تعلم طريقة كتابة البريد الالكتروني
أصبح التقدم والتطور في عالمنا يتخدل في كل شيء , ففي الماضي كانت وسيلة المراسلة عن طريق سفر شخص يحمل رسالة الى بلد اخر وما بالك من سفر الرسالة مع شخص وقت السفر ومخاطر عدم وصولها وهكذا , فتطور الامر الى وسيلة ارسالها عبر الحمام الزاجل وايضا الوقت ومخاطر عدم وصول الرسالة ما زال موجود , وتطور السفر بالقطار ثم السيارات واصبح اسرع طريقة لسفر الرسائل بين الدول بالطائرة فاصبح تصل الرسالة في اسرع الظروف في خلال يومين او يوم كأسرع وسيلة , لكن الان فكما ذكرنا التطور وعلم التقنية الحديث جاء لنا بوسيلة التصال عبر شبكة الانترنت وخاصية ارسال الرسائل عبر البريد الاكتروني (e-mail) لتكون النتيج ان الرسالة ستصل الى الطرف الاخر اي المرسل اليه في نفس وقت كتابتها لحظات قليلة لا تذكر بضغطة زر واحدة يكون المستقبل يقرأ الرسالة .
وبالتالي، يجب الانتباه إلى المبادئ والقواعد عند إرسال رسائل إلى الآخرين، حتى تصل الرسالة بالمقصود، وعند كتابة وإرسال بريد إلكتروني يجب اتباع الأساليب والطرق والأدبيات المناسبة لكتابة الرسالة بالشكل المناسب، وكذلك المحتوى يجب أن يكون ملائما، وهذا ما سنتناوله في مقالنا اليوم .
لماذا البريد الالكتروني هو افضل الطرق لارسال الرسائل :
– السرعة والسهولة :
بالطبع ان البريد الالكتروني (e-mail) اصبح هو افضل طريقة لارسال الرسائل لسهولة كتابة الرسالة وسهول الاستقبال . اذ يمكن للشخص انشاء رسالة وكتابتها في دقائق قليلة والضغط على زر ارسال لتصل في ثواني الى الطرف الاخر , وعن استقبالها وقرائتها ن الطرف الاخر يكنه الرد عليه من نفس الصفحة برسالة اهرى , فاصبح البريد الاكتروني اكثر تداولا وافضل طريقة لارسال الرسائل .
– تكلفة المراسلة :
يمكن لاي شخص القيام بانشاء وكتابة بريد الكتروني وارسالهدون ان يقوم بشراء طوابع بريدية او دفع اي رسوم شحن او اي مبالغ مالية , غهو مجاني بالكامل , ومن مميزاته انه يمكن تحميل صور ومستندات ورقية عجيجة عبر البريد الالكتةرني وارسالها ايضا دون اي تكلفة مالية , عكس في حال ارسال اوراق او مستندات اوصور بالربد العادي سيكلفنا الكثير من المال .
– طريقة امنة :
ان كتابة بربد الكتروني او رسالة بريد الكتروني يتم عبر الحاسوب الشخصي او الهاتف الذكي لاي انسان أو بمعنى ادق يتم من خلال كلمة مرور او كلمة سر (Password) لا يعلمها ال صاحب البريد الالكتروني ولا يستطيع احد الاطلاع عليها او على فحواها الا الطرف المرسل والطرف المستقبل , ولذلك اصبح البريد الالكتروني هو من افضل وسيلة امنة لارسال الرسائل .
– سرعة الاستقبال والمتابعة :
بالطبع ان الرسالة التي ترسل عبر البريد الالكتروني () يمكن لمستقبلها الاطلاع عليها في اي وقت اراد اذ انها ترسال عبر شبكة الانترنت والتي يمكن فتح البريد الاكرتةني عبر الهاتف المذكي الذ اصبح في يد كل العالم تقريبا او الجهاز اللوحي او الحاسوب المحمول لذلك هو من افضل السبل لراسال الرسائل حول العالم .
