اهمية و انواع التوثيق الاعلامي
تعد عملية التوثيق الحادثة في مختلف المؤسسات الإعلامية المرئية و المسموعة والمقروءة ، هي واحدة من الخطوات الرئيسية التي تتضمن الألفاظ على أبرز الوثائق التي من الممكن أن يتم الاستفادة منها في مجالات متعددة في الحياة ، و من هنا تأتي الأهمية حول التوثيق الإعلامي ، حيث أن التوثيق بشكل عام هو خطورة هامة في ذلك الشأن، حيث أن التوثيق الإعلامي يلعب دور كبير في ذلك الموضوع.
خطوات التوثيق الاعلامي
التوثيق الإعلامي يحقق جانبين مهمين للغاية، الأول هو عملية التوثيق نفسها وما تشمله من صيانة وحفظ وحماية، والثاني هو استخدام هذه المعلومات والخزائن التي تحتفظ بها في عالم الاتصالات والتواصل.
مفهوم التوثيق الإعلامي
هي عملية الحفاظ الشامل والدقيق على المنتجات الثقافية والفكرية والإعلامية، وجميع النشاطات البشرية وحتى العناصر الفردية في ظروف الحياة والإطارات المكانية المختلفة، وذلك باستخدام مجموعة متنوعة من الوثائق التي تختلف في مضموونها وأشكالها.
– أو من الممكن وصفه على أنه مجموع الخطوات العلمية الفنية والإجراءات التي تقوم باستهداف توفير وجمع المعلومات في وعاء تحدد مضمونه والحقول المعرفية الخاصة به، من خلال الحصول عليها من المصادر المعرفية المختلفة، وتخزينها وحفظها وترتيبها وتنظيمها وفهرستها وتصنيفها بهدف الإستفادة منها وقت الحاجة إلى ذلك.
أهمية التوثيق الإعلامي
وفقا للدكتور عبد الله أنيس الطباع، عندما قدم تعريفا للتوثيق الإعلامي، صرح بأنه يتضمن سلسلة من العمليات المترابطة والمتناسقة، تهدف إلى نقل المعلومات والمعرفة إلى الفئات التي تحتاج إلى معرفة متخصصة، وتسهيل البحث عنها والحصول عليها وحفظها وتخزينها.
أساليب التوثيق الإعلامي
وسائل الحصول على المعلومات وإنشاء المجموعات وتنظيم المعلومات وتحليلها، ومن أهم أساليب التوثيق الإعلامي أنه يتميز بخاصية هامة جدا وهي خاصية العمق في تحليل المعلومات واستيعابها وشمولها للمصادر المتعددة المختلفة، مما يؤدي بدوره إلى استفادة جميع المختصين والباحثين والمهتمين من هذه المعلومات والأمور المتعلقة بها.
وظائف وأهداف مراكز التوثيق الإعلامي
– إمكانية تنظيم مراكز الإعلام والتوثيق.
تعرّف على جميع التقنيات المتعلقة بجمع المعلومات.
يتطلب الإلمام بجميع تقنيات فهرسة الكتب والمراجع.
– القدرة على تسخير الوسائل التكنولوجية الحديثة في خدمة الإعلام والتواصل في المجال الخاص بالتوثيق.
استخدام المعلومات والأفكار التي تريد توثيقها يمكن أن يكون مفيدًا.
يتم تقديم الخدمات المتعلقة بتلك الأفكار والتي تساعد على سهولة استخدامها.
يجب أن تكون الأفكار والمعلومات التي ترغب في توثيقها شاملة.
أن تكون سريعًا في الاستخدام على الرغم من كثافة الأفكار الجديدة والصغيرة وزيادة تدفقها.
– حيث أن استخدام المعلومات الصغيرة والأفكار الحديثة وتخصيصهم على الأشخاص المتخصصين في مجال التوثيق الإعلامي، في نفس الوقت الذي تختلف فيه المكتبات باهتمامها بتلك الأفكار جميها، وأنها لا تقتصر على مجرد المتخصصين بل تسعى لتشمل المهتمين والباحثين أيضا.
أنواع التوثيق الإعلامي
النوع التقليدي اليدوي يتم بواسطة العاملين ويتضمن الاختيار والقص والتثبيت والتصنيف وإنشاء الفهارس والحفظ.
– النوع الميكروفيلمي والذي يتم باستخدام الأفلام الشفافة والمعروفة بالمصغرات الفيلمية ، ويتم حفظه من خلال الاختيار، ثم التصوير، ثم التصنيف، ثم إنشاء الفهارس، ثم المعالجة، وأخيرا الحفظ.
النوع الآلي يعتمد على استخدام الحواسيب الآلية لحفظ المعلومات، حيث يتم اختيار المعلومات ومعالجتها وتصنيفها وإنشاء الفهارس وحفظها.
أهداف مركز المعلومات
ينبغي اقتناء واختبارالمصادر المتخصصة في المجالات التي تخدم المؤسسة وتحتوي على المعلومات المطلوبة.
ينبغي تحليل وتنظيم هذه المواد من أجل تقديم خدمة أفضل للأشخاص المستفيدين.
الرد على الاستفسارات والأسئلة من خلال مركز المعلومات.
تتضمن الخدمات التي يتم تقديمها خصوصًا خدمات الإحاطة الجارية والمعلوماتية.
– مراجعة المواد المرغوب في نشرها.
وظائف مركز المعلومات
يتم تدخل مركز المعلومات لتحويل جميع المواد المنشورة من قبل الصحف ووسائل الإعلام المختلفة إلى مفاهيم يمكن فهمها من قبل جميع شرائح الجمهور، بغض النظر عن مستوى الثقافة الذي يتمتعون به.
يساعد مركز المعلومات في تقديم الأخبار بشكل مستمر.
يساعد مركز المعلومات في حماية المؤسسات الإعلامية من وقوع أخطاء قد تؤدي إلى خسائر أدبية ومادية.
يعد مركز المعلومات مرجعًا للكشافات لمتابعة الأحداث المقبلة.
– يقدم مركز المعلومات البيانات الشخصية لأقسام التوزيع.
يدعم مركز المعلومات القسم المخصص للملاحق الصحفية والحملات.
يحافظ مركز المعلومات على المواد الهامة مثل الكليشيهات والصور والأفلام الصادرة والمكر والخرائط والميكروكارد.
يساهم مركز المعلومات في تمكين الأعمال الإعلامية من قياس الكفاءة الخاصة بها.
المهام التي يقوم بها الموظفين في مركز المعلومات
– قراءة الصحف والمجلات يوميا.
– أخد بعض القصاصات المهمة من المجلات والجرائد.
العمل على التأثير في المواد المرغوبة للاستفادة منها من خلال المجلات والصحف.
– تصنيف تلك القصاصات.
– الحفظ.
– الفهرسة.
يتم الرد على الأسئلة والاستفسارات التي تصل إلى مركز المعلومات.
– العمل على خدمة الإحاطة الجارية.