ما هو نموذج الايميل الرسمي
كتابة رسائل البريد الإلكتروني وإرسال الأيميل أمر مهني لا مفر منه في الحياة العملية. إذا كانت هذه المراسلات تتعلق بالتوظيف أو الأعمال التجارية، فيجب أن نعلم أن كتابة البريد الإلكتروني للأهل والأصدقاء مختلف تماما عن الكتابة الرسمية. لذا يجب أن نتعلم كيفية كتابة البريد الإلكتروني الرسمي بشكل صحيح حتى تصل المعلومة بشكل صحيح للطرف الآخر. هناك بعض قواعد البريد الإلكتروني الرسمي التي يجب أن يتبعها أي شخص يكتب رسائل، حتى إذا لم تكن اللغة الأم لديه الإنجليزية .
كيفية كتابة نموذج ايميل رسمي بالعربي
- العنوان: في كل العالم العربي ، يعتبر الاحترام والثقة في الكتابات هو الأصل في أي علاقات سواء أجتماعية أو تجارية ، عندما تراسل شخصًا ما في أيميل رسمي فيكون الشخص بحاجة إلى كتابة الأسم الكامل والمسمى الوظيفي ، فمثلاً في حالة كان طبيبًا ، فيوضع قبل الأسم دكتور.
- يفضل إضافة كلمة `عزيزي` قبل اسم المستلم كوسيلة لإظهار الاحترام، ويمكن إضافة لقب الفاضل، مثل `الفاضل المحترم دكتور خالد` أو `الدكتور الفاضل خالد`.
- الأفتتاحية: يمكن استخدام التحية العربية لإظهار نوعًا من الاحترام لجميع الاتجاهات، ويمكن البدء بها على النحو التالي:
- السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
- ثم يلي هذه التحية أي فقرة ما بعد الافتتاح: تحية واحترام وتقدير ورد بعد التحية.
يمكن تغيير هذه الأفتتاحية حسب الرغبة، مع الحفاظ على الاحترام في استخدام الألقاب وصيغة التحية. وبالإضافة إلى ذلك، يجب توخي اللباقة في الكتابة لجذب القارئ للاستمرار في قراءة البريد الإلكتروني.
- لغة منمقة: بعد إتباع خطوات كل من العنوان والتحية ، سيبدأ الآن الكتابة باللغة العربية الرسمية من خلال كتابة لغة نابضة بالحياة ومنسقة بشكل لا مثيل له ، من الصعب أستخدام نفس الكلمات التي تكتب في اللغات الأجنبية في حالة الكتابة باللغة العربية ولكن هناك بعض العبارات أدناه يمكن أن تساعدك خلال كتابة ايميل رسمي وهم:
- المثال الأول:بإحترام كبير أوجه انتباهكم إلى …
- المثال الثاني: أتمنى أن تتقبلوا اعتذاري الصادق والمخلص عن الإزعاج.
- المثال الثالث: مع احترام كبير أردت أن …
- المثال الرابع: يرجى قبول اعتذاري المخلص بسبب …
إذا كنت تحتاج إلى المزيد من الأمثلة مثل هذه، يمكنك البحث على الإنترنت حيث توجد الكثير من الأمثلة الاحترافية والمهنية.
- ختام الأيميل: يمكن استخدام عبارات مهذبة وهادئة في ختام البريد الإلكتروني، مثل “تفضلوا بقبول فائق التحية والاحترام” أو “أرجو أن تتقبلوا تحيتي مع فائق الاحترام”، لإظهار الاحترام للمتلقي وشكره على وقته واهتمامه. وبعد التوقيع، يمكن إضافة السلام عليكم في نهاية البريد الإلكتروني.
كيفية كتابة نموذج ايميل رسمي بالإنجليزي
- موضوع الأيميل: الموضوع الأول الذي يجده المستلم في بريده الإلكتروني، فإذا كانت كتابته غير واضحة أو غير سليمة، فقد يؤدي إلى إغلاقه دون فهمه، لذا يجب إرسال بريد إلكتروني واضح ودقيق مع إشارة واضحة إلى محتوى الرسالة أو سبب الكتابة باستخدام كلمات بسيطة أو جذابة للاهتمام للقارئ.
