خطوات كتابة التقرير
ما هو التقرير
- تختلف هيكل التقرير عن هيكل المقال، حيث يهدف المقال إلى الدفاع عن وجهة نظر الكاتب حول موضوع ما، ولا يحتاج إلى إبراز العناوين. أما التقرير فيناقش موضوعا بتنسيق منظم يسهل متابعته، وتكون الأقسام فيه مقسمة بعناوين وعناوين فرعية.
- تأتي التقارير بأنواع مختلفة، سواء أكانت أكاديمية، أو تقنية، أو موجهة للأعمال، وتحتوي على توصيات لإجراءات محددة.
- يتم كتابة التقارير لتقديم الحقائق المتعلقة بموقف أو مشروع أو عملية محددة، وستحلل المشكلة المطروحة وتحددها.
- الهدف من التقرير هو نقل الملاحظات بأسلوب واضح ومختصر إلى جمهور محدد، لذلك يجب معرفة عناصر التقرير وتنسيق كتابته بشكل مناسب لصياغة تقرير احترافي.
خطوات كتابة التقرير بالترتيب
بغض النظر عن عناصر التقرير وأنواعه، إلا أن خطوات كتابة التقرير هي نفسها، وفيما يلي هذه الخطوات بالتوضيح
- تحديد الشروط المرجعية
- تحديد الإجراء
- البحث عن المعلومات
- تحديد هيكل التقرير
- صياغة الجزء الأول من التقرير
- تحليل النتائج واستخلاصها
- تقديم التوصيات
- صياغة الملخص التنفيذي وجدول المحتويات
- تجميع قائمة مرجعية
- مراجعة مسودة التقرير الخاصة بك
تحديد الشروط المرجعية
في هذه الخطوة ، يجب عليك قراءة التعليمات المعطاة لك وأي معلومات أخرى حول التقرير ، من أجل اتخاذ قرار بشأن الاختصاصات التي ستكون موضوع التقرير الخاص بك. يجب عليك أيضًا التفكير في الهدف من التقرير ، حيث سيساعدك ذلك في صياغة المعايير والشروط المرجعية الخاصة بك
- عن ماذا يتكلم التقرير؟
- ما هو المطلوب بالضبط من التقرير؟
- لماذا هذا التقرير مطلوب؟
- متى أحتاج إلى القيام بذلك؟
- لمن أو من يستهدف هذا التقرير؟
تحديد الإجراء
هذه الخطوة تعني التخطيط للتحقيق أو البحث وتحديد كيفية كتابة التقرير. وللقيام بذلك، يمكنك طرح بعض الأسئلة على نفسك، مثل:
- ما المعلومات التي احتاجها لكتابة التقرير؟
- هل أحتاج إلى قراءة الخلفية؟
- ما هي المستندات أو المقالات التي يلزم توفرها؟
- هل يلزمني التواصل مع المكتبة للحصول على المساعدة؟
- هل أحتاج إلى مقابلة أو مراقبة الآخرين؟
- هل يجب علي تسجيل البيانات؟
- كيف سأفعل ذلك؟
يمكن أن تساعد الإجابة على هذه الأسئلة في صياغة قسم الإجراءات في تقريرك، والذي يحدد الخطوات التي اتخذتها لإجراء التحقيق.
البحث عن المعلومات
- خطوة العثور على المعلومات اللازمة لكتابة التقرير تتطلب قراءة المواد المكتوبة، أو مراقبة الأشخاص والأنشطة، أو التحدث مع الناس.
- تأكد من أن المعلومات التي تجدها مناسبة وملائمة.
- تأكد من اتباع متطلبات وإرشادات التقييم وجدول العلامات للتحقق من السير على المسار الصحيح، وفي حال عدم تأكدك من كيفية تحديد العلامات، يرجى طلب المساعدة.
- تشكل المعلومات التي ستكتشفها الأساس أو الهيكل الرئيسي لتقريرك النهائي.
تحديد هيكل التقرير
تحتوي التقارير بشكل عام على هيكل معين، ولكنها قد تختلف في بعض التفاصيل البسيطة، وذلك يعتمد عادةً على عدة عوامل مثل؛
- يعتمد نوع التقرير على ما إذا كان بحثًا، أو تقرير معمل، أو تقرير أعمال، أو تقرير استقصائي، وغير ذلك.
- ما هو مستوى الرسمية المطلوب للتقرير؟.
- طول التقرير.
