طريقة كتابة تقرير عمل
يحتاج أصحاب العمل إلى وسيلة تواصل دائمة مع العاملين لديهم لمعرفة آرائهم ومقترحاتهم وصعوباتهم ومشاكلهم، ولتحسين ظروف العمل وتحقيق الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة. وتعد تقارير العمل وسيلة فعالة لذلك .
تعريف تقرير العمل
تقرير العمل هو عرض واضح للبيانات والحقائق المتعلقة بمشكلة أو موضوع معين أو ظرف طارئ .
هذا العرض يحتوي على تحليل منطقي واقتراحات خاصة وتوصيات محددة، بالإضافة إلى توجيهات تتناسب مع نتائج التحليل. يمكن أن تكون التقارير العمل مكتوبة أو محررة أو شفهية أو لفظية، ويتم استخدام الأدوات المناسبة لتوضيحها وتحقيق الهدف المطلوب بشكل فعال. تعد التقارير مصدرا أساسيا للمعلومات التي يمكن الرجوع إليها في أي وقت، وتشكل الأساس لاتخاذ القرارات الهامة في الشركة. وبالتالي، فهي وسيلة مساعدة لفهم الحقائق والتعرف على وضع الشركة في ظروف معينة بشكل أفضل من غيرها .
بالتالي، يمكن القول إن التقارير هي أحد أساليب تبادل المعلومات داخل الشركة، وتلعب دورا مهما في تبادل المعلومات والبيانات بين الإدارات والأقسام داخل المنظمة الواحدة، أو بين الشركات والجهات والمنظمات الأخرى.
كيفية كتابة تقرير العمل
الخطوة الأولى في كتابة تقرير العمل هي تحديد الهدف من كتابة التقرير .
يتم تحديد متلقي التقرير وطبيعة المعلومات التي يتم إضافتها وكيفية إضافتها بطريقة تساعد على تحقيق الهدف المرجو من التقرير.
يتضمن كتابة تقرير فعال مراجعة الأفكار التي تم ذكرها في التقرير، واستخراج الأفكار الرئيسية منها، وترتيبها بتسلسل منطقي.
عند كتابة المحتوى المراد عرضه في التقرير، يجب مراعاة عدة أمور، مثل عدم خروج المحتوى عن هدف التقرير، وضرورة أن تكون الأجزاء متماسكة والأفكار منظمة ومدعومة بالحقائق والثوابت التي يستهدفها التقرير .
يعد الهيكل البنائي للتقرير وصفًا مختصرًا لمحتوى التقرير بطريقة مرتبة ومنطقية، ويأخذ في الاعتبار توازن وتناسق وتدرج المحتويات بطريقة منطقية، وذلك لتمكين المتلقي من فهم المحتوى المعروض في التقرير بشكل أفضل وأسرع، كما يساعد على صياغة الموضوع بشكل منطقي ومرتب .
المرحلة الأخيرة هي المراجعة والتدقيق، ومن الأفضل أن يتولاها شخص متخصص وليس كاتب التقرير. يتم التركيز فيها على مراجعة الجمل والتأكد من سلامتها لغويا، ومراعاة علامات الترقيم، ومواضع النقاط والفواصل وما إلى ذلك، بالإضافة إلى مراعاة توافق الأزمنة المستخدمة في الجملة الواحدة ووضوح مقاطعها.
ينبغي أن يحتوي كل مقطع على فكرة واحدة أساسية، ويجب ترتيبها بأسلوب سلس ومنظم باستخدام وسائل الربط اللغوية المناسبة.
هناك بعض المعايير التي يجب مراعاتها عند كتابة التقرير، لأن كتابة التقرير تعد واحدة من أصعب عمليات الكتابة، ومن أهم هذه المعايير الفقرات والمفاهيم المتعارف عليها دوليا، ويجب أخذها في الاعتبار .
عناصر تقرير العمل
يتكوّن تقرير العمل من كل ممّا يأتي :
صفحة العنوان : هي الصفحات الأولى في التقرير الضخم، وتساعد على الحصول على المعلومات الأساسية الموجودة في التقرير.
تشمل هذه الصفحة كل من المعلومات : يتضمن عنوان التقرير واسم كاتبه ووظيفته واسم الجهة المانحة للتقرير وتاريخ إصداره.
لا تتضمن التقارير القصيرة للعمل هذه الصفحة، حيث يتم ذكر هذه المعلومات أعلى الصفحة الأولى
المُلخّص : يتضمن هذا الرقم عناوين رئيسية لمحتوى تقرير ما، ويتميز الملخص بأهميتين: الأولى هي إخبار الشخص المعني بالتقرير إذا كان يحتاج إلى قراءة التقرير أم لا.
أن يتعرّف الشخص الموجه له التقرير المعلومات الأساسية في التقرير، مثل: يساعد هذا المعلومات على فهم محتوى التبرير بالكامل، والقرارات والتوصيات والنتائج .
يتم كتابة الملخص في صفحة العنوان إذا كان التقرير قصيرًا، وإذا كان التقرير طويلًا يتم كتابة الملخص في صفحة منفصلة بعد صفحة العنوان، أو قبل المقدمة مباشرة، أو بعد الجداول والقوائم. .
جدول المحتويات : الجدول المحتويات يعرف بالفهرس ويتضمن عدد الصفحات لكل قسم، بدءا من الصفحات الأولى وصفحة النهاية، ويحتوي على أسماء كل فصل أو قسم، سواء كان فرعيا أو رئيسيا.
يستخدم جدول المحتويات في التقارير الطويلة فقط لتسهيل قراءتها، ولا حاجة لاستخدامه في التقارير القصيرة .
قائمة الجداول : هي قائمة توضيحية تحتوي على شرح الأشكال والجداول الموجودة في التقرير.
المقدمة : – تحتوي المقدمة على ثلاثة أجزاء أساسية وهي: حدود التقرير، موضوع التقرير، الهدف من التقرير.
من الممكن أن تحتوي المقدمة على شرح بسيط لأقسام التقرير المختلفة، ولكنها لا تحتوي على تفاصيل الموضوع أو النتائج .
تتناسب المقدمة طرديًا مع حجم التقرير، فإذا كان التقرير طويلًا ويحتوي على عدة صفحات، تكون المقدمة طويلة وتصل إلى عدة صفحات، أما إذا كان التقرير قصيرًا فإن المقدمة لا تتجاوز بضعة أسطر.
متن التقرير : التقرير يتكون من عدة أقسام وفصول، ويشمل كل فصل شرحا مفصلا لفكرة معينة
الاستنتاجات والتوصيات : الاستنتاجات هي الجزء الذي يجيب عن جميع التساؤلات داخل التقرير، وتتم استخلاصها من إجراءات العمل نفسها.
التوصيات : تعتبر هذه الاقتراحات التي ينصح بها التقرير استنادا إلى الحقائق المقدمة في التقرير أو كحلول للمشاكل المطروحة في التقرير .