مفهوم القائم بالاتصال

يعتبر الشخص القائم بالاتصال أو الإعلامي هو الشخص الذي يوصل المعلومة ويطرح الأسئلة على شخص آخر، وتتضمن سمات القائم بالاتصال الجيد الحكمة والإلمام بالمعلومات والاستعداد الجيد بالمعلومات، بالإضافة إلى الصبر والهدوء وعدم الغرور.

كيف تكون قائم بالاتصال جيد 

كن مستعدا

من المهم التحضير الجيد قبل المقابلة حتى لا تكون غير منظمة وغير احترافية ، يجب التعرف على مهارات المرشح وتاريخ التوظيف مسبقًا من خلال قراءة سيرته الذاتية وطباعة نسخة منها للاطلاع عليها خلال المقابلة.

اختر أسئلتك بحكمة

قم بإنشاء قائمة بالأسئلة المصممة خصيصًا للدور الذي تستخدمه ، مثل الأسئلة المتعلقة بالمهارات والمعرفة الوظيفية وتاريخ العمل ، يجب عليك أيضًا تضمين الأسئلة السلوكية والموقفية لتعطيك فكرة جيدة عن كيفية تعامل المرشح مع المواقف الصعبة ، سيضمن إعداد قائمة أيضًا طرح أسئلة مماثلة لكل مرشح.

تنظيم المقابلة

يمكن أن تتسبب المقابلة غير المنظمة في فقدان مسار المقابلة وينتهي بك الأمر في إضاعة وقت المرشح ، أفضل طريقة لتجنب ذلك هي وضع هيكل أثناء المقابلة الإعدادية ، مثل اجعل الجزء الأول من المقابلة مقدمة موجزة ووصفًا للأهداف الرئيسية للموقف وما تأمل شركتك تحقيقه ، متبوعة بأسئلة المقابلة أخيرًا أعطِ المُقابل فرصةً لطرح بعض الأسئلة الخاصة به.

تدوين الملاحظات والاستماع بعناية

الإفادة أمر ضروري في أي مقابلة ، سوف يساعدك ذلك في تتبع أداء كل مرشح ويسمح لك بمقارنة المرشحين بمجرد انتهاء مرحلة المقابلة ، تأكد من توضيح عقلك والتركيز على ما يقوله المرشح بحيث يمكنك ملاحظة أي سمات إيجابية أو سلبية ، قد ترغب أيضًا في استخدام بطاقة الأداء لتقييم إجابات المرشح بفعالية.

حيل لإعداد القائم بالاتصال 

إعداد الملاحظات 

غالبًا ما يتم دراسة المقابلات الجيدة عندما يتعلق الأمر بموضوع معين، وقد يكون لدى العديد منهم فريق عمل يقوم في جمع المعلومات اللازمة لذلك. إذا كنت تستطيع القيام بذلك مسبقًا، فابحث عن الشخص أو الأشخاص الذين ستتحدث إليهم، فالتواصل بشكل بسيط وودود سيجعلك تشعر بثقة أكبر وسيساعدك على تحديد الموضوع الذي ستتحدث عنه.

في الواقع، نادرًا ما يتبع المحترفون خطأً أو يشير إلى الملاحظات خلال المقابلات. الأسلوب الأفضل والأكثر أناقة هو الاستماع والسماح للحديث بالتدفق بشكل طبيعي، كما ينصح خبير المناظرات التلفزيونية ديك كافيت.

ممارسة الاستماع المرن

ما يبدو أنه أبسط جزء من إجراء محادثة أو إجراء مقابلة هو في كثير من الأحيان أصعب ، إنه الاستماع ، يصبح القائم بالاتصال الماهرين بارعون في الاستماع ليس فقط للكلمات التي يقولها موضوعهم ، بل وأيضًا النبرة التي تقال بها الكلمات ، وتوقف الإجابات والفروق الدقيقة في الإجابة وما تبقى دون مقابل ، يتيح لك هذا الاستماع النشط والمرن معرفة متى ينتقل إلى موضوع جديد ومتى تكون اللحظة ناضجة للبحث عن أعمق قليلاً مع سؤال متابعة ، غالبًا ما تسفر الأسئلة غير الرسمية عن أفضل الإجابات لكن الفرصة لا تنشأ إلا من خلال الاستماع العميق والمشارك.

تفعيل قوة الوقفة

عندما يشعر أحد الأشخاص الذين أجروا مقابلات معهم بأن الموضوع يعوق شيء ما عن موضوع معين ، فإنهم غالباً ما يستخدمون قوة الصمت في نهاية الإجابة لاستخلاص مزيد من المعلومات ، إذا قاومت إغراء الرد بسرعة على الإجابة ، فستكتشف شيئًا سحريًا تقريبًا ، سيقوم الشخص الآخر إما بالتوسع في ما قاله بالفعل أو سوف يسير في اتجاه مختلف ، وفي كلتا الحالتين يقوم بتوسيع رده  وأخذ المزيد من المعلومات.

