كيف استخدم برنامج اوت لوك
يتم استخدام Outlook بشكل رئيسي للحفاظ وتلقي وإرسال رسائل البريد الإلكتروني، ويطلق عليه أيضا أداة إدارة المعلومات الشخصية لأنه يشمل التقويم والمهام وجهات الاتصال والملاحظات.
ما هي استخدامات برنامج اوت لوك “Outlook”
غالبا ما يتم استخدام Outlook كخادم في المؤسسات الكبيرة، لذا يتمكن البرنامج من تمكين عدة مستخدمين.
يمكن أيضًا دمج Outlook مع الأجهزة المحمولة مثل هواتف “Blackberry” باستخدام برامج إضافية.
عند استخدام Outlook لإرسال رسائل البريد الإلكتروني، يحتوي على الميزات الأساسية المعتادة المرتبطة بتطبيقات البريد الإلكتروني، مثل Inbox وOutbox وDrafts وDeleted Items.
يمكن استخدام عنصر التقويم في Outlook لتنظيم المواعيد وتخطيط الاجتماعات، ويمكن مزامنته مع تقويم مستخدم Outlook آخر. كما يمكن أن يكون التقويم مفيدًا لتتبع الأحداث والمواعيد الهامة، وخاصة عند استخدام التنبيهات الصوتية والإنذارات.
تعتبر المهام مفيدة أيضًا لتذكير الفرد بالأشياء التي يحتاج إلى القيام بها، مع إمكانية ضبط التنبيه الذي يريد تذكيره بها.
يمكن لعنصر جهات الاتصال في Outlook تخزين عناوين البريد الإلكتروني وتفاصيل الاتصال بأصدقائك وعائلتك،ويمكنك أيضًا إرسال الرسائل مباشرةً من خلال قائمة جهات الاتصال.
الطرق الأساسية لاستخدام برنامج ال Outlook لإرسال البريد الإلكتروني وتنظيمه
إذا كنت تستخدم البرنامج لأول مرة وقمت بفتحه سيبدأ تلقائيا بتكوين إعدادات حساب البريد الإلكتروني الخاص بك. قم بإدخال اسمك، عنوان بريدك الإلكتروني الذي تريد ربطه بـ Outlook والكلمة السرية. إما إذا كنت قد استخدمت البرنامج من قبل ورغبت في إضافة حساب جديد، إذ يمكن ربط أكثر من حساب بالبرنامج، اذهب إلى:
- ملف يضم حسابًا إضافيًا (Add Account)
- تحت العنوان معلومات الحساب “Account Information”
سيظهر نافذة إعداد الحساب التلقائي، قم بإدخال اسمك وعنوان البريد الإلكتروني الثاني الذي تريد ربطه، ثم أدخل باقي المعلومات واتبع الخطوات لإكمال عملية الإعداد.
تحتوي واجهة البرنامج أربعة تبويبات رئيسية وهي :
- الصفحة الرئيسية HOME
- إرسال/تلقي SEND/ RECEIVE
- مجلد FOLDER
- وعرض VIEW
تختلف الأوامر في كل تبويب عن الآخر وذلك حسب العنصر الذي تستعرضه من شريط التنقل. العناصر الموجودة بشكل افتراضي هي البريد الإلكتروني، التقويم، جهات الاتصال، والمهام. يمكنك إضافة عناصر أخرى مثل الملاحظات عن طريق النقر على أيقونة النقاط الثلاث واختيار “خيارات التنق.
كيفية إرسال بريد إلكتروني
-لإرسال رسالة جديدة انقر بريد إلكتروني جديد “New Email” من تبويب الصفحة الرئيسية، وستُفتح نافذة الرسالة الجديدة. تحتوي هذه النافذة على الحقول المعتادة لإرسال بريد إلكتروني، حيث عليك ادخال عناوين المستلمين في حقل “إلى” To، و”عنوان الرسالة” في حقل “Subject”. إذا كنت ترغب في إرسال الرسالة إلى عدة مستلمين فافصل بين عناوين البريد الإلكتروني الخاصة بهم بفاصلة منقوطة (;).
يجب ملاحظةأن التبويبات في نافذة البريد الإلكتروني الجديد تختلف عن التبويبات في واجهة الاستخدام الرئيسية.
تحتوي علامة التبويب `MESSAGE` على معظم الأوامر الأساسية لإنشاء الرسائل، مثل أمر إرفاق الملفات، وأوامر تنسيق نص الرسالة، وغيرها.
– يمكن إدراج العديد من العناصر، مثل الصور والمخططات والروابط والتقاويم، في الرسالة من خلال تبويب الإدراج “INSERT”، كما يمكن عمل التدقيق الإملائي قبل إرسال الرسالة من خلال تبويب المراجعة “PREVIEW.
بعد الانتهاء من كتابة الرسالة وتنسيقها وإدراج العناصر المرغوبة، اضغط زر الإرسال.
تكوين واجهة البريد
قائمة الرسائل: وتظهر فيها الرسائل المتعلقة بكل مجلد.
قائمة المجلدات: تتضمن هذه المجلدات البريدية العادية مثل صندوق الوارد، المسودات، الرسائل المرسلة وغيرها.
-جزء القراءة: هذا هو الجزء الذي يتم عرض الرسالة فيه عند النقر عليها، ويمكن عرض الرسالة في نافذة منفصلة عند النقر عليها مرتين من قائمة الرسائل.
