظ على التوحيد في المعاملات وسلوك الموظفين، في حين تضع السياسات التوجيهات الثابتة للإجراءات التنفيذية فيما يتعلق بالمشكلات الإدارية المتكررة في الإدارة.
- تأتي القواعد على شكل أوامر أو تعليمات أو قواعد يجب الامتثال لها، بينما تحدد السياسات الإطار الذي يمكن من خلاله اتخاذ القرارات التنفيذية.
- تحدد القواعد ما يجب على الموظفين القيام به وما لا يجب عليهم فعله، بينما تحدد السياسات ما يجب القيام به في ظروف مختلفة.
- تستمد السياسات من أهداف العمل، أي يتم وضع السياسات مع مراعاة أهداف المنظمة، وبالمقابل تستند القواعد إلى السياسات والإجراءات.
- في حالة الجمود، تصبح القواعد أكثر صرامة من السياسات، حيث لا يوجد مساحة للتفكير واتخاذ القرار في حالة وجود قاعدة، ولكن يمكن التفكير واتخاذ القرار في حدود محددة في حالة السياسات.
- بينما تشير القواعد إلى بيانات محددة تحدد تصرفات أو عدم تصرفات الموظفين، السياسات هي بيانات عامة توجه عملية صنع القرار من قبل المديرين بشكل عام، وتحدد الحلول الجاهزة للمشاكل التي يواجهونها بشكل يومي
- تتم إنشاء قواعد لتنظيم السلوك وضمان الامتثال، للحفاظ على الانضباط في المنظمة، بينما يتم صياغة السياسات من قبل الإدارة لتوجيه عملية صنع القرار، وضمان التوحيد والاتساق.
الفرق بين القواعد والمعايير
- تعد القواعد إرشادات تهدف إلى توجيه الإجراءات والسلوكيات والأفعال للأشخاص الذين يعملون في موقف أو بيئة معينة.
- تعد المعايير وثائق مكتوبة تهدف إلى الحفاظ على الجودة العالية والاتساق للمواد والمنتجات، ورغم ذلك فإنها تنطبق أيضًا على التعلم والمفاهيم المجردة الأخرى.
- يضع الأشخاص معايير عالية لأنفسهم ويشعرون بالخيبة عندما لا يتمكنون من الحفاظ عليها.
- القواعد هي قواعد مهمة ومؤسسة ومن المفترض اتباعها بدقة للحفاظ على معيار محدد.