واعتمادًا على نوع التقرير ، يمكن أن يتضمن الهيكل ما يلي:
- صفحة العنوان.
- الملخص تنفيذي.
- محتويات التقرير.
- مقدمة التقرير.
- الاختصاصات.
- إجراء التقرير.
- المعلومات.
- الاستنتاجات.
- التوصيات.
- المراجع.
- الملاحق.
صياغة الجزء الأول من التقرير
- بعد الحصول على الهيكل الخاص بك ، يمكنك كتابة العناوين والبدء في ملء المعلومات التيجمعتها حتى الآن.
- الآن يجب أن تكون قادرًا على وضع الشروط المرجعية والإجراءات والنتائج، والبدء في تحديد ما سيتم تضمينه في ملحق التقرير.
- النتائج هي ناتج القراءة والملاحظات والمقابلات والتحقيق، وتشكل أساس تقريرك، ويمكن أن تضم تقريرك أيضًا صورًا وجداولًا ورسومًا بيانية لتحسين قابلية القراءة والمتابعة.
- الملاحق هي المعلومات التي تكون أطول من أن تدرج في نص التقرير، أو يمكن استكمال المعلومات المذكورة في التقرير. على سبيل المثال، الكتيبات أو جداول البيانات أو الجداول الكبيرة.
تحليل النتائج واستخلاصها
الاستنتاج هو المرحلة التي تحليل فيها نتائجك وتفسير ما توصلت إليه، ولتحقيق ذلك، يمكنك قراءة نتائجك وطرح الأسئلة اللازمة على نفسك
- ماذا وجدت؟
- ما هو المهم في النتائج التي توصلت إليها؟
- ماذا تقترح نتائجي؟
يتعين عليك في استنتاجك توضيح المعلومات التي جمعتها حول سبب حدوث الموقف وما يعنيه هذا بالنسبة للمنظمة، وما سيحدث إذا استمر الموقف أو لم يستمر، دون إدراج أي معلومات جديدة في الخلاصة.
تقديم التوصيات
التوصيات هي الحل المقترح للمشكلة وتساعد في تحديد ما يجب القيام به بعد ذلك
- أعد قراءة نتائجك واستنتاجاتك.
- ما هي المهام التي يجب عليهم القيام بها؟
- تأكدي من أن توصياتك عملية ومنطقية وتعتمدعلى استنتاجاتك بشكل صحيح.
- يجب تضمين تفاصيل كافية للقارئ لمعرفة ما يجب فعله ومن يجب القيام بذلك.
- ينبغي تدوين التوصيات بترتيب قائمة مرقمة، مع ترتيبها حسب الأهمية بدءاً من الأكثر أهمية إلى الأقل أهمية.
صياغة الملخص التنفيذي وجدول المحتويات
- بعض التقارير تتطلب ملخصًا تنفيذيًا أو قائمة بالمحتويات، وعلى الرغم من أن هذين الجزئين يتم التركيز عليهما منذ بداية العمل على التقرير، إلا أنه لن تتمكن من إنشائهما حتى تنتهي من بناء الهيكل والتوصيات.
- يتكون الملخص التنفيذي عادةً من حوالي 100 كلمة، حيث يلخص مضمون التقرير ويذكر التوصيات التي تم طرحها.
تجميع قائمة مرجعية
يشمل هذا القائمة جميع المصادر التي تم الإشارة إليها في التقرير.
مراجعة مسودة التقرير الخاص بك
من المهم دائمًا مراجعة عملك؛ حيث تحتاج إلى التحقق من بعض الأشياء، وتشمل هذه الأشياء:
- عندما تنفذ ما طُلب منك القيام به.
- يجب التحقق من سؤال المهمة،والتعليمات والإرشادات وجدول التصحيح للتأكد.
- تأكد من تضمين الأقسام المطلوبة بالترتيب الصحيح.
- تأكد من صحة معلوماتك دون وجود أي ثغرات.
- إذا كانت حجتك منطقية ام لا.
- هل تدعم المعلومات التي قدمتها استنتاجاتك وتوصياتك؟
- تأكد من شرح كل المصطلحات والرموز والاختصارات المستخدمة.
- يجب ترقيم وتسمية أي رسوم بيانية وجداول ورسوم بيانية ورسوم توضيحية.
- يجب التأكد من صحة التنسيق، بما في ذلك الترقيم والعناوين، وأنها متناسقة في التقرير.
- تحقق من وضوح كتابتك وفعاليتها بقدر المستطاع.