الشفافية الإدارية وكيفية تحقيقها

: “تعتبر الإدارة وظيفة مهمة جدا تتطلب خبرة جيدة بغض النظر عن نوعها ومستواها، وتشمل مسؤولية كبيرة وتتطلب بعض المعايير والمتطلبات لضمان نجاح المؤسسة، مثل العدالة والحزم واتخاذ القرارات والشفافية، وفي هذا السياق، سنتحدث عن الشفافية كمعيار لنجاح الإدارة ونستعرض تعريفها ومتطلبات تحقيقها.

المقصود بالشفافية
الشفافية هي كلمة تشير إلى معنى جميل يحمل في طياته الصدق والمصارحة دون إخفاء أو كذب أو تضليل. وتعني أيضا أسلوب العمل الذي يخلق بيئة تكون فيها المعلومات المتعلقة بالظروف والقرارات والأعمال الحالية متاحة ومرئية ومفهومة، وحيث تكون المعلومات متوفرة والقرارات المتصلة بالسياسة المجتمعية معروفة من خلال النشر في الوقت المناسب والانفتاح على جميع الأطراف ذوي العلاقة.

وفي الإدارة بالشفافية يجب أن يكون القائد ذو شفافية وأن ينأى بنفسه عن الاختلاط بالشبهات عامة، وبالشبهات المالية خاصة، وأن يبعد تماما عن كل ما يمس أمانته ويخدش كرامته من تصرفات مادية ومعنوية ويكون ذو شفافية فى كل ما يقدمه من معلومات وقرارات للعملاء أو الموظفين أو المنافسين.

كيفية تحقيق الشفافية الإدارية

1- الانفتاح والأمانة: للحصول على تجربة فريدة وتطبيق الشفافية الإدارية السليمة في أي مؤسسة، يجب على الإدارة أن تكون مفتوحة وشفافة وأمينة في كل ما يتعلق بالمؤسسة ورسالتها وسياسة عملها، ونشاطاتها على جميع المستويات الإدارية، ويجب أن يكون هذا بشكل يسمح بمساءلة جادة للمؤسسة والعاملين بها فيما يتعلق بمعاملاتها وعلاقتها بالأطراف ذات الصلة.

2- إعلان سياسة الشركة: يجب أن يتم العمل داخل الشركة وفق سياسة واضحة ومعروفة للجميع، ويجب أن تسعى الإدارة لتبني مواقف تتماشى مع سياسات المؤسسة المالية والتنموية، وأن تكون جميع قرارات المؤسسة ومواقفها متفقة ومتسقة مع السياسة العامة، ولا ينبغي أن تكون الإجراءات غير معلومة أو غامضة ولا توجد مبررات لها.

3- الإعلان الدوري عن قرارات المؤسسة: في المؤسسات الناجحة التي تعتمد على الشفافية كأسلوب أساسي للإدارة، يتوجب على تلك الإدارة الالتزام بسياسة واضحة للنشر، تتضمن الحفاظ على وثائق كل ما يتعلق ببناء المؤسسة وعملها، وذلك عن طريق إصدار قرارات مجلس الإدارة أو لوائح وإجراءات واضحة ومصدق عليها فيما يتعلق بنشر المعلومات الشفوية والكتابية أو المخزنة إلكترونيا.

4- الدقة ومصارحة العملاء: عند التعامل مع العملاء والجمهور، يجب على المؤسسة توفير المعلومات الصحيحة بأعلى مستوى من الدقة، وذلك عن طريق تخصيص دائرة أو وحدة أو قسم أو إدارة أو شخص واحد على الأقل لتحقيق هذه المهمة؛ حيث يتم توفير قناة اتصال للمؤسسة مع الجمهور واتخاذ الإجراءات اللازمة لحفظ السجلات والمعلومات المتعلقة بعمل المؤسسة، وتسهيل عرض وتحليل وتقديم المعلومات للمستفيدين وفقا لإجراءات واضحة ومنظمة.

5- سرية المعلومات الشخصية: الشفافية الإدارية لا تعني الإعلان عن كل شيء، ولكن يجب على الإدارة الالتزام بالحفاظ على سرية المعلومات الشخصية المتعلقة بموظفيها وعملائها، مالم يتنازل المعنيون عن حقهم في ذلك أو يشترط القانون الكشف عن تلك المعلومات. وتتعلق تلك المعلومات عادة بصفقات الإدارة ورواتب ومكافآت الموظفين وكيفية تصنيع وتطوير المنتجات، وخطط الشركة للنمو والتنافس، وغيرها من المواضيع التي يتعين الحفاظ على سريتها مهما كانت شفافية الإدارة جيدة.

6- حماية إدارة الموارد البشرية: يجب على الشركة أن تهتم بتأمين إدارة الموارد البشرية وحمايتها من جميع الممارسات غير المهنية بما في ذلك التوظيف والتقييم والتدريب والترقيات وآلية اختيار المستفيدين، وشبكة علاقاتها، لتطبيق نظام إداري شفاف.