ظهرت العلاقات العامة كمفهوم جديد في المؤسسات التربوية، ورغم شيوعها في كثير من أوساط الأعمال، فإنها مفهوم متعدد الجوانب، وفي هذا المقال سنناقش بالتفصيل دور العلاقات العامة في المؤسسات التربوية، وكذلك أهدافها العامة والتفصيلية التي تسعى إلى تحقيقها

مفهوم العلاقات العامة

تعد العلاقات العامة وصلة الربط بين المؤسسة والجمهور، حيث ينقسم الجمهور إلى قسمين: القسم الداخلي المتعلق بالعاملين داخل المؤسسة، والقسم الخارجي المتعلق بالعملاء والمؤسسات المنافسة وصناع القرار ووسائل الإعلام وغيرهم.

أهمية العلاقات العامة

ظهر مفهوم العلاقات العامة نتيجة التغير الحاد في المجتمعات، سواء من ناحية التركيب أو الطبيعة، سواء من النواحي السياسية أو الاقتصادية أو الاجتماعية، ويشمل هذا التغيير:

زيادة حجم ونفوذ الرأي العام، وخاصة في المجتمعات الديمقراطية، وظهور عدة قوى تعمل على جذب الرأي العام، هي أحد العوامل التي تؤدي إلى ذلك.

تزايد حجم المؤسسات الصناعية والتجارية وتزايد المنافسة بينها، مما أدى إلى تعزيز التواصل الفعال بين جميع الفئات الموجودة، وتنظيم برامج لمجال العلاقات العامة.

يقوم العمال بتشكيل نقابات واتحادات تركز على مصالحهم وتعمل على الضغط أو إقناع الرأي العام.

تطور المجتمع بشكل مفرط مما أدى إلى الحاجة إلى وجود وسائل إعلام ضخمة لمواجهة التغيرات الاجتماعية والسعي لتحقيق الاستقرار في المجتمع.

تطورت وسائل الإعلام بشكل كبير نتيجة التقدم الفكري والفني والتقني، مما سهل دور العلاقات العامة في الوصول إلى الجماهير المختلفة وتحديد الوسائل المناسبة للتعامل معهم في الأوقات المناسبة.

قد يكون السبب الرئيسي لأهمية العلاقات العامة هو وجود المنشآت الصناعية التي تنتج السلع وتسليمها للعملاء، وتعمل على ربط المنشأة بالعاملين فيها، بهدف زيادة الإنتاج وزيادة ولاءهم للشركة.

أهداف العلاقات العامة في المؤسسات التربوية

تساعد العلاقات العامة في تحسين العمليات الإدارية للمؤسسات التربوية من خلال تزويدها بالمعلومات اللازمة وتحديد تأثير تلك المعلومات داخل المؤسسة التربوية ،

الأهداف العامة

ويمكن تلخيص أهداف العلاقات العامة في التالي:

يتضمن الهدف من تقديم المعلومات الصحيحة والاعتماد على الصدق والأمانة في التواصل مع الرأي العام وبناء جسور ثقة بينه وبين المؤسسة التربوية، ويشمل ذلك شرح أهداف المؤسسة التربوية

يتضمن شرح القوانين الجديدة وأي تغييرات أو تعديلات في القوانين، بالإضافة إلى شرح مبررات اتخاذ هذه القوانين أو التعديلات التي تجري عليها.

تعزيز الشعور بالمسؤولية لدى العاملين في المؤسسة التربوية عن طريق وسائل الاتصال المعروفة مثل الصحف والمجلات والتلفزيون.

تحسين العلاقات سواء داخل المؤسسة أو خارجها هو الهدف الرابع.

تعزيز العلاقة مع وسائل الاتصال المعروفة مثل الصحف والمجلات والتلفزيون وغيرها.

الدفاع عن موقف المؤسسة التربوية في حال تعرضت لأي انتقاد من قبل الآخرين.

الأهداف التفصيلية

الاهتمام بالجوانب الإنسانية يساعد على تحقيق روح الولاء للمؤسسة التعليمية.

ينبغي المشاركة الفعالة في المناسبات المختلفة، سواء الدينية أو الوطنية أو الاجتماعية، لتعزيز القيم الأخلاقية.

تحسين مستوى الخدمات ليتماشى مع مواصفات الجودة والتميز.

ينبغي توسيع البرامج التعليمية بما يحقق توطيد العلاقة بين الإدارة التعليمية والمجتمع المحلي.

دور العلاقات العامة في المؤسسات التربوية

يتضمن الخطوات الأولى لتنفيذ برامج أنشطة العلاقات العامة وتنفيذها بعد الموافقة عليها.

يتم استقبال الزوار والوفود الرسمية وإنهاء جميع متطلبات الضيافة اللازمة.

يتم تيسير وإنهاء جميع الإجراءات اللازمة لمشاركة الوفودالرسمية، مثل الحجوزات والتأشيرات والاستقبال والإقامة وغيرها.

يتم تجهيز الهدايا التي تقدمها الإدارة للوفود الزائرة وحفلات التكريم.

يقيم الإدارة حفلات التكريم والمعايدة، ويقام كل ما يلزم للمناسبات واللقاءات والزيارات والرحلات.

تشمل خطة إدارة الفعاليات تجهيز قاعات الاجتماعات الخاصة بالإدارة بكل ما يلزم تقنيًا وإشرافيًا لجميع الفعاليات التي تُقام فيها.

7- تقديم الخدمات والأنشطة التي تهدف إلى تعزيز العلاقات الاجتماعية والثقافية بين موظفي الإدارة وأقاربهم من خارج الإدارة بالتنسيق مع الجهات ذات الصلة، وأمثلة على ذلك تشمل إقامة الملتقيات الثقافية السنوية، وتصميم لوحة إعلانية للتواصل الاجتماعي وتقديم التهاني والتعازي، واستضافة شخصيات اجتماعية أو ثقافية بارزة في المجتمع، وتنظيم رحلات وزيارات خارجية للموظفين.

توزيع الدعوات للمناسبات العامة التي تقامها الإدارة، وكذلك توزيع الدعوات الموجهة إلى المسؤولين.

المشاركة في إدارة اللقاءات الخارجية والداخلية والبرامج التي تنظمها الإدارة العامة والإدارات التابعة لها، والمساعدة في التنظيم والاستقبال والتنفيذ، وفقًا لتكليف من مدير التعليم العام.

ينبغي التنسيق مع إدارة الإعلام التربوي لتغطية فعاليات الإدارة التي تدخل ضمن مهامها.

توفير الخدمات بسهولة ويسر للمراجعين، وتقديم الإجابات عن الاستفسارات وتوجيههم إلى الإدارات المعنية بخدمتهم، من بين أهم الخدمات التي تقدمها الإدارة.

يتضمن منهج العمل في هذا المجال إعداد التقارير الدورية عن كافة أنشطة وإنجازات الإدارة، وتحديد معوقات الأداء فيها وسبل التغلب عليها، ورفعها لمدير عام التعليم.

يتم تحديث دليل هواتف الإدارة وجعله متاحًا للجميع بشكل مطبوع أو على وسائط إلكترونية لتسهيل التواصل بين الإدارات وتحقيق الأهداف بسهولة ويسر.

يجب إعداد مشروع الميزانية السنوية للإدارة بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة.

يقوم المشرف بتنظيم المعاملات والبيانات الخاصة بالإدارة وأقسامها وحفظها بشكل يساعد على استخراجها بسهولة ويسر.