مهام مدقق شؤون الموظفين

يعد دور مدقق شؤون الموظفين من بين الوظائف الهامة في أي منظمة أو مؤسسة. ونظرا للجهد الكبير والقدرات والمهارات الإدارية والاجتماعية المتعددة المطلوبة، فإنها تعتبر واحدة من الوظائف الصعبة التي لا يمكن تحملها من قبل أي شخص. فهي تتطلب القدرة على ضبط النفس والحفاظ على الهدوء والاستقرار العاطفي. يعد مدقق شؤون الموظفين المسؤول الرئيسي عن إدارة ومتابعة جميع جوانب العاملين داخل المنشأة التي يعمل فيها وفقا لمهام وظيفته.

 وبالتالي، يتحمل حامل هذا الدور المسؤولية الكاملة عن جميع الموظفين في المؤسسة ويكون على اتصال مباشر ومستمر معهم. بالإضافة إلى ذلك، يساعد مدقق شؤون الموظفين في وضع الخطط والبرامج المتعلقة بالموظفين ويشرف على تنفيذها، نظرا لكونه المسؤول المباشر عن جميع الأعمال والوظائف المتعلقة بالموظفين، بما في ذلك سجلات الخدمة وبيانات الحالة والتأمين الصحي والتقاعد والترقيات والتدريب والحضور والغياب وغيرها من المهام والواجبات المباشرة المتعلقة بالموظفين.

 مهام مدقق شؤون الموظفين

يعمل مدقق شؤون الموظفين مع مدير الموارد البشرية على إعداد خطط وبرامج العمل والإشراف على تنفيذها.

يتم إدارة جميع موظفي قسم شؤون الموظفين، والتأكد من حسن سير عملهم وتنفيذهم للمهام الموكلة إليهم.

يتم توزيع وتقسيم العمل بين موظفي الوحدة أو القسم بطريقة تضمن سهولة تنفيذها بدقة ويسر.

يتابع تحديث خطة الموارد البشرية ومراحل تنفيذها.

5- يقوم المسؤول عن الشؤون الإدارية بمتابعة جميع الإجراءات المتعلقة بشؤون الموظفين، بما في ذلك ضبط حركة الإجراءات والاستحقاقات المتعلقة بالموظفين، كما يشرف على توثيقها في السجلات والنماذج المعتمدة.

يتم إعداد جدول تشكيلات الوظائف وتحديد الشواغر سنويًا بالتنسيق مع الجهات المعنية.

يقوم الشخص بمتابعة طلبات التوظيف والإجراءات المتبعة في الجهة التي يعمل بها من أجل شغل الوظائف الشاغرة.

يتابع الموظف حفظ المعاملات لجميع الموظفين في الملفات السرية والعادية، ويشارك مدير المؤسسة في كتابة التقارير السنوية للموظفين واتخاذ الإجراءات اللازمة في هذا الصدد .

9- يسهم بفاعلية في تحسين جودة العمل في المؤسسة.

يجب على الموظف القيام بأي أعمال أخرى مسندة إليه ضمن حدود مسؤولياته الوظيفية .

 الاتصالات المهمة لوظيفة مدقق شؤون الموظفين

يجب على مدقق شؤون الموظفين أن يكون على اتصال مباشر ودائم مع مجموعة من الإدارات والهيئات التي تؤثر في سير العمل داخل المؤسسة التي يعمل بها كمدقق لشؤون موظفيها، ومن بين هذه الجهات

1- المديرية المالية

2- مدير الموارد البشرية في الشركة التي يعمل فيها.

3- موظفي المؤسسة على اختلاف مستوياتهم.

4- ديوان الخدمة المدنية.

5- مديرية التقاعد المدني والعسكري.

6-  الهيئة العامة للتأمين الصحي.

7- أي قطاعات ذات صلة بطبيعة العمل في المؤسسة التي يعمل بها.

شروط شغل وظيفة مدقق شؤون الموظفين 

كما أشرنا، فإن هذا الدور من الوظائف الإدارية صعب، حيث يتطلب تنفيذ مجموعة كبيرة من المهام التي تهدف جميعها إلى تعزيز مصلحة العمل وتقدمه. وكما ذكر سابقا، يجب أن يكون مدقق شؤون الموظفين ذو كفاءة وخبرة عالية ويدرك مهام وظيفته والمسؤوليات الملقاة على عاتقه. لذلك، يشترط على المرشح لهذا الدور في أي قطاع حكومي أو خاص أن يتمتع بالمؤهلات التالية

يُفضل دائمًا أن يكون حاصلًا على مؤهل أكاديمي عالي، وأن يكون للمؤهل وسنوات الدراسة علاقة مباشرة بالإدارة وفنون العمل الإداري.

يجب على المتقدم لشغل الوظيفة أن يمتلك عددًا كافيًا من سنوات الخبرة في مجال الأعمال الإدارية وشؤون الموظفين.

يجب على المتقدم لهذه الوظيفة أو المرشح لها تقديم سيرة ذاتية تبرز سابقة أعماله وإنجازاته التي حصل عليها خلال عمله وخبرته السابقة.

4ـ أن يكون على دراية بالتطور المعرفي في مجال الإدارة.

أن يتمتع بمجموعة من المهارات في مجال الحاسوب الآلي والتقنيات الحديثة.

يتطلب الوظيفة أن يتمتع المتقدم بمهارات التخطيط، والتنسيق، والتنظيم، والتواصل، والتعامل مع الآخرين بشكل ملائم وفقًا لمتطلبات العمل الوظيفي .

يجب على المتقدم للوظيفة أن يمتلك معرفة جيدة باللغة الإنجليزية، وأن يكون على دراية كاملة بقوانين العمل والتعديلات التي قد تطرأ عليها، وخاصة القوانين والقواعد المنظمة للعمل داخل المؤسسة التي يتقدم للتوظيف بها أو يعمل فيها.

8ـ يجب أن يتم تدريبه على أنظمة إدارة الموارد البشرية وإدارة الموارد البشرية المتنوعة، ويجب أن يحصل على تدريب في إعداد جداول العمل ووصف الوظائف.

يمكن لمدقق شؤون الموظفين في الشركات التي تملك عددًا محدودًا من الموظفين ولا تحتاج إلى وجود مدير إدارة الموارد البشرية، القيام ببعض مهام مدير الموارد البشرية. وذلك يشمل إدارة الموارد البشرية وتنظيمها.

في حال كان عدد موظفي المؤسسة أو المنظمة كبيرًا، فإن الوظيفتين الرئيسيتين لهما أهمية كبيرة، ولا يوجد تداخل بينهما. يعمل مدقق شؤون الموظفين تحتى وإن كان تحت إشراف مدير الموارد البشرية، فهو جزء أساسي من أي هيكل إداري في أي شركة ويتولى مهامه المتعلقة بمراجعة وتدقيق جميع السجلات الخاصة بالموظفين.