- أسلوب الكتابة: على عكس العديد من اللغات الأخرى التي تحتاج إلى جمل طويلة في سياق البريد الرسمي، تتيح اللغة الإنجليزية إنجاز ذلك بسهولة، وينصح باستخدام جمل قصيرة وكلمات بسيطة، لذا يجب تجزئة النص إلى فقرتين أو ثلاث فقرات حتى يتمكن المستلم من متابعة النقاط الرئيسية.
- صيغ المجاملة: عند كتابة البريد الإلكتروني باللغة الإنجليزية، يجب عليك عدم استخدام أي لغة أخرى أو التدخل في أي ثقافة أخرى بشكل عام. يجب الانتباه إلى استخدام الصياغات المهذبة والتعبير عن الامتنان والاحترام، ولا يجب نسيان إضافتها.
- التحقق من البريد الإلكتروني: ينبغي مراجعة أي بريد إلكتروني يرسل باللغة الإنجليزية قبل إرساله، ومراجعة أي أخطاء نحوية أو إملائية، سواء في اللغة الإنجليزية أو حتى في لغتك الأم، لأنه من السهل وقوع الأخطاء في اللغة الإنجليزية بسبب أنها ليست لغتك الأم، ولذلك فإن المراجعة هي الطريقة الأفضل لكتابة بريد إلكتروني مهني واحترافي.
- التوقيع: من الضروري ضبط البريد الإلكتروني بحيث تحتوي نهاية الرسالة على المعلومات الهامة حول المرسل، وتشمل ذلك:
- الأسم واللقب.
- المسمى الوظيفي.
- تفاصيل متعلقة بالشركة مثل الاسم والعنوان.
- ممكن أرفاق موقع الشركة.
أهم النصائح لكتابة نموذج ايميل رسمي
- تحديد هدف الايميل: قبل كتابة بريد إلكتروني، يجب التفكير في الفعل المطلوب من المستلم بعد استلامه الرسالة. بمجرد تحديد هدف البريد الإلكتروني، يجب التأكد من أن كل المعلومات اللازمة ستكون مدرجة في الرسالة لدعم هذا الإجراء. على سبيل المثال، إذا كنت ترغب في مراجعة تقرير من قبل المستلم، يمكنك تزويده بمعلومات حول التقرير والنقاط التي يجب مراجعتها وما تحتاجه منه والوقت المناسب للرد.
- الأهتمام بالراسل: عند كتابة بريد إلكتروني، يجب التأكد من أن تناسب صيغة الرسالة المرسل ومنصبه. على سبيل المثال، إذا كنت ترسل بريدا إلكترونيا إلى مسؤول تنفيذي لم تلتق به من قبل، فيجب الحرص على أن يكون البريد الإلكتروني واضحا وخاليا من أي كلمات غير مهمة أو غير رسمية. ومن ناحية أخرى، إذا كنت ترسل البريد الإلكتروني إلى زميل لديك علاقة قوية، فقد تستخدم أسلوبا أقل رسمية.
- يكون الايميل موجز: من الأفضل استخدام الايميل الموجز قدر الإمكان دون إهمال المعلومات الأساسية، خاصة إذا كان المستلم مشغولا وليس لديه وقت كافي. يجب تجنب التعرض لعدة مواضيع في رسالة الايميل، حيث يمكن أن يجعل الرسالة طويلة وصعبة القراءة، ويجب التأكد من إزالة أي معلومات غير ذات صلة بالموضوع. ينصح باستخدام الجمل القصيرة والبسيطة.
- التدقيق بالبريد الإلكتروني: يتم تحديد البريد الإلكتروني بدقة وبمهنية قبل إرساله، حيث يتم التحقق من الأخطاء الإملائية والنحوية واللغوية خلال دقيقة، ويجب التأكد من إرفاق أي مرفقات مذكورة في الرسالة. إذا كانت الرسالة الإلكترونية مهمة لأطراف معينة، قد يحتاج المرسل إلى موافقة مديره المباشر أو زميل موثوق به قبل إرسالها.
- تذكر المتابعة: يتلقى معظم الأشخاص الكثير من الرسائل الإلكترونية يوميا، وقد ينسون الرد على رسائلهم. لذلك، في حالة عدم الرد خلال يومين عمل، يمكن التواصل مرة أخرى من خلال رسالة ودية على البريد الإلكتروني لمتابعة الأمر.