يمكن تجربة العد إلى ثلاثة أو خمسة بعد الإجابة على سؤال صعب أو مدروس، حيث قد يبدو هذا الأسلوب صعبًا في البداية بسبب ميلنا الطبيعي للصمت، ولكن التوقف المؤقت قد يعمل كقوة للتحكم في سيناريوهات أكثر صرامة.

يمكنك إسكات شخص ما وإجباره على الاستمرار ، لكنك تشعر بأنك بحاجة إلى السكوت في بعض الأحيان وعدم قول كلمة “أه هوه” والتوقف لبضع لحظات، وهذا يخلق شعورًا من اليأس الذي يمكن أن يكون جيدًا جدًا. لذلك، يُنصح بإعطاء الآخرين بعض الوقت للصمت، ثم سيتحدثون وقد يقولون شيئًا لم يفعلوا ذلك من قبل.

بناء الفضول 

كل هذه التقنيات مجربة وصحيحة ، لكنها لا تعمل حقًا بدون جودة واحدة بسيطة من جانب القائم بإجراء المقابلة: الفضول ، إن شغفك الحقيقي بمعرفة المزيد عن من حولك يذهب إلى أبعد من أي خدعة أو حتى مهارات الاتصال الأكثر مصقولة ، يمكنك تنمية الفضول في حياتك اليومية من خلال ملاحظة المزيد من التفاصيل ، والتعمق في الأفكار التي تجذب اهتمامك وتنبه إلى من حولك وما يجعلها تضيء ، كما يشرح ديل كارنيجي الشهيرة ، فإن جمال الفضول هو أنه يجعلك لا تقاوم تقريبًا لكل من حولك.

تعليق قوة الأنا

نريد جميعًا أن نفكر في أنفسنا على أنهما من الطلاب اليقظين والفضوليين في العالم ، لكن هناك شيئًا واحدًا هو يقف في طريقنا غرورنا ، لهذا السبب يعتبر تعليق الأنا أمرًا ضروريًا للغاية لتنمية نوع الفضول الذي يتيح لك التواصل مع الآخرين ، يوضح روبن دريك ، المدرب الرئيسي في مركز التدريب على مكافحة الاستخبارات التابع لمكتب التحقيقات الفدرالي في التدريب على المهارات السلوكية والشخصية:

“في معظم الأوقات ، عندما ينخرط شخصان في محادثة ، ينتظر كل منهما بصبر أن يقوم الشخص الآخر بأي قصة يرويها ، بعد ذلك ، يروي الشخص الآخر قصته الخاصة عادة حول موضوع ذي صلة وغالبًا ما يكون ذلك في محاولة للحصول على قصة أفضل وأكثر إثارة للاهتمام ، سيستمر الأفراد الذين يمارسون تعليق الأنا بشكل جيد في تشجيع الفرد الآخر على التحدث عن قصته ، متجاهلين حاجتهم الخاصة لمشاركة ما يعتقدون أنه قصة رائعة. “

مهام الشخص القائم بالاتصال 

• يتم طرح الأسئلة وفقًا لتعليمات الحصول على معلومات محددة مختلفة، مثل اسم الشخص وعنوانه وعمره وتفضيلاته الدينية وحالته الإقامية.
• يتم تحديد وحل التناقضات في ردود المشاركين في المقابلات عن طريق الاستجواب و/أو التفسير المناسب.
• تتضمن عمليات جمع وتسجيل وتشفير النتائج والبيانات من المقابلات أو الاستبيانات باستخدام الحاسوب أو نموذج محدد.
•  يتم مراجعة البيانات التي تم الحصول عليها من المقابلة للتأكد من اكتمالها ودقتها.
•  اتصل بالأفراد لإجراء مقابلات معهم في المنزل أو مكان العمل أو الموقع الميداني، عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني أو شخصيًا.
• تقديم المساعدة للأفراد في ملء الطلبات أو الاستبيانات.
•  يُضمَنالدفع مُقابل الخدمات عن طريق التحقق من المزايا مع مُزود التأمين الشخصي أو عمل خيارات تمويل.
• تحديد والإبلاغ عن أي مشاكل في الحصول على بيانات صالحة.
•  شرح الأهداف والإجراءات المتخذة في الاستطلاعات للمقابلات وتفسير أسئلة الاستبيان للمساعدة في فهم المقابلات.