طريقة تنظيم المعارض والمؤتمرات

تلجأ العديد من الجهات إلى تنظيم المعارض والمؤتمرات لتنفيذ الأنشطة التي تستهدف الجماهير، لأنها تعتبر واحدة من الوسائل الأكثر فعالية لنشر الرسائل والمعلومات المحددة أو إعلان المنتجات، وبعضها ينظم لتبادل الأفكار وتكوين علاقات مميزة وتفاعل مباشر بين الجهات المنظمة والجمهور.

استراتيجية تنظيم المعارض والمؤتمرات

عند التفكير في تنظيم المعارض والمؤتمرات، يجب أن تتضمن استراتيجيات محددة لضمان نجاحها، وتشمل هذه الاستراتيجيات على سبيل المثال لا الحصر:

يتضمن تجميع المعلومات والقضايا التي سيتم مناقشتها خلال المعرض أو المؤتمر
– اختيار الموقع والمكان المناسب

– تحديد الهدف والجمهور المستهدف
– تنظيم جيد للمشاركة خلال المعارض أو المؤتمرات

تأكد من تنظيم الجدول الزمني للمعارض أو المؤتمرات
التواصل مع وسائل الإعلام التي ستغطي الحدث

يمكن تنظيم أنشطة ترفيهية أو احتفالية داخل المعرض أو المؤتمر
يجب الحرص على توزيع عدد من الهدايا أو المطبوعات التذكارية
يتم إجراء استطلاع للرأي لمعرفة أهم الإيجابيات والسلبيات حول المعرض أو المؤتمر

خطوات تنظيم المعارض والمؤتمرات

تحديد جدول الأعمال

يجب وضع جدول زمني للمعرض أو المؤتمر وتحديد عدد الساعات التي سيستمر بها، مع تحديد موعد بدءه وانتهائه

العمل على جدولة وقت المتحدثين الرسميين
إقامة ورش عمل مكونة من مجموعات صغيرة

يتم وضع خطة لتزويد المشاركين في المؤتمر أو المعرض بوجبات كاملة أو خفيفة
يُمكن عقد جولة سياحية أو حفل عشاء بعد الانتهاء من جدول أعمال المؤتمر أو المعرض.

حساب ميزانية المعارض والمؤتمرات

تتطلب إقامة المعارض والمؤتمرات العديد من المصاريف، لذلك يجب اتباع العديد من الحسابات لتحديد ميزانية إقامتها، ومن بينها:
يتضمّن تحديد التكاليف المتغيرة مثل عدد المندوبين والتكاليف الثابتة مثل المكان
يتم تحديد فئات النفقات بناءً على برنامج المؤتمر

تحديد ميزانيةالمكان والمتحدثين وفريق العمل للعملية
– تحديد تكلفة التأمين و التسويق والمشروبات والطعام مع الضرائب الحكومية
يجب مراعاة جميع مصادر الدخل المحتملة، مثل التسجيل والدعاية والإعلان.

مكان انعقاد المعارض والمؤتمرات

عند اختيار مكان انعقاد المؤتمر، يجب مراعاة عدة عوامل لتسهيل حضور عدد كبير من المشاركين، من بينها:
– عدد الأشخاص المشاركين في المؤتمر.
– توفير مكان لوقوف السيارات.

يجب اختيار مكان مناسب يوفر سبل الراحة والوسائل لجميع الحاضرين.
– توفير مكان حيوي وقريب من وسائل النقل والمطارات والفنادق.
يفضل أن يتم عقد المؤتمر في فندق يحتوي على مركز خاص للمؤتمرات، ويتميز بوجود قاعات خاصة لعقد المؤتمرات

نصائح مهمة لنجاح تنظيم المعارض والمؤتمرات

يتطلب التخطيط المبكر للمؤتمر البدء قبله بثمانية أشهر على الأقل أو أكثر
يجب حجز العديد من الأماكن والوجبات الغذائية قبل شهر من الحدث.
يتم تشكيل لجنة تتألف من ثلاثة أشخاص على الأقل، حتى تقوم هذه اللجنة باتخاذ القرارات الخاصة بمؤتمر

يتم اختيار منسق للمؤتمر ويكون هذا الشخص مسؤولًا عن جميع القرارات الأساسية.
إذا تم تنظيم المؤتمر سابقًا، يمكن اختيار منسق المؤتمر السابق أو يمكن للمنسق الجديد الاستفسار منه عن بعض المعلومات للمساعدة في تسهيل التخطيط.

تحديد الأهداف المطلوبة والتي يجب تحقيقها من هذا المؤتمر.
تتضمن خطوات تنظيم المؤتمر اختيار مدينة الاجتماع وتحديد التاريخ المناسب.
يجب تحديد اسم المؤتمر عند الإعلان عنه والبحث عن أفكار للاسم من خلال البحث عن مؤتمرات مشابهة

خطوات متبعة لتنظيم مؤتمر ناجح وفعال

تعقد اجتماعًا مع الشركاء لتحديد الهدف الرئيسي للمؤتمر.
يتم تقييم المؤتمر باستخدام نموذج إلكتروني أو ورقة تقييم للمشاركين في المؤتمر.

يجب أن يتم إجراء جولة في الموقع قبل موعد المؤتمر للتأكد من توفر تجهيزات المؤتمر وتأكد أن كل الأمور على ما يرام.
عشر خطوات هامة لتنظيم معرض ناجح وفعال

– تحديد الهدف من إقامة المعرض.
يتطلب وضع ميزانية المعرض كافة تكاليفها.

العمل على جذب الرعاة والممولين للمعرض.
يجب وضع خطة تسويقية جيدة .

يجب معرفة القوانين واللوائح التي تنظم إقامة المعرض للحصول على التصاريح المطلوبة.
– أن يتم التنسيق مع إحدى المطاعم الخمس نجوم لتقوم بتوفير الوجبات والمأكولات طوال أيام المعرض.

تحديدديكور المعرض والحرص على أن يكون بسيط ومتناسق
ينبغي الاستفادة من خدمات الفرق التطوعية التي تدعم تنظيم المعرض.

يجب إرسال الدعوات للإعلاميين والمؤسسات الصحفية لإعلام الجميع بموعد انطلاق فعاليات المعرض.
– إنشاء صفحة خاصة بالمعرض على جميع وسائل التواصل الاجتماعي وتحديثها بمعلومات وأخبار وفعاليات المعرض حتى يساعد على انتشاره ونجاحه