طريقة كتابة رسالة رسمية

غالبا ما يحتاج بعضنا إلى كتابة رسائل، ومع التقدم التكنولوجي أصبح ذلك أمرا سهلا، حيث يتم إرسال الرسائل بين الأصدقاء والأحبة عبر مواقع التواصل الاجتماعي، ولا يوجد قواعد محددة لإرسال تلك الرسائل ولا لغة ثابتة لها. ولكن عندما يريد الإنسان إرسال رسالة رسمية، فعليه الالتزام بقواعد ولغة محددة. وتتميز الرسالة الرسمية بشكل خاص وتحتاج إلى اتباع خطوات محددة لإنجاز الرسالة بشكل صحيح وتقديمها للجهة أو الشخص المراد .

شروط كتابة الرسالة الرسمية :
أولًا : يجب أن تتسم الرسالة الرسمية بالوضوح والدقة والابتعاد عن أي غموض أو لغة معقدة .
ثانيًا : يجب أن تكون الرسالة الرسمية مختصرة وملخصة، حيث يتم كتابتها بإيجازية، ولا تشبه الرسائل الشخصية بين الأصدقاء أو غيرها من الرسائل .

ثالثًا : يجب أن تتميز الرسالة الرسمية باللغة الفصحى السليمة، ويتعين على الكاتب الابتعاد عن استخدام الألفاظ العامية بشكل كامل .
رابعًا : تتميز الرسالة الرسمية عن غيرها من الرسائل بعدم استخدام الألفاظ الجمالية أو الأساليب الخيالية في اللغة، ولا بد من كتابة الرسالة بموضوعية ومصداقية .

طريقة كتابة رسالة رسمية :
أولًا : يقوم الراسل بتحديد الشخص أو الجهة التي يريد إرسال الرسالة إليها، حيث أن الرسائل الرسمية عادة ما تتجه إلى الشركات أو الأشخاص ذوي المناصب العليا في الدولة، أو لبعض المؤسسات .

ثانيًا : يجب أن يتم بدء الرسائل بكتابة البسملة، وعادة ما تكون العبارة (بسم الله الرحمن الرحيم) موجودة في منتصف الصفحة، بالإضافة إلى كتابة التاريخ في أعلى يمين الصفحة .

ثالثًا : بعد ذلك، يتم بدء الرسالة بجملة `السيد المحترم` أو `السادة شركة… المحترمون` أو `السيد المدير المحترم…` .

رابعًا : بعد ذلك، يتم الانتقال للسطر التالي ويتم كتابة التحية إلى جانب اسم المرسل، وبعد إنهاء كتابة تلك العبارة، يجب وضع الفاصلة المنقوطة في نهايتها؛ وتعني هذه العلامة أن الجمل التالية لها علاقة وثيقة بما قبلها، وتشير أيضا إلى أنه سيتم ذكر العديد من النقاط الهامة في الأسطر التالية .

خامسًا : عند كتابة الأسطر الأولى من الرسالة، يجب تجنب ذكر أي أسئلة، على سبيل المثال، لا ينبغي القول “كيف حالك”؛ لأنها رسالة رسمية وليست رسالة تعارف أو رسالة بين الأصدقاء. بعد ذلك، يتم الشروع في كتابة الرسالة، وتتألف الرسالة من عبارات عامة ولا تحتوي على أي جمل استفهامية .

سادسًا : يجب مراعاة كتابة عنوان الرسالة في وسط الصفحة، على سبيل المثال، في رسالة عمل يمكن كتابة “إذن عمل” أو “طلب وظيفة”، وفي رسالة تهنئة يمكن كتابة عنوان الرسالة “تهنئة …” فقط .

سابعًا : وفي بداية نص الرسالة، يفضل أن نبدأ بكلمات لطيفة مثل `أتمنى أن تكون في صحة وعافية`، ويمكن أيضا أن نشيد بالجهة التي نرغب في إرسال الرسالة لها بقول `أود أن أشيد بمؤسستكم الرائدة` .

ثامنًا : على الرغم من إمكانية كتابة بعض الترحيبات، إلا أن الرسالة الرسمية يجب أن تكون مختصرة ولا ينبغي الإفراط في الترحيبات، بل يجب البدء مباشرة في المضمون باستخدام عبارات واضحة ولغة فصحى مفهومة ومرتبة بشكل علمي صحيح .

تاسعًا : إذا كانت هذه الرسالة هي طلب للحصول على وظيفة، فيجب على الشخص الذي يرسلها كتابة بعض المعلومات الشخصية عن نفسه ومؤهلاته التي تناسب هذه الوظيفة، ويجب أن يرفق سيرته الذاتية ويحرص على صدق المعلومات التي يقدمها حتى لا تحدث مشاكل لاحقا .

عاشرًا : بعد الانتهاء من الهدف الرئيسي للرسالة، يتم كتابة الخاتمة التي تتكون من جملة واحدة أو اثنتين على الأكثر، وتكون عبارة عن “تقبلوا فائق احترامي”، ويتم كتابة اسم المرسل في الجهة اليسرى .