تهدف المؤسسات والمنظمات المعاصرة إلى تحقيق الأهداف والرغبة على العمل من خلال إطار تعاوني منظم عن طريق مجموعة كبيرة من الأفراد، بهدف رفع معدلات أدائهم في العمل واختيار الوسائل المناسبة للعمل على تحقيق الموازنة بين احتياجات الفرد ورغباتهم، لإشباع كافة احتياجاتهم من خلال الاستفادة من خبراتهم ونشاطاتهم المتعددة، من أجل تحقيق أهداف المنظمات المعاصرة بكفاءة وفاعلية مع مراعاة المؤثرات الداخلية والخارجية المتعلقة ببيئة العمل.
الإدارة :
وتُعرف الإدارة بأنها وظيفة تنفيذ الأعمال عن طريق مجموعة من الأفراد من أجل تحقيق أهداف مشتركة باستخدام كافة السبل المتاحة من التخطيط والتنظيم والرقابة والتوجيه، عن طريق استخدام الموارد المتاحة بكفاءة وفاعلية للحصول على إدارة ناجحة في أعلى درجات التقدم مع مراعاة كافة مؤثرات بيئة العمل الداخلية والخارجية.
تعريف الكفاءة:
تعتمد فكرة الإنتاجية على العلاقة بين كمية المدخلات وكمية المخرجات، حيث يتم تحقيق الأهداف المنشودة من خلال القيام بالأشياء الصحيحة بالطريقة الصحيحة، وذلك باستخدام عدد محدد من المصادر والمدخلات المتاحة للمنظمة كالطاقة والمال والجهد والوقت.
يتعين علينا العمل على تحسين كفاءة استهلاك هذه المدخلات بطريقة صحيحة واستغلالها بشكل جيد، للحصول على أعلى قدر من الفوائد والنتائج المطلوبة بأقل التكاليف الممكنة، عن طريق استخدام الموارد المتاحة لدى المنظمة بشكل فعال.
تعريف الفاعلية:
هي القيام بفعل الأشياء الصحيحة المتعلقة بمدى تحقيق أهداف المنظمة، عن طريق استخدام الموارد التي تمتلكها المنظمة، ولكن بتكاليف عالية مما يسبب خسارة في مدخلات وموارد المنظمة أو المؤسسة بالرغم من عدم كفاءتها مما يؤثر سلبا على مدى فاعليتها وذلك من خلال معرفة الأعمال الصحيحة في تحقيق أهداف المنظمة بطريقة جيدة.
ومع ذلك، تختلف فاعلية المنظمات في التنفيذ بسبب وجود اختلاف في وجهات نظر الأفراد العاملين في المنظمة، وذلك عبر تحديد الضوابط ذات العلاقة وتحقيق النتائج التنظيمية كمجموعة من المعايير لتحقيقة أهداف متعددة تلبي طلبات المجتمع واحتياجاته.
يتضمن مفهوم الفاعلية عدة معايير:
1- العمليات الداخلية:
تعتمد فاعلية المنظمة على مدى الانتماء والترابط الوظيفي بين الأفراد العاملين بها، من خلال تبادل المعلومات بسهولة بينهم، لتحقيق منظمة فعالة.
2- إرضاء العملاء والزبائن:
تهدف المنظمة إلى اختيار أهداف جيدة واستخدام أفضل الوسائل لاستغلال مواردها بشكل جيد، وتسعى المنظمة إلى إرضاء عملائها وزبائنها بشكل جيد.
3- تحقيق الأهداف المرجوة:
تتحقق أهداف المنظمة من خلال قياس فاعلية مدير المؤسسة وعلاقته بتحقيق الأهداف المطلوبة، والقدرة على استخدام الموارد الأساسية المتاحة لدى المنظمة.
العلاقة بين الكفاءة والفاعلية :
يعتبر مفهوم الكفاءة ملازما لمفهوم الفاعلية عن طريق استخدامهما بالتبادل حيث ترتبط الكفاءة بمدى كيفية إدارة المنظمة من خلال تخطيط وتنظيم وإدارة الوقت، تحت رقابة ومتابعة منظمة.
أما الفاعلية ترتبط بالقيادة عن طريق تحقيق أهداف متعددة، من خلال إتباع مبادئ ونظم وإستراتيجيات وقيم وتنمية وتطوير وبالرغم من ذلك يمكن تحقيق هدف الفاعلية بخسارة نظرا إلى عدم كفاءة المنظمة وعدم فاعليتها من خلال استخدام الموارد المتاحة بطريقة جيدة وتحقيق الأثر الإيجابي المنتظر والهدف المنشود.
تصنيف المنظمات من حيث الكفاءة والفاعلية:
1- منظمة ذات كفاءة مرتفعة وفاعلية منخفضة:
تهدف المنظمة إلى استخدام أفضل الموارد المتاحة واستغلالها بشكل مناسب لتحقيق الأهداف المناسبة، ولكن في بعض الأحيان، يؤدي ذلك إلى إنتاج منتجات ذات جودة عالية لا تحظى بإعجاب العملاء والمستهلكين.
2- منظمة ذات كفاءة منخفضة وفاعلية مرتفعة:
تستخدم المنظمة وسائل رديئة لتحقيق أهداف ذات جودة عالية ودقة، وتنتج منتجات ضرورية ومطلوبة يرغب فيها الزبائن، ولكن يمكن أن تكون هذه المنتجات ذات جودة منخفضة أو بأسعار مرتفعة.
3- منظمة ذات كفاءة منخفضة وفاعلية منخفضة:
تعمل المنظمة من خلال اختيار أهداف غير مناسبة واستخدام موارد غير كافية لديها، مما ينتج عنها منتجات واحتياجات غير مرغوبة لدى العملاء وذات جودة منخفضة.
4- منظمة ذات كفاءة مرتفعة وفاعلية مرتفعة:
تعمل المنظمة على استغلال مواردها بأفضل الطرق الممكنة من خلال اختيار أهداف ملائمة لتحقيقها بنجاح، مما يتيح إنتاج منتجات وخدمات عالية الجودة والأسعار المناسبة للعملاء والزبائن التي تتناسب مع مهام المنظمة.