أنواع نظم المعلومات الاستراتيجية وخصائصها
أنواع نظم المعلومات الاستراتيجية
يجب على مديري كل نشاط جديد مراقبة الجودة والتطور في هذا القسم من خلال التوسعات والتطورات التي تحدث في الشركات والتوسع بالأنشطة، حتى يتمكنوا من المشاركة والمنافسة في سوق العمل .
يتم ذلك من خلال استخدام نظام معلوماتي حديث ومتطور لمساعدة الشركات على اتخاذ قرارات سريعة وصحيحة، حيث تستخدم الشركات ستة أنظمة مختلفة، ولكل نظام وظيفة رئيسية للقيام بالمهام المطلوبة .
يتألف هذا النظام من ستة أنظمة مختلفة تعمل على تحسين جميع جوانب المؤسسة ومساعدتها على حل المشكلات واتخاذ القرارات الصائبة لتصبح رائدة في مجالها، وفيما يلي تفاصيل أكثر حول الستة أنظمة للمعلومات
- أنظمة معالجة المعاملات
تعتبر إدارة المبيعات والشراء للمنتجات والخدمات التي تقدمها الشركة، واحدة من النظم الستة الأساسية في أنظمة المعلومات.
تتفاوت طرقُ المعاملاتِ اليوميةِ المُطبّقَةِ باختلافِ الصناعةِ ونطاقِ الشركةِ وحجمِها، مثل عملياتِ الفوترةِ أو الودائعِ المصرفيةِ والبياناتِ وسجلّاتِ إدارةِ العلاقةِ بينَ العميلِ والشركةِ.
يتميز هذا النظام بمعالجة المعاملات وتخزين البيانات التعاقدية والتعامل مع العملاء بطريقة آمنة، حتى يتمكنوا من الوصول إليها بسهولة في أي وقت، كما يساعد في معالجة إدخالاتأوامر البيع والرواتب والأمور الإدارية الأخرى وغيرها من الأعمال الروتينية في الشركة.
ويتم ذلك باستخدام TPS لجعل المؤسسات على مستوى عالٍ من الموثوقية والدقة في حفظ بيانات العملاء، مع وجود نسبة خطأ ضئيلة جدًا.
- النظام الآلي للمكاتب
يستخدم نظام التشغيل الآلي للمكاتب شبكة من الأدوات والتقنيات ويوظف الأشخاص المناسبين للمهام الكتابية والإدارية في المؤسسة.
تتضمن طرق الحفاظ على التقارير بطباعة المستندات وإرسالها بالبريد من قبل منظمة الدول الأمريكية، ويدعم هذا النظام التواصل بين الإدارات.
تم تصميم هذا النظام لضمان سهولة الوصول إلى بيانات الاتصال في مكان واحد، ويمكن هذا النظام الشركات من تحسين التواصل بين العمال والإدارات وتعزيز المعرفة
- نظم إدارة المعرفة
يستخدم هذاالنظام لتخزين واستخراج المعلومات، ويعمل على تحسين المعرفة عن طريق الوثائق الموجودة في نظام إدارة المعرفة والرد على استفسارات العملاء.
يستخدم نظام KMS الذي يدمج القدرات في جميع مكاتب الشركة ويساعد الموظفين على فهم البيانات وأفكار المنافسين لتحسين أفكارهم، ويعزز هذا النظام قدرة التواصل بين الإدارات.
- نظم المعلومات الإدارية
تقوم هذه النظام على تحسين القدرة على اتخاذ القرارات ويساعد المؤسسة في التخطيط، ويوفر هذا النظام تقارير عن بيانات المبيعات خلال العام ويتم الإشراف والتدقيق عليها، كما يعطي المديرين تقارير واضحة عن الإدارة لتدارك الأخطاء.
- نظم دعم القرار
يقوم هذا النظام على تخزين البيانات والمعلومات، مثل تقييم القروض، ليقوم المدير باتخاذ خطوات ممنهجة وتحديد أهدافه. كما يساعد في جعل القرارات مرئية لسهولة فهمها ويتيح للإدارة طرح الأسئلة واتخاذ القرارات المناسبة للمواقف.
- نظام الدعم التنفيذي
يشبه هذا النظام إلى حد كبير أنظمة دعم القرار التي لا يمكن للمسؤولين اتخاذ القرارات الملائمة دونها، كما أنه يوفر أفكارًا جديدة للمسؤولين لمنافسة بطريقة فعالة.
خصائص نظام معلومات الإدارة الاستراتيجية
- التنظيم
من ميزات الأنظمة أنها لا تتعارض مع بعضها البعض، حيث تعتمد على خطة عمل موحدة ومدروسة .
- النهج الموجه نحو الهدف
يهدف هذا النظام إلى تقييم العناصر المختلفة ووضع خطة لدراسة الأزمات التدريبية حول كل عقبة واستخدامها بدلا من أن تصبح كارثة فقط
- المواجهة
تمكنت الإدارة من التغلب على الصعوبات واتخذت القرارات الحاسمة.
- نهج متعدد التخصصات
تساعد أنظمة المعلومات على التسويق والتمويل، وتساعد الإدارات في تطوير الاستراتيجيات وتحقيق الأهداف الاستراتيجية لتنفيذ جميع الأنشطة .
- النجاح على المدى الطويل
يساعد نظام المعلومات على تحديد الاستراتيجيات وتحقيق الأهداف والتنافس، مما يزيد من فرص النجاح
- تقنية متعددة الأبعاد
لا يتم بناء الاستراتيجيات فقط على الرؤية والطموحات، بل يجب تحقيق الأهداف أيضًا، ويتم ذلك من خلال استخدام الموارد اللازمة لتنفيذ الخطة المطلوبة وتطوير الأداء .
- التطلع للمستقبل
من أهم صفاتهم المتوقعة للمستقبل والتي يتوقعها الناس منهم في تنفيذ المهام التي يتم تكليفهم بها.
- تداعيات متعددة الوظائف أو أعمال متعددة
تعمل هذه الاستراتيجية على المساعدة في وضع خطط تنظيمية للمساعدة على التنافس وتنفيذ المهام والخطط .
- المنهجية الهرمية
تتم بناء استراتيجيات الشركات بوضع خطط استراتيجية من قبل الإدارة على جميع مستويات المؤسسة، وتأتي هذه الخطط قبل الأساليب العملية .
- ديناميكية بطبيعتها
عندما يتقدم العالم بوتيرة سريعة، يجب على المؤسسات اللحاق بسوق العمل والدخول في التنافس، ويجب على الإدارات اتخاذ استراتيجية ديناميكية لمواكبة هذا التغيير
- وضع خطة جانبية
يجب أن تكون الشركة مستعدة في جميع الأحوال والأوقات لاتخاذ القرارات المناسبة .
أهمية نظم المعلومات الإستراتيجية
- يتم تحديث البيانات بشكل دوري من خلال نظام المعلومات، حيث تتم محدثة جميع البيانات بشكل دوري ومهمة لجميع وحدات المؤسسة .
- يضمن هذا النظام تحسين التواصل بين أعضاء الفريق عن طريق توفير المعلومات اللازمة .
- تقليل مخاطر الأخطاء: يتم تحديث وتكرار البيانات لتفادي الخطأ من خلال تحديد المعلومات الدقيقة
- إنتاجية أكبر: يقضي الموظف وقتا أطول في مساعدة الشركة على التطور والنمو دون الحاجة إلى تكرار وإرسال البيانات إلى الإدارات
- موقع واحد آمن: بسبب تخزين المعلومات والبيانات في مكان واحد، يصبح من السهل على الموظف الوصول إلى المعلومات المطلوبة، ولا يستطيع أي شخص آخر رؤية المعلومات الحساسة التي يحتويها
فاعلية نظم المعلومات الاستراتيجية
أولا من اهم فاعليات نظم المعلومات هي :
- تخزين المعلومات وتحليلها
باستخدام أنظمة المعلومات، لم تعد الشركات تسجل البيانات والمعلومات يدويًا، مما يسمح للموظفينبتحديث البيانات بشكل دوري وتحليلها، وهذا يساعد في تجنب الأخطاء ومواكبة السوق التنافسية .
- المساعدة في اتخاذ القرارات
يساعد التفكير الاستراتيجي الشركة على اتخاذ القرارات الدقيقة وتحقيق الأهداف، كما يقدم حلولًا سريعة للعقبات التي تواجه الشركة ويساعد في تحليل وتحسين جودة القرارات .
- المساعدة في عمليات الأعمال
من خلال دمج أنظمة المعلومات مع دورة التصنيع، يتمكن الموظف من تسهيل العمليات التجارية وتجنب التكرار، مما يزيد من الدقة. ومن خلال أنظمة المعلومات، تقوم الإدارة بمراقبة المعايير المطلوبة في الشركة