ما هي تقنيات المقابلة والتفاوض

مفهوم المقابلة

المقابلة هي طريقة للتفاعل وجهاً لوجه بين شخصين أو أكثر، يتم فيها طرح الأسئلة وإعطاء الإجابات، تشير كلمة “مقابلة” في اللغة إلى محادثة فردية مع الشخص القائم بإجراء المقابلة والآخر الذي تتم مقابلته، إذا تم إجراؤها بعناية وبشكل صحيح، يتم تقييم ملاءمة المرشح لأداء الوظيفة بنجاح.

تعتمد المقابلة على المحادثة حول العديد من المعلومات والإجابة على الاستفسارات التي لا يمكن الحصول عليها من خلال خطوات أخرى في عملية الاختيار، ويتم فيها تقييم المؤهلات التعليمية، والتدريب، والخلفية العائلية، والكفاءات الخاصة الأخرى للفرد، لذا فإن المقابلة هي اجتماعات رسمية بين شخصين (المحاور والمحاوٓر) حيث يتم طرح الأسئلة من قبل المحاور للحصول على المعلومات وتبادل الأفكار والصفات والمواقف والرغبات، ولا يمكن الاستغناء عن المقابلة في المصادقة على دقة المعلومات المقدمة في نموذج الطلب وتقييم مستوى المعرفة من خلال الاتصال المباشر.

مفهوم التفاوض

عملية التفاوض تعني التفاعل بين شخصين أو أكثر، يسعون جميعهم لإيجاد أرضية مشتركة لتسوية المسائل التي تهمهم، وتكون النتيجة اتفاق مقبول للجميع. وتشابه المفاوضات التجارية بين الشركات مع المفاوضات الداخلية والخارجية، وتستخدم العقود في بعض المفاوضات والبعض الآخر يتم دونها.

تبدأ المفاوضات عادةً من مناقشات الاستكشاف المبكرة وتستمر طوال علاقة العمل، بعد فترة طويلة من توقيع العقد، وتقدم العديد من الشركات التدريب على مهارات التفاوض والاقناع والتأثير في المبيعات والتدريب على التفاوض على العقود لفرقها، مما بينما الكثير من الأقسام خارج المبيعات والمشتريات لا تمنح فرقها بالتدريب على التفاوض.

تقنيات المقابلة

 اختيار مكان إجراء المقابلة

يلعب المكان الذي يتم فيه المقابلة دورًا أساسيًا في نجاحها وفعاليتها، فالمكان الهادئ والمنظم سيساعد الأطراف المشاركة على التواصل بفاعلية دون أي تشتيت لانتباههم.

 الإعداد المسبق لقائمة الأسئلة

يجب أن يقوم الشخص الذي يجري المقابلة بإعداد قائمة بالأسئلة التي سيطرحها على المرشحين وفقا لمتطلبات الوظيفة وسيرتهم الذاتية. يعتمد عدد أسئلة المقابلة التي يجب إعدادها على المرحلة التي وصل إليها المرشحون في عملية المقابلة. غالبا ما تستغرق المقابلة ما بين 15 إلى 20 دقيقة، لذا يفضل تحضير 5 إلى 10 أسئلة. ويجب مراعاة الجانب القانوني للتأكد من عدم انتهاك أي لوائح أو قوانين.

يفضل تضمين أسئلة مقابلة سلوكية مفتوحة النهاية حتى يتمكن المرشحون من توضيح مهاراتهم وخبراتهم وإظهار قدرتهم على معالجة الموضوعات الصعبة. ويساعد ذلك على تقييم مهارات التفكير والتواصل لدى المرشح. وتشمل أسئلة المقابلة عادة الأسئلة التالية:

•  أسئلة المقابلة الثقافية
•  أسئلة مقابلة دعابة الدماغ
•  أسئلة مقابلة فريدة
•  أسئلة المقابلة الهاتفية

مراجعة السيرة الذاتية للمرشح بعناية

واحدة من أهم تقنيات المقابلة هي تخصيص بعض الوقت لاستعراض السيرة الذاتية أو خطاب التقديم لكل مرشح بعناية قبل المقابلة بفترة قصيرة، بحيث يكون من السهولة تذكر المعلومات الهامة عن المرشح، ويمكن طلب من المرشح شرح وتوضيح النقاط في سيرته الذاتية، ويمكن أيضا توضيح أي فجوات في التجربة العملية أو التحول بين الوظائف أو المسميات الوظيفية غير الاعتيادية.

يساعد فحص سيرة المرشح بعناية في صياغة الأسئلة المناسبة وتوجيه المحادثة واكتساب رؤية أفضل لمدى توافق مهارات وخبرات المرشح مع متطلبات الوظيفة.

 يجب أن تكون المقابلات حوارية وليست متصادمة

يجب أن يترك انطباعًا إيجابيًا في بداية المقابلة عن طريق الترحيب بالمرشح والتعامل مع المقابلة كأنها محادثة غير رسمية، ويتم استخدام الدقائق الأولى من المقابلة لبناء علاقة مع المرشح وتخفيف توتره وجعله يشعر بالراحة أكبر.

هناك طريقة ممتازة لتشجيع المرشحين على قبول عرض عمل (في حال اختيارهم بعد عملية المقابلة) وهي ذكر الجوانب الإيجابية للعمل في الشركة، وحياة العمل الممتعة التي يجدها الموظفون الحاليون، ويجب أن تكون المقابلات ذات اتجاهين ، لذا يجب ترك وقت كافٍ في النهاية للمرشحين لطرح أي أسئلة قد تكون لديهم، ذلك يوضح أيضاً مدى مشاركة المرشح واهتمامه بالدور والشركة.

 شرح الخطوات التاليةبعد المقابلة

ينبغي على المرشحين معرفة ما سيحدث بعد العملية التوظيف، وخاصة إذا كانت العملية معقدة وتتضمن جولات أو محادثات مع مقابلين آخرين. ويجب أن يعرفوا إن كانوا سيتلقون اتصالًا هاتفيًا أو بريدًا إلكترونيًا، وكم من الوقت سيستغرق اتخاذ القرار

يجب النظر في إجراء مقابلة جماعية بدلا من المقابلة التقليدية

 يعتبر هذا الأسلوب في إجراء المقابلات مفيدا عند الحاجة إلى توظيف عدد كبير نسبيا من الأشخاص بسرعة لأدوار مماثلة. يمكن أيضا أن تساهم المقابلات الجماعية في تقييم تفاعل المرشح في بيئة الفريق من خلال إعطاء مجموعة من المرشحين مهمة محددة كاختبار لقدراتهم، حيث يمكن مراقبة مهارات العمل الجماعي وتطبيقهم لقدراتهم المهنية في إتمام المهام.

 المتابعة بعد المقابلة

 حتى في حالة عدم قبول المرشح، يجب علينا إبلاغه بذلك بدلا من تركه في حيرة، وذلك لأنه يعبر عن احترام وقت وجهود المرشح وقد يؤدي إلى إيجاد سمعة جيدة وتجربة إيجابية له. بمجرد اتخاذ القرار، يجب أن نتصل هاتفيا بالمرشحين الناجحين لإبلاغهم بالأخبار السارة، سواء كانت تلك عروضا أو جدولة للخطوات التالية في عملية المقابلة. ويجب أن نرسل بريدا إلكترونيا للمرشحين الذين لم ينجحوا لشرح أدائهم الجيد وسبب اتخاذ هذا القرار، ونشكرهم على وقتهم.

إن استخدام تقنيات المقابلة الصحيحة لا يساعد فقط في العثور بسرعة على المرشح المناسب للوظيفة، بل يساعد أيضًا على بناء سمعة علامة تجارية إيجابية، حيث يتحدث الأشخاص عن كيفية معاملتهم خلال عملية المقابلة.

تقنيات التفاوض

• التحضير والاستعداد

من بين أهم تقنيات التفاوض الفعال، التحضير المسبق للتفاوض وتحديد متطلباته والغرض منه، والبحث عن الجانب الآخر لفهم احتياجاته ونقاط قوته وضعفه بوضوح. يمكن طلب المساعدة من الخبراء مثل المحاسبين أو المحامين أو الخبراء التقنيين.

• الانتباه للتوقيت

التوقيت يلعب دورًا هامًا في أي مفاوضات. في بعض الأحيان، يكون الوقت مناسبًا لاتخاذ خطوة إيجابية، وفي أحيان أخرى لا يكون مناسبًا ويجب الانتظار حتى يحين الوقت المناسب. يجب على المفاوض الماهر التمييز بين هذه الفرص الزمنية وتجنب الضغط على الطرف الآخر لتفادي حدوث تطورات سلبية طويلة الأمد.

• تجنب الغرور اثناء التفاوض

المفاوض الناجح هو الذي يركز على جعل الطرف الآخر يشعر بأن الوصول إلى نتائج مرضية لكل من الطرفين هو أهم اهتمه، وليس فقط الحصول على صفقة ناجحة.

• تعزيز مهارات الاستماع

من بين صفات المفاوض الناجحة هي الهدوء وحسن الاستماع للآخرين، والسماح لهم بطرح قضاياهم بالكامل دون مقاطعتهم، كما يفضل السماح للطرف الآخر بالتحدث أولاً .

•  توقع حدوث تنازلات

لا يمكن أن يحدث التفاوض بدون تنازلات، ولذلك يجب توقع ذلك عند التخطيط للتفاوض. ولا يفضل قبول أول عرض مطروح من الطرف الأول حتى لو كان أفضل من المطلوب، فمن الممكن ممارسة أقصى درجات الرفض بأدب ودون التطرف في النقاش، وذلك لأن ذلك يمكن أن يتيح للمفاوض الحصول على أفضل النتائج دون إلحاق الضرر بالطرف الآخر، وقد يكون هذا الموقف حاسما لتحقيق تنازلات بسيطة.

• الالتزام بالاتفاق وتوقع الالتزام من الطرف الآخر

من بين أهم مهارات التفاوض الناجحة الالتزام بين الطرفين، وتجنب الصفقات التي لا يظهر فيها التزام الطرف الآخر.

•  التزم بالمبادئ

– قد يمتلك المفاوضون مجموعة من المبادئ والقيم الإرشادية التي لا يمكنهم التخلي عنها ، لذلك إذاتجاوزت أي مفاوضات هذه المبادئ ، فإنها ستكون غير ناجحة سواء كانوا أفرادًا أو أصحاب أعمال.

• التأكيد على النقاط النهائية

بعد انتهاء المفاوضات، يجب تحديد النقاط التي تم تغطيتها خلال المفاوضات والتي تم الاتفاق عليها، والتأكد من موافقة جميع الأطراف على هذه النقاط.

أهمية تعلم تقنية التفاوض

تبرز أهمية المفاوضة في الحياة المهنية لكل من القائد والمرؤوس. فالقدرة على المفاوضة هي جزء مهم من اجتماعات العمل وإنجاز العقود، وتمتد فوائدها إلى أبعد من ذلك بكثير. والتفاوض الناجح يعني التوصل لاتفاق مرض بين الأطراف بعد مراعاة مصالح بعضهم البعض. وعلى الرغم من صعوبة العثور على صفقة تجعل الجميع راضين، فإن هذا ما يقوم به المفاوض الجيد. ويجعل التفاوض الفعال النتيجة النهائية أفضل للمفاوض ولمؤسسته. وبناء الاحترام هو أهم الوسائل التي تساعد المفاوض على الحصول على أفضل النتائج من موظفيه أو أطراف المفاوضة الأخرى.