ادب
ماهو التقرير
تعريف التقرير
التقرير هو مستند قصير وحاد وموجز يتم كتابته لغرض محدد وجمهور محدد يحدد بشكل عام، ويقوم بتحليل موقف أو مشكلة محددة وغالبًا ما يقدم توصيات للعمل المستقبلي، ويجب أن يكون ورقة واقعية وواضحة ومنظمةبشكل جيد .
قبل البدء فيعمل التقرير، يجب الاستفسار من المدير إذا كانت هناك إرشادات محددة يجب ارفاقها مع التقرير عند تسليمه، ويتم الاستفسار حول ذلك من الشخص المسؤول الذي طلب القيام بالتقرير .
عناصر التقرير
- يمكن وصف تسلسل الأحداث أو الموقف ببعض التفسيرات لإبراز أهمية هذه الأحداث أو الموقف، سواء كان ذلك تحليلًا شخصيًا أو استنادًا إلى آراء الآخرين، وعادة ما يتم الإشارة إليه بعناية .
- يتضمن التقرير الذي قمت بإعداده تقييم الحقائق ونتائج البحث الخاصة بك التي ذكرتها .
- مناقشة النتائج المحتملة لمسارات العمل المستقبلية والخطط المرتبطة بها .
- تتضمن توصياتكم بشأن مسار العمل تحديد كل خطة أو عمل تم ذكره في تقريركم، وكيفية تنفيذها والوقت اللازم لذلك .
- يتعين عليك ذكر جميع النتائج والاحتمالات المرتبطة بالأفكار والخطط المذكورة في تقريرك .
لا يجب أساساً أن تتوفر جميع هذه العناصر وغيرها الكثير من العناصر الأخرى في جميع أنواع التقارير التي يتم إعدادها .
أنواع التقرير
- التقرير الرسمي : هو التقرير الذي يتم تقديمه بشكل رسمي واحترافي، ويتم ذلك غالبًا في المؤسسات الحكومية والرسمية
- التقرير غير الرسمي : تقرير غير رسمي يتم تقديمه بشكل غير رسمي، سواء كان وديًا أو لأغراض أخرى، ولا يتطلب تقديم جميع العناصر فيه
- التقرير القصير : يشير هذا إلى التقرير الذي يحوي جميع العناصر الرئيسية ولكن بشكل مختصر وموجز
- التقرير الطويل : هو تقرير مفصل يشتمل على جميع العناصر بشكل تفصيلي ويتم عرض جميع الصور والأفكار التي تخدم التقرير
- التقرير الاعلامي : يتخصص هذا المصطلح في الأخبار والتقارير الإعلامية بشكل عام، ويحتوي على بعض الشروط الخاصة به .
- التقرير التحليلي : التقرير هو عرض يتم تقديمه لتحليل بعض النتائج أو الإحصائيات، ويتم طلبه عادة في الأماكن التي تتعامل مع المعاملات الرقمية، مثل البنوك وغيرها
- تقرير الاقتراحات : تقدم التقرير بعض الاقتراحات لتطوير نظام العمل
- التقرير الرأسي : يشير هذا التقرير إلى ترتيب الأفكار المقدمة بتسلسل هرمي عمودي، سواء كان الترتيب من الأعلى إلى الأسفل أو العكس
- التقرير الجانبي : هو التقرير الذي يتم فيه تقديم الأفكار بشكل جانبي أو بشكل تفصيلي ومتسلسل للأحداث بشكل سردي .
- التقرير الداخلي : هو التقرير الذي يتم تقديمه داخل المنطقة العمل أو المؤسسة نفسها
- التقرير الخارجي : يتم إجراء التقرير الخارجي كجزء من الرقابة الخارجية على موظف ما أو مؤسسة محددة
- التقرير الدوري : وهو التقرير الذي يتم تقديمه بشكل يومي أو أسبوعي أو شهري أو سنوي .
- التقرير الوظيفي :التقرير المتعلق بوظيفة معينة سواء كانت إدارية أو مالية أو تسويقية أو غير ذلك .
اقسام التقرير
على سبيل المثال : تضم العديد من الإدارات الحكومية في المملكة المتحدة هياكل موجزة لتقارير الوزراء يجب اتباعها بدقة .
تم تصميم التقرير لتوجيه الأشخاص خلال المعلومات بطريقة منظمة، ولتمكينهم أيضًا من العثور على المعلومات التي يريدونها بسرعة وسهولة .
- تحتوي التقارير عادة على أقسام أساسية وفرعية مرقمة وصفحة محتويات واضحة وشاملة تشرح كل عنوان، ويترتب على ذلك أن تكون الأرقام المرقمة للصفحات مهمة .
- تحتوي بعض أنواع التقارير المكتوبة بواسطة معالجات النصوص الحديثة على ميزات لإضافة جداول المحتويات وأرقام الصفحات، بالإضافة إلى العناوين التي تتبع نمط محدد، ومن المفيد أن تستفيد من هذه الميزات. حيث يتم تحديث هذه الميزات تلقائيًا أثناء تعديل التقرير أو نقل الأقسام أو إضافتها أو حذفها .
خطوات كتابة التقرير
- تشمل أولى خطوات كتابة التقرير الإعداد والتخطيط المسبق، ويعد هيكل التقرير ذو أهمية بالغة لتوجيه القارئ خلال مسار عمل التقرير، وقد يستغرق التخطيط المسبق بعض الوقت .
- عند إعداد تقرير، ستتلقى موجزًا واضحًا للتقرير الذي ستقوم بإعداده، بما في ذلك المواد التي سيتم دراستها والجهة التي يتعين إعداد التقرير لها .