قواعد واصول كتابة بريد الكتروني :
– العنوان :
بالطبع، كتابة رسالة خطية هي نفسها كتابة الرسالة عبر البريد الإلكتروني، حيث لا يختلفان، لذا يجب أن يبدأ الأمر بعنوان واضح وصريح يوضح فكرة المحتوى والمضمون، ومن الواضح أن يكون العنوان واضحا ومباشرا ومختصرا .
– تحية مقدمة الرسالة :
من أهم قواعد كتابة البريد الإلكتروني هو كتابة تحية بسيطة وقصيرة، مع مراعاة الأسلوب الذي ستكتب به التحية والشخص الذي سترسل إليه الرسالة، سواء كان رئيسك في العمل أو زميلك في العمل أو صديقا مقربا لك أو قريبا وهكذا .
– الأيجاز في الكتابة :
كتابة البريد الإلكتروني تعتمد على سرعة إرساله واستقباله. لذا، يجب عند كتابة البريد الإلكتروني أن يكون موجزا وغير مطول في التفاصيل حتى يصل الفكرة والهدف بأسرع طريقة ممكنة. ذلك يتيح للشخص الآخر استيعابها والرد عليها بسرعة لتحقيق الهدف المنشود .
– نوعية الخط وترتيب الكتابة :
يجب على كاتب رسالة البريد الإلكتروني اختيار خط الكتابة بعناية، بحيث يكون واضحا ومفهوما، ولا يكون كبيرا جدا أو صغيرا، بل يجب أن يكون بحجم متوسط مريح لعين القارئ. كما يجب أن لا يكون لون الخط زاهيا ومتنوعا حتى لا يشتت القارئ أثناء قراءة الرسالة .
كذلك يجب مراعاة ترتيب الكتابة من فواصل بين الجمل، وكذلك النقاط بين كل فقرة والأخرى، حتى تظهر الرسالة بشكل منظم وواضح لكل نقطة في الرسالة .
-الاخطاء الاملائية :
كتابة البريد الإلكتروني أو إرسال رسالة لها هدف وفكرة معينة يرغب المرسل في إيصالها إلى الطرف الآخر، وبالتالي يمكن أن يؤدي أي خطأ إملائي إلى مشاكل كبيرة قد تنشأ نتيجة لهذا الخطأ، لذلك يجب أن يحرص المرسل عند كتابة البريد الإلكتروني على تجنب الأخطاء الإملائية ومراجعته بعد الانتهاء من الكتابة لتجنب أي خطأ إملائي تماما
-لغة الكتابة :
عن قيام اي شخص بكتابة رسالة بريد ألكتروني يجب عليه ان يختار لغة رسمية في اسلوب الكتابة , وهذا يعتمد على الطرف الاخر المستقبل لهذه الرسالة من هو حيث من الممنوع الكتابة باللغة العامية في اثناء الكتابة بخصوص العمل , اما ان كانت الرسالة لشخص كصديق او ما شابه فيعتمد الكاتب على نوع هذه العلاقة .
– الرابط والملفات :
عند كتابة بريد الكتورني قد نقوم بارسال رسالة تحتوى على ملفات مثل مستندات او صور وا روابط الكترونية زغيرها , وعله يجب التنبيه لوجود مثل هذه الشياء اذ يمكن كتابةت عناوين لهذه الاشياء ببنط مختلف أو لون مختلف عن باقي الرسالة مما يشير الى المستقبل بوجودها , وايضا تمكنه من الوصول اليها بسرعة وسهولة اكبر .
– النهاية والتوقيع :
عندما بدأنا بكتابة البريد الالكتروني او الرسالة عبر هذا البريد بدانا بتحية المقدمة , وعند الانتهاء يجب كتابة تحية في النهاية مع كلمات امتنان أو شكر مثل اتمنى التفويق , أو معأطيب التمنيات أو مع وافر التحية , كذلك يجب ان يزيل البريد الالكتروني بتوقع الشخص كأن يكتب الاسم او وظيفته وما شابه ليدل على المرسل من يكون .