-عند فتح الرسالة في نافذة مستقلة يمكنك تطبيق أحد الأوامر من تبويب “MESSAGE”، كالرد على المرسل “Reply”، الرد على جميع الأشخاص الذين استلموا هذه الرسالة “Reply to All”، أو إعادة توجيه الرسالة “Forward”. كما يمكنك نقل الرسالة إلى مجلد آخر من أمر “Move”، أو تصنيف الرسالة من الأوامر في خانة “Tags”.
إذا كانت الرسالة التي استلمتها تحتوي على ملف مرفق، انقر نقرًا مزدوجًا على الملف لفتحه. وإذا كنت ترغب في حفظ الملف المرفق، قم بسحبه وإسقاطه في مستعرض الملفات في جهازك.
بالإضافة إلى ذلك، يمكن حفظ الملف المرفق باستخدام زر `حفظ باسم` في علامة التبويب `المرفقات` التي تظهر عند النقر فوق الملف المرفق.
-عندما تصلك رسالة جديدة سيظهر تنبيه على سطح المكتب مع أيقونة ظرف في شريط المهام السفلي. إذا كنت ترغب في التركيز على عمل معين ولا تريد أن تظهر هذه التنبيهات مرة أخرى كلما وردتك رسالة، يمكنك إيقافها بالنقر على أيقونة البرنامج المصغرة في شريط المهام وإلغاء التأشير “Show New Mail Desktop Alert”.
تنظيم البريد الإلكتروني
يعد حذف الرسائل أحدأبسط وأساسي الطرق لتنظيم البريد الإلكتروني، حيث يتم حذف الرسائل غير المهمة أو غير الضرورية، وبذلك يتم توفير مساحة إضافية في حساب البريد الإلكتروني.
– لحذف رسالة محددة، يجب تحديدها من قائمة الرسائل والضغط على زر “حذف” في تبويب الصفحة الرئيسية (أو مفتاح DEL من لوحة المفاتيح).
– لحذف عدد من الرسائل المتفرقة، اضغط على زر “Ctrl” وحدد الرسائل واستمر في الضغط، ثم انقر على “Delete”. أما لحذف مجموعة من الرسائل المتجاورة، فحدد الرسالة الأولى، اضغط على زر “Shift”، ثم حدد الرسالة الأخيرة وانقر على “Delet.
يتم حفظ الرسائل المحذوفة في مجلد “العناصر المحذوفة”، مما يتيح للمستخدم إمكانية استرجاع أي رسالة تم حذفها بالخطأ. يمكن بسهولة اختيار الرسالة المحذوفة من مجلد العناصر المحذوفة وسحبها إلى المجلد الذي يتم نقلها إليه، مثل صندوق الوارد.
يمكنك أيضًا حذف الرسائل نهائيًا من مجلد العناصر المحذوفة لإنشاء مساحة إضافية في حسابك، بالنقر بزر الماوس الأيمن فوق المجلد واختيار `Empty Folder`.
طرق تنظيم البريد الإلكتروني الأخرى التي يمكن القيام بها من خلال البرنامج
يتضمن الحفاظ على البريد الإلكتروني استخدام المجلدات، حيث يمكن حفظ الرسائل من فئة معينة أو مرسل معين في مجلد خاص. ولإنشاء مجلد فرعي ضمن مجلد رئيسي مثل مجلد البريد الوارد، يتم النقر بزر الماوس الأيمن على المجلد الرئيسي واختيار “مجلد جديد” (New Folder).
أدخل اسم المجلد الجديد واضغط على `Enter` لحفظه.
بالإضافة إلى ذلك، يمكنك إنشاء مجلد رئيسي عن طريق النقر على عنوان بريدك الإلكتروني في قائمة المجلدات بزر الماوس الأيمن واختيار `مجلد جديد`.
لنقل الرسائل إلى المجلد الجديد، اسحب الرسالة المحددة من قائمة الرسائل وأفلتها في ذلك المجلد.
يمكن استخدام خاصية البحث الفوري للعثور على رسائل محددة، حيث يتم كتابة الكلمة أو المجموعة من الكلمات التي تتضمنها الرسالة المطلوب البحث عنها في حقل البحث، وبعد ذلك يتم عرض الرسائل التي تتضمن تلك الكلمات. كلما زاد عدد الكلمات المدخلة في حقل البحث، قلت نتائج البحث
للخروج من نتائج البحث، انقر فوق زر X الموجود بجانب حقل البحث.
من الخصائص الأخرى المفيدة لعرض قائمة معينة من الرسائل هي الفرز. يمكن ترتيب الرسائل حسب التاريخ، حسب اسم المرسل، حسب العنوان، وغيرها. اضغط على `By Date`، وهو الخيار الافتراضي للفرز، لعرض بقية الخيارات
يمكنك، على سبيل المثالث، فرز الرسائل حسب العنوان “بالموضوع” لعرض مجموعة الرسائل التي تحمل نفس العنوان، وذلك لتسهيل الوصول إلى المحادثات المحددة.
يمكن أيضًا تنظيم الرسائل على شكل محادثات إذا كانت الرسائل تتضمن عدة ردود بين المرسل والمستقبل، وذلك بفرزها حسب التاريخ أولاً “By Date” ثم تحديد الخيار “Show as Conversations.
عنطريق النقر على `This Folder` في مربع الحوار الذي سيظهر، يمكن تطبيق الأمر على المجلد الحالي فقط.
سيتم ترتيب الرسائل حسب التاريخ، وجمع الرسائل التي تحمل نفس العنوان في مجموعة واحدة، وستظهر أيقونة مثلث بجانب المجموعة لعرض رسائل المحادثة.