من استخدامات برنامج الجداول الحسابية
تخزين بيانات الأعمال
- يعد جدول البيانات وسيلة سهلة لتخزين جميع أنواع البيانات المختلفة، ويعد ذلك من الفوائد التي يوفرها برنامج الجداول الحسابية.
- يمكن أن تتضمن هذه البيانات البيانات المالية وبيانات العملاء وبيانات المنتجات.
- يمكن لجداول بيانات Excel دعم أكثر من مليون صف وأكثر من 16000 عمود ، لذلك يتوفر لديك مساحة كبيرة لتخزين كميات كبيرة.
- هذا مثالي لبناء قواعد البيانات.
الاستخدامات المحاسبية والحسابية
- تستخدم الشركات حول العالم جداول البيانات لتتبع حسابات الأعمال الخاصة بها.
- يُمكنك استخدام برنامج المحاسبة لإدخال الصيغ التي تقوم بجميع العمليات الحسابية الخاصة بعملك أثناء تقدمك دون الحاجة لتحمل تكاليف إضافية.
- تقوم جداول البيانات بجميع العمليات الحسابية بالنيابة عنك، مما يوفر لك الحاجة إلى إجراء هذه الحسابات يدويًا.
مساعدات الميزانية والإنفاق
- يمكن إدارة نفقات عملك من خلال إنشاء جداول بيانات ميزانية مخصصة لتتبع دخلك ونفقاتك، وذلك لتفادي الاستغراق في المصاريف والتأكد من تحضير البيانات اللازمة لإعداد إقرارات الضرائب في الوقت المحدد.
مساعدة في تصدير البيانات
- تُستخدم جداول البيانات للحفاظ على البيانات الواردة من أنظمة أخرى.
- في بعض الأحيان، لا تعرض أنظمة إدارة البيانات عبر الإنترنت البيانات بتنسيق سهل القراءة، أو يصعب الوصول إلى البيانات دون الاتصال بالإنترنت.
التخلص من البيانات وتنظيفها
- استخدم جداول بياناتك الخاصة لتحديد أخطاء الدقة والتكرارات في بياناتك.
- يسهل التخلص من البيانات غير المرغوب فيها أو ذات الجودة المنخفضة باستخدام جدول البيانات.
- يتعين بشكل خاص تحديث وتحسين دقة بيانات العميل.
إنشاء التقارير والرسوم البيانية
- يمكن استخدام الجداول البيانية لتقديم التقارير حول الاتجاهات أو إعداد توقعات الأعمال.
- توجد هذه التقارير في متناول الجميع في الشركة، ويمكنهم أخذ الوقت الكافي لتحليل البيانات بأنفسهم.
- المقارنة بين مجموعات البيانات سهلة.
- يمكنك أيضاً إنشاء جداول محورية لعرض جوانب معينة من بياناتك
- هذا مهم جدًا عندما تكون لديك كمية كبيرة من البيانات لترتيبها.
- تُستخدم البيانات الموجودة في جدول البيانات لإنشاء مخططات يمكن استخدامها لإعداد التقارير في وقت لاحق.
- يمكنك إنشاء رسوم بيانية ومخططات دائرية تُكثف البيانات بتنسيق سهل القراءة في لمح البصر.
- تعد هذه الميزة رائعة ويمكن أن تكون مفيدة جدًا في العروض التقديمية للأعمال التي تتطلب عرض الكثير من البيانات في وقت قصير.
الواجبات الإدارية للأعمال
- استخدم جداول البيانات لإنشاء الإيصالات والفواتير.
- يمكنك أيضًا استخدامه لعمل توقعات للأعمال والتخطيط للمستقبل.
القوائم
- يمكنك إنشاء قوائم متنوعة في جدول البيانات، مثل قوائم التسوق وقوائم جهات الاتصال.
- على سبيل المثال، يمكنك إدخال عناصر المتجر في جدول بيانات مع الأشرطة المقابلة لها، وبعدها يمكنك فرزها حسب الأشرطة وطباعتها قبل الذهاب للتسوق.
- تعطي القائمة نظرة عامة على الممرات من حي إلى آخر، وتزداد فعالية فرز البيانات كلما زاد عددها.
- يسمح لك الترتيب حسب الصناعة بالحفاظ على الاتصالات الشخصية أو المهنية.
- على سبيل المثال، يستطيع مندوب المبيعات إدخال جميع العملاء وتخطيط يومهم بكفاءة جغرافية، باستخدام التصنيف البريدي لتصنيفهم.
محاسبة
- بغض النظر عن التصنيف، تُعدّ جداول البيانات آلات حاسبة لا تُقدّر بثمن.
- يمكن تحويل جدول بيانات بسيط إلى ورقة محاسبية عن طريق إدخال الوظائف الرياضية المناسبة في الخلايا.
- يمكنك ترتيب الاعتمادات في عمود واحد والديون في عمود آخر.
- تعمل ميزة “الجمع التلقائي” على تسريع العمليات الحسابية ويمكن تعديلها لمتابعة تشغيل المجاميع.
- مع مرونة برامج جداول البيانات، يمكن استخدام البيانات المستخدمة في الصيغ في أي مكان على الورقة أو الملف.
- – يتيح لك إضافة أوراق إضافية (والتي في بعض الأحيان تسمى أوراق العمل) تنظيم المعلومات بطريقة تتناسب مع احتياجاتك.
- يمكن استخدام البيانات في أي مكان في المصفوفة لإجراء العمليات الحسابية الخاصة بك.
الجداول الزمنية
- بالإضافة إلى جمع وطرح الأرقام الصحيحة، يمكن لجداول البيانات أيضًا إجراء هذه الحسابات باستخدام الأرقام المستندة إلى الوقت.
- يُمكن تنسيق الخلايا بعكس البيانات مع مرور الوقت (على عكس الأعداد الصحيحة البسيطة) باستخدام جدول بيانات كجدول زمني.
- بالإضافة إلى وصف وظائف مختلفة، فإنه يشمل أسماء الموظفين وغيرها.
- من خلال الإضافة، يتيح لك الفرز حسب الوقت الذي تقضيه في أي مجال تختاره.
استخدم قاعدة البيانات
- على الرغم من أن جداول البيانات ليست قواعد بيانات علائقية حقيقية، إلا أنه يمكن تصميمها وتنسيقها لتعمل كقواعد بيانات بسيطة.
- على سبيل المثال، إذا كنت ترغب في تتبع أسعار منتج معين، فقم بإدخال سعره مرة واحدة فقط.
- بالنسبة لجميع الإشارات اللاحقة لهذا السعر، يجب تحديد الإدخال الأصلي بدلاً من إعادة إدخال السعر.
- عندما تحتاج إلى تغيير السعر، قم بتغييره في الخلية الأصلية وستقوم جميع المراجع ذات الصلة بالتحديث تلقائيًا.
بناء المخطط
- يمكن أن توفر المخططات والرسوم البيانية صورأوضح للاتجاهات والنسب المئوية بشكل أفضل من الأرقام الأولية.
- كما يقولون، `الصورة تعادل ألف كلمة`.
- يمكن لبرنامج جداول البيانات تحويل بياناتك تلقائيًا إلى تصور من اختيارك، سواء كان ذلك عبارة عن مخطط دائري أو مخطط شريطي أو مخطط خطي.
العرض التقديمي / التصور
- تستخدم جداول البيانات غالبًا لأغراض التصور.
- يحتوي على مجموعة متنوعة من الأدوات والميزات التي تسهل عملية القيام بهذه المهمة.
- على سبيل المثال ، يمكن تقديم البيانات في جداول أو رسوم بيانية.
- يمكنك اختيار أنواع مختلفة من المخططات والرسوم البيانية بحسب احتياجاتك.
- يستطيع المديرون تقديم البيانات بصورة بيانية للمستثمرين المحتملين، مما يساعدهم على فهم المعلومات.
- يمكن استخدام العروض التقديمية لتثقيف العملاء أو لتوضيح كيفية القيام بالمهمة للموظفين.
- يمكنك التحكم في كل شيء تريد عرضه من خلال تغيير الألوان أو أحجام الجدول.
الفواتير
- تتيح لك معظم منصات الجداول الحسابية دمج قالب الفاتورة.
- يساعد على تسريع عملية استلام أو إرسال المنتجات.
- يمكن لقالب الفاتورة استرداد البيانات بسهولة من جدول البيانات، ويمكن بالتالي أتمتة العملية بشكل كامل.
- بالإضافة إلى ذلك، فإنه يوفر نتائج دقيقة جدًا.
- تعد معالجة الفواتير يدويًا أو باستخدام تطبيقات خارجية عملية بطيئة.
- : “يجب أن تكون فواتير العملاء سريعة ودقيقة لزيادة الأرباح.
- الزبائن حساسون للغاية، ويمكن إغلاقهم بسهولة بسبب خدمة بطيئة أو خاطئة.
الرسوم
- أصبح إدارة الدفع أسهل الآن بفضل جداول البيانات.
- يمكنك إنشاء صيغة تحتسب تلقائيًا عدد ساعات عمل الموظف.
- يجعل هذا الأمر دفع المهام سهلة وسريعة، مما يمكنك من العمل مع موظفين سعداء.
- يقلل من تكاليف دفع أموال إضافية للموظفين الذين لا يعملون أيضاً.
- ومع ذلك، فإنه يحفزهم على العمل بجدية لأنهم يعلمون أنهم سيتلقون أجرهم بقدر جهودهم.
- كما يقلل من تكاليف استخدام أي برنامج خارجي للتعامل مع الرسوم التي يحتوي عليها.
التنبؤات / المحاكاة
- تعتبر الجداول البيانية أداة هامة للتنبؤ والمحاكاة في مؤسسات الأعمال.
- نظراً لأن المؤسسات تخزن جميع البيانات المالية في جداول البيانات، يمكنها بسهولة التنبؤ بما ستصبح عليه الأمور خلال السنوات القليلة القادمة.
- تُمكِّنُ أدوات التصوير مثل الرسوم البيانية والجداول من تسهيل عملية التنبؤ
- عند الرغبة في معرفة متوسط عدد العملاء الذين سيتم اكتسابهم من خلال زيادة عدد الموظفين في الشركة، يمكن الاستعانة بالرسم البياني لتحليل البيانات والوصول إلى النتيجة المرجوة.