- ينبغي وضع موجز في الاعتبار في جميع الأوقات خلال عملية التخطيط والكتابة، والتأكد من وضع المستهدفين من التقرير والسبب وراء كتابة التقرير في الاعتبار .
- – عند القراءة والبحث، يجب تنظيم العمل في أقسام حسب الموضوع الذي سيتم الكتابة عنه، مثل كتابة مراجعة الأدب .
- تختلف متطلبات البنية للتقرير بناء على المحتوى الدقيق الذي تكتبه، لذا يجب التحقق من الإرشادات المقدمة لك .
- يعد الملخص التنفيذي ملخصًا موجزًا لمحتويات التقرير العلمي، ويجب كتابته في النهاية عندما تعرف النقاط الرئيسية التي يجب استخلاصها، ويجب أن لا يتجاوز طول الصفحة نصف الصفحة .
- تحدد المقدمة ما تريد قوله وتقدم ملخصًا موجزًا للمشكلة المطروحة، ويجب أن يتضمن بشكل مختصر أيضًا استنتاجاتك .
مكونات النموذج العام للتقرير
- يجب أن تحتوي صفحة العنوان على عنوان التقرير واسم المؤلف، وهو الشخص الذي قام بإعداد التقرير، والتاريخ، ويجب أن يتوافق عنوان التقرير مع المهمة المحددة .
- في المحتويات، يتم سرد عناوين الأقسام مع أرقام الصفحات المقابلة لها، وهذه الصفحة ضرورية فقط للتقارير الكبيرة الحجم، وعادة ما يتم تجميعها بعد الانتهاء من الكتابة للتحقق مما إذا كانت عناوين الأقسام والفواصل بين الصفحات متطابقة مع أجزاء النص الرئيسي .
- يعد الملخص عبارة عن تقسيم موجز لإبراز النتائج الرئيسية للتقرير الخاصبك، وهذا الجزء من التقرير اختياري إذا كنت ترغب في إدراجه في التقرير أو عدم إدراجه، ويكون هذا الجزء أكثر ملاءمة للنصوص الطويلة .
- المنهجية هي الجزء الاختياري من وصف الطرق المستخدمة أثناء إكمال المهمة في إعداد التقرير .
- يجب أن يتضمن الجزء الأساسي للتقرير النتائج والمعلومات والآراء والأحكام والأفكار ذات الصلة والحقائق والإحصاءات اللازمة لدعم الادعاءات. يجب تقسيم المعلومات المذكورة في هذا الجزء من التقرير إلى فقرات وأقسام منطقية أخرى باستخدام العناوين والعناوين الفرعية المناسبة. غالبا ما يتطلب كتابة تقرير الأعمال إجراء بحث مسبق وتحقيقا، ولذلك يجب توثيق مصادر جميع الأفكار.
- الخلاصة هي تقييم موجز للمادة المعلنة، واستنتاج مختصر عن الوضع الحالي والتوصيات بشأن القسم الذي يجب على المؤلف فيه اقتراح إجراءات أخرى للشركة أو القسم بناءً على نتائج البحث.
- هذه هي فهرس قائمة جميع الأعمال التي تم الاستشهاد بها واستخدامها أثناء إجراء البحث والمذكورة في التقرير .
- إذا كان البحث الذي تم إجراؤه يؤدي إلى كمية كبيرة من البيانات التي تم تضمينها في التقرير وتم معالجتها وتمثيلها بشكل أكبر في الجزء الرئيسي من التقرير، فمن المناسب تقديم البيانات الأصلية إذا رغب القراء في النظر فيها وفهم الموضوع بشكل أفضل .
نصائح كتابة تقرير الأعمال
تُعَدكتابة الأعمال مهارة أساسية لكل شخص يسعى للحصول على وظيفة في أي مجال تقريبًا، ومع ذلك، فإن الاتصالات التجارية وكتابة الأعمال تختلف تمامًا عن الكتابة الأكاديمية، وتتطلب مهارات مختلفة .
يشعر العديد من العمال الشباب والطموحين بالقلق عندما يحين وقت كتابة تقرير أعمالهم الأول، ولكن لا يوجد أي سبب للتأكيد على ضرورة كتابة تقرير الأعمال.
هناك العديد من الخطوات التي يمكن اتباعها لضمان عملٍ منظم بشكلٍ جيد وسرد واضح ومنظم للأحداث التي يتم إرفاقها مع التقرير .
على الرغم من وجود أنواع مختلفة من تقارير الأعمال، إلا أنها جميعها وثائق محددة مصممة لجمهور مهني محدد.
- تحديد ما يجب كتابته بدقة هو الخطوة الأولى والأهم التي يجب على الكاتب القيام بها قبل الكتابة، حيث يفشل كثيرون في اتباع هذه النصيحة ونتيجة لذلك يبتكرون نصوصًا معقدة ومليئة بالكلمات .
- قم بتطوير هيكل يعمل لخدمة هدفك .
- يعتمد ترتيب أقسام التقرير بشكل كبير على شكله، ويتطلب تنسيق التقرير الرسمي الدقة في جميع الأرقام والبيانات، ويجب أن تكون اللغة رسمية وصريحة، ويتم تحديد الهيكل مسبقًا وبشكل تفصيل، بينما يسمح تنسيق التقرير غير الرسمي ببعض الاختلافات الطفيفة في اللغة والأسلوب وتخطيط القسم .
- الاختلاف الرئيسي في صياغة التقارير هو حجم النص، ويمكن تمثيل التقارير غير الرسمية بأشكال مذكرات أو خطابات، ويمكن مشاركتها عبر البريد الإلكتروني .