اسلوب صياغة الخطابات
نبذة عن الخطابات
الخطابات هي وسيلة تواصل هامة استخدمها الإنسان منذ عدة قرون، وهي من أقدم وسائل التواصل التي عرفتها البشرية، وهناك أمثلة قديمة لأقدم الخطابات في التاريخ التي استخدمها الملوك والحكام في الماضي.
ومع ظهور وسائل الاتصال الحديثة واستخدام الانترنت أصبح هناك وسائل أخرى للاتصال كالايميلات، ومع ذلك ما يزال البعض يستخدمون الخطابات وخاصة في المعاملات الرسمية بين الجهات الحكومية، حيث أنها وسيلة اتصال ملموسة تؤكد على حدوث الاتصال بين الطرفين، وفي هذه السطور نوضح اسلوب صياغة الخطابات الرسمية.
انواع الخطابات
هناك نوعين رئيسيين من الخطابات وهما: سنعرض الخطابات الرسمية التي يتم كتابتها بنمط محدد وبرتوكول معين في التعامل مع الجهات الرسمية أو الأعمال التجارية، أو فيما بين الأشخاص الذين لا يربطهم علاقات قوية.
الخطابات غير الرسمية هي تلك التي تتداول بين الأهل والأصدقاء والأفراد الذين يربطهم علاقات قوية، وهذا النوع من الخطابات ليس له ضوابط أو قواعد صارمة تؤثر على كاتب الخطاب عند كتابته، بالمقارنة مع النوع الأول من الخطابات الرسمية. لذلك، سنستعرض معكم طريقة وأسلوب كتابة الخطابات الرسمية.
اسلوب صياغة الخطابات
هناك نمط عام موافق عليه في كتابة الخطابات الرسمية التي يتم تداولها والعمل بها من قبل الجهات الرسمية في معظم الحالات، ويعتمد هذا النمط على عدة مبادئ رئيسية، ومن أهمها:
1- كتابة الخطابات الكترونيًا
على الرغم من عدم وجود مانع رسمي لتوجيه الخطابات المكتوبة بخط اليد إلى الجهات الحكومية، إلا أن الأفضلية تكمن في كتابة الخطابات الرسمية باستخدام الحاسوب وطباعتها، حيث تمنح الكتابة الإلكترونية طابعًا احترافيًا للخطابات.
2-استخدام ورق ابيض
يعد ورق الطابعة الأبيض A4 هو الورق الأنسب والأكثر استخدامًا عند توجيه الخطابات الرسمية، لذلك من الأفضل أن يتم استخدام هذا النوع من الأوراق حيث يضفي وقارًا على الخطاب، وقديمًا كانت الأوراق المستخدمة ملونة باللون الأصفر حيث كان يتم استخدام جلود الأغنام للكتابة أما الآن فالورق الأبيض هو الخيار المثالي.
3-اختيار فونت مناسب للكتابة
لا يجوز استخدام الخطابات الرسمية كوسيلة لعرض قدرات كاتب الخطاب، ويجب عليه استخدام خط واضح وسهل القراءة وغير مُزخرف، ويُعد الخط Times New Roman هو الخيار المثالي لجميع الخطابات.
4- كتابة الخطاب بطريقة رسمية
يبدأ الخطاب باسم المؤسسة المرسلة أو الشخص الراسل وعنوانه أعلى يمين الصفحة، كما يجب إضافة اليوم والتاريخ وأسفل الإسم والعنوان، على أن يتم وضع كل بند من البنود السابقة – والمقصود بالبنود الاسم والعنوان – كل في سطر منفصل مع عدم ترك مسافة بين كل بند والآخر، وترك مسافة قبل التاريخ فقط.
بعد تاريخ الرسالة، يترك سطر فارغ ويكتب اسم المرسل بشكل رسمي مثل الدكتور __ واسم الجهة التي يعمل بها، ثم يترك سطر فارغ ويبدأ المرسل في تحية المستلم عزيزي السيد _____، وإذا لم يكن هناك شخص محدد، يمكن وضع عبارة “إلى من يهمه الأمر.
يتم ترك سطر فاصل ويبدأ الراسل في توجيه رسالته مباشرة مع استخدام كلمات وعبارات معبرة وواضحة وذلك في الفقرة الأولى، وتستكمل الفقرات التالية شرح ما ورد في الفقرة الأولى وإعطاء المرسل إليه المزيد من التفاصيل، ثم تأتي الفقرة الأخيرة لتعيد تحديد الهدف من الرسالة فإذا كان هناك طلب معين أو هناك حاجة لمتابعة الأمر بين الطرفين يجب توضيح ذلك في الفقرة الأخيرة بأسلوب مهذب وراقي، ويتم ختام الرسالة بمجاملة أو تحية مقتضبة، وفي النهاية يجب وضع توقيع المرسل واسمه.
نموذج لخطاب
اسم المرسل
عنوانه
التاريخ
اسم المرسل اليه
الجهة التي يعمل بها
السيد المحترم الدكتور ________
تحية طيبة وبعد
خطاب يتألف من صفحة واحدة وحوالي ٣-٥ فقرات
تحياتي
الراسل
اسم الراسل