نماذج جاهزة لـ الهيكل التنظيمي للمستشفيات

تعد الهيكل التنظيمي لأي مؤسسة أداة لمساعدتها في تحقيق أهدافها بكفاءة وفعالية، من خلال العديد من الأمور مثل تنفيذ الخطط واتخاذ القرارات وتحديد أدوار الأفراد وتحقيق التناغم بين الوحدات والأنشطة .

أهمية الهيكل التنظيمي

تتأثر كفاءة التنظيم بالبيئة المحيطة، وهناك علاقة كبيرة بين البيئة المستقرة والبيئة المتحركة ودرجة تعقيد الهيكل التنظيمي، ويحتاج هذا التعقيد إلى درجة عالية من اللامركزية لتمكين المنظمة من الاستجابة للتغيرات المحيطة، وتتمثل أهمية الهيكل التنظيمي في النقاط التالية:

ـ  ترتيب العلاقات داخل المؤسسة.

الهيكل التنظيمي هو أداة إدارية تساعد المؤسسة على تحقيق أهدافها، حيث يشبه هذا الهيكل العظمي للإنسان، حيث يتمسك بالأنظمة الفرعية المختلفة لجسم الإنسان، ودون هذا الهيكل الأساسي، تبقى الدوائر والأقسام المختلفة وحدات منفصلة عن بعضها البعض  .

– يجب توضيح الإدارات والدوائر والأقسام والشعب داخل المؤسسة، وكذلك توضيح المستويات الإدارية داخل المؤسسة بما في ذلك اختصاصات ومسؤوليات كل مستوى .

الأغراض التي تحققها الهياكل التنظيمية

1- يوضح الهيكل التنظيمي طريقة تقسيم الأعمال بين الموظفين في المؤسسة ، فهو يبين أنواع وعدد الوظائف فيها سواء في حالة كانت تلك الوظائف رئيسية تهدف إلى تحقيق الهدف الرئيسي أم وظائف مساعدة تهدف إلى تأدية أعمال ثانوية أم وظائف استشارية تهدف إلى تقديم التوصيات والمشورة للأجهزة المختلفة .

يوضح الهيكل التنظيمي خطوط السلطة والمسؤولية والاتصال الرسمي داخل المؤسسة، حيث يُظهر من يمتلك السلطة على الآخرين، ومن هو المسؤول أمام من، وكيفية التواصل بينهما. وبذلك، يكون كل رئيس أو مرؤوس على دراية بموقعه في سلم الإدارة .

3- يوضح التركيب التنظيمي العلاقات والتنسيق بين مختلف وحدات الإدارة، ويبين عدد المستويات الإدارية في المؤسسة وحجم كل منها، بالإضافة إلى نوعية الأنشطة التي تقوم بها الوحدات المختلفة، مع مقارنة نطاق الإشراف عليها، وذلك لتسهيل فهم المتعاملين في المؤسسة لواقعها بسرعة .

4- يوضح الهيكل التنظيمي نطاق الإشراف لكل رئيس عن طريق معرفته لعدد المرؤوسين التابعين لكل رئيس ، ومدى التباين أو التوافق بأعمالهم ، بالإضافة إلى بعد المسافة بينهم وبين الرئيس ، وبذلك فإنه يُمكن للمنظم أن يضع توصياته سواء من خلال التوسع بتفويض السلطة أو تضييقها طبقًا للموقف .

يعرض الهيكل التنظيمي اللجان وسلطاتها وعلاقاتها بأجزاء المؤسسة، بالإضافة إلى مستوياتها في الهيكل التنظيمي، سواء كانت في المستويات العليا أو الأخرى .

يعد الهيكل التنظيمي مهمًا في مجال تدريب الموظفين الجدد، حيث يتم استخدامه في البرامج التدريبية التوجيهية أو التمهيدية، وذلك لتعريف الموظفين بأقسام المؤسسة ومواقعهم في التنظيم، ورؤسائهم ومرؤوسيهم، بالإضافة إلى الأشخاص الذين سيقومون بالتواصل معهم خلال عملهم .

يمثل الهيكل التنظيمي وثيقة توضيحية يمكن استخدامها لدراسة التطور التاريخي والوظيفي للمؤسسات الإدارية على مدى فترة زمنية محددة، ويتم استخدامه لأغراض إعلامية تساعد الأشخاص خارج المؤسسة على التعرف بسهولة وسرعة على أقسام وأعمال وأفراد المؤسسة .

يساهم الهيكل التنظيمي في كشف ومعالجة الانحرافات والأخطاء التي يعاني منها التنظيم، وذلك عبر تحليل الهيكل التنظيمي للتعرف على العلاقات غير الصحيحة والتداخل أو الازدواج