في بعض الأحيان يبدو أن كتابة الحروف تعتبر شكلا من أشكال الفن المفقود، حيث أصبحت الرسائل الرسمية نادرة وتم استبدالها بجميع أنواع الاتصالات الحديثة – من رسائل البريد الإلكتروني غير الرسمية إلى النصوص وحتى سناب شات.
على الرغم من تقدمنا التكنولوجي في التواصل، من المهم معرفة كيفية كتابة خطاب رسمي في حالة وجود مناسبة خاصة. تعلم أساسيات كتابة خطاب رسمي يمكن أن يساعدنا أيضا على تحسين التواصل بوسائل كتابية حديثة مع بعضنا البعض. إليك بعض الأشياء التي يجب تذكرها عند بدء كتابة خطاب رسمي.
لماذا تحتاج إلى كتابة خطاب رسمي ؟
في هذا اليوم والعصر الحالي، قد تتساءل عن سبب حاجتك لكتابة خطاب رسمي، على الرغم من أنها قد تكون مناسبة نادرة في هذا العصر الرقمي الذي يركز على الاختصارات والحصول على كل شيء في 140 حرفا أو أقل. ومع ذلك، لا تزال هناك بعض الأوقات التي تكون فيها مهارات كتابة الرسائل مطلوبة، على سبيل المثال، بالإضافة إلى خطابات التغطية، هناك منح وتطبيقات للجامعات أو حتى بعض الوظائف التي قد تتطلب خطابا مكتوبا رسميا. لذلك، تريد أن تكون مستعدا لذلك.
يمكن أيضًا كتابة رسالة إذا كنت تستخدم منتجًا أو خدمة لفترة طويلة وتغير المنتج فجأة ولم تعد راضيًا عنه. وعلى الرغم من أن وسائل التواصل الاجتماعي تعد وسيلة سريعة لجذب انتباه الشركة، إلا أن ليس لها بصمة دائمة تؤثر على التغيير بالطريقة التي تريدها.
يمكن كتابة خطاب رسمي إذا كنت تريد إخبار المحرر بأفكارك بخصوص مقال تم نشره على الإنترنت أو في صحيفة لا توافقها، ويطلق على هذا الخطاب الرسمي اسم `خطاب إلى المحرر` ويتم نشره في المنشور، لذا يجب التأكد من كتابته بشكل جيد بحيث يسهل فهم أفكارك.
طريقة كتابة خطاب رسمي
كن محترفًا في اللهجة
أول ما يجب مراعاته عند كتابة خطاب رسمي هو أن تكون دائما محترفا، على الرغم من أنه يمكن أن تكون أكثر استرخاء في الإملاء والنحو عند كتابة رسائل بريد إلكتروني أو منشورات على وسائل التواصل الاجتماعي للأصدقاء. ولكن عند كتابة خطاب رسمي، يجب التأكد من الدقة والصحة في كل شيء، وتجنب استخدام لغة الإنترنت مثل “LOL” أو “idk.” كن دائما محترما في لغتك، حتى عندما تحاول التعبير عن خلاف أو شكوى بخصوص خدمة أو منتج. فاستخدام لغة معادية لن يعبر عن وجهة نظرك بشكل فعال، بل قد يعرضك لفقدان فرصة التعاون مع الشخص أو الشركة لحل المشكلة.
على الرغم من أهمية التميز المهني، إلا أن استخدام لغة سهلة الفهم مهم أيضًا في الخطابات الرسمية. فلا يعني خطاب رسمي أن تستخدم كلمات معقدة وغير شائعة للتعبير عن نفسك. لا تريد أن يستخدم المتلقي قاموسًا أثناء قراءته للخطاب، لذا يجب استخدام لغة قابلة للفهم والتواصل بشكل سلس.
أساسيات العنوان والتحية
عند كتابة خطاب رسمي ، يجب عليك معرفة المستلم الذي ستتوجه إليه. على سبيل المثال ، إذا كنت تكتب خطابًا للمحرر ، فعليك توجيه الخطاب إلى رئيس تحرير الصحيفة ، وإذا كنت تكتب خطاب تغطية ، فعليك مخاطبة مدير التوظيف المدرج في إعلان الوظيفة.
– من الأفضل دائمًا توجيه خطاب بعنوان المستلم ، في بعض الحالات ، قد تجد أنه ليس لديك اسم توجه إليه – خاصة في حالة التقديم الأعمى لإعلان الوظائف حيث لا يوجد الكثير من المعلومات حول مدير التوظيف عبر الإنترنت ، و مع ذلك يجب أن تستنفد كل الجهود للعثور على اسم المستلم بحيث يمكن أن تظهر رسالتك أكثر شخصية.
– بمجرد تحديد الشخص الذي تكتب الرسالة إليه ، ستحتاج إلى إعداد عنوان صحيح ، على الرغم من أن الحصول على العنوان الصحيح قد لا يبدو مهمًا ، إلا أنه ينشئ علاقة مع مستلم رسالتكم. يعلمون أنك اتخذت الخطوات الإضافية للحصول على معلوماتهم صحيحة ، ومن المرجح أن تقرأها في نص الرسالة.
ابدأ عنوانك بعنوان المرسل، ولكن لا تضمن اسمك، ثم انتقل إلى سطر جديد واكتب عنوانك الخاص، وضع تاريخ اليوم. بعد كتابة عنوان المرسل، اترك مسافة واحدة وأدخل العنوان الداخلي أو عنوان الشخص أو الشركة التي تكتب إليها. سيحتوي العنوان الداخلي على اسم المستلم وعنوانه واسم الشركة. إذا لم تكن متأكدا ما إذا كان المستلم “انسة” أو “السيدة”، فمن الأفضل استخدام دائما “السيدة” لتجنب أي حوادث محرجة. وإذا كنت تعلم أن المستلم طبيبا أو لديه درجة الدكتوراه، فتأكد من استخدام “دكتور” قبل اسمه.
بعد كتابة العنوان الداخلي في الخطاب، يحتاج المرسل إلى كتابة تحية رسمية لبدء الخطاب، وعادة ما يتم استخدام “عزيزي” مع اسم المستلم. وإذا كنت تكتب لشخص لم تلتقي به من قبل، فيجب كتابة لقبه الشخصي (“الآنسة” أو “السيدة” أو “السيد”)، تليها اسم العائلة ونقطتان. وإذا لم تكن متأكدا من جنس الشخص، يجب استخدام الاسم الأول والأخير في كل من العنوان الداخلي والتحية.
أن تكون موجزة في نص الرسالة
عند كتابة خطاب رسمي، اكتب الهدف بوضوح، لأن المتلقي قد يكون مشغولًا جدًا وليس لديه وقت لقراءة رسالة طويلة، لذلك يجب أن تكون رسالتك واضحة ومختصرة.
بعد التحية الخاصة بك، في الفقرة الأولى، قدم مقدمة مختصرة عن هويتك وسبب كتابتك. بعد توضيح هذه التفاصيل الأولية المهمة، يجب أن تستخدم بقية الرسالة لشرح عملك وسبب أهميته ولماذا يجب على الآخرين أن يعرفوا عنه أو يهتموا به. سيكون استخدام الحقائق واللغة المقنعة مقدرا من قبل القارئ. كن موجزا واستخدم لغة جيدة، وتأكد من التدقيق والتحقق من كل ما ترسله.
إغلاق رسالتك
بمجرد كتابة النص الأساسي للرسالة والشعور بالانتهاء والتفاهم مع المستلم ، ستحتاج إلى إغلاق الرسالة. بعد الفقرة الأخيرة ، قم بترك سطر واحد واكتب الختام. هناك العديد من الطرق المقبولة عموما للقيام بذلك
– صديقك المخلص،
– الأفضل،
– تفضلوا بقبول فائق الاحترام،
– أتشوق للسماع منك،
– باحترام،
بعد السطر الأخير، اترك عدة أسطر ثم اكتب اسمك الكامل لتوقيع الرسالة.