قواعد وشروط إقامة المؤتمرات بالمملكة

عند التفكير في إقامة إحدى الفاعليات أو المؤتمرات في المملكة يجب أولاً الإطلاع على الشروط والضوابط القانونية التي سنها القانون ووضعها لتنظيم عملية إقامة الفاعليات والمؤتمرات بها، وفي هذه السطور نتعرف على القواعد والشروط التي ينبغي الاطلاع عليها والإلتزام بها عند التنظيم لإحدى الفاعليات بالمملكة.

تتضمن القواعد التي يجب الالتزام بها عند إقامة فعاليات في المملكة ما يلي
يَجِبُ استخراجُ التراخيص اللازمة قبل إقامة أي فعاليةٍ في المملكة، ويعدُ البرنامجُ الوطني للمعارضِ والمؤتمرات هو الجهة الرسميةُ المسؤولة عن إصدارِ مثل هذه التصاريح.

يجب الالتزام بتطبيق التعاليم الإسلامية والضوابط الدينية وعدم مخالفتها بأي شكلٍ من الأشكال.

يجب الالتزام باستخدام اللغة العربية كلغة رسمية للمؤتمر أو الملتقى، وفي حال عدم الامكانية توفير ترجمة من اللغة الأجنبية التي يتم تنظيم المؤتمر بها إلى اللغة العربية.

يجب أن يكون عدد الأشخاص الحاضرين 50 على الأقل، ويمكن تجاوز هذا العدد ولكن يجب ألا يقل عن ذلك.

يجب تسمية المؤتمر باسم لائق وغير مخالف للآداب العامة أو للغة العربية، كما يمكن إضافة اسم مختصر للمؤتمر لتمييزه، ولكن يجب أن يكون الاسم فريدا للالتزام بحقوق الملكية الفكرية.

لا يمكن لجهة تنظيم مؤتمر أو فعالية الإعلان عنها قبل الحصول على الموافقة المبدئية لإقامتها من البرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات، ولكن يجوز لها البدء في الأنشطة الترويجية والدعائية بعد الحصول على هذه الموافقة.

يعتبر بيع الموافقات المبدئية لإقامة المؤتمرات غير قانوني ولا يجوز العمل به، ولكن يمكن التعاون مع بعض الشركات للحصول على الموافقات لصالح جهات معينة.

يحق لعدة فئات التقدم للحصول على موافقة البرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات، وتشمل هذه الفئات:

شركات تنظيم الفعاليات والمؤتمرات هي شركات مرخصة للقيام بهذه الأعمال.
-الجامعات الحكومية أو الأهلية.
-الغرف التجارية الصناعية.
– الجمعيات المهنية الطبية أو العلمية أو الأهلية أو التعاونية النقابات ، أو التي حصلت على تراخيص رسمية.

تقع مسؤولية تطبيق القواعد السابقة على عاتق الجهة المنظمة للمؤتمر، ولا يتحمل البرنامج الوطني أي مسؤولية مادية أو أدبية في حالة عدم الالتزام من المنظم بالشروط المذكورة سابقًا.

يجب أن لا تقل مدة المؤتمر عن 4 ساعات وأن لا تتجاوز 7 أيام كحد أقصى بالنسبة لأحداث المؤتمر.

يجب على المؤتمر أن يقام في إحدى قاعات المؤتمرات المستقلة أو داخل قاعة مؤتمرات بإحدى الجامعات أو داخل قاعات المؤتمرات في الفنادق، ولكن يجب على المنظم التأكد من حصول هذه القاعات على ترخيص من البرنامج الوطني.

يجب أن ينص العقد بين منظم الفعالية ومكان إقامتها على حصول المكان على ترخيص لإقامة الفعاليات والمؤتمرات، حيث أن إقامة المؤتمرات في جهة غير مرخصة غير قانونية.

يمكن الحصول على ترخيص استثنائي من البرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات لإقامة مؤتمر في إحدى المنشآت المؤقتة المطابقة لاشتراطات الدفاع المدني.

يجب أن يتمتع المسؤول عن تنظيم المؤتمر بالخبرة العلمية التي تؤهله لإدارة المؤتمر بنجاح.

يتعين على الجهة المنظمة للمؤتمر إعداد برنامج يستند إلى أسس علمية لتحقيق أهداف المؤتمر.

يجب الالتزام بالأدب العام وعدم الإساءة إلى أي من رموز المملكة أو القادة، وعدم تعزيز أي نعرة قبلية داخل المؤتمر.

على المنظمين للمؤتمر تسجيل بيانات المتحدثين داخل المؤتمر والتأكد من نزاهتهم الأمنية وسجلهم الأخلاقي من أي سوابق تؤثر على سمعة المؤتمر.

يجب على جميع الأطراف الراغبة في تنفيذإحدى الفعاليات الالتزام بالشروط المذكورة أعلاه لتجنب المسائلة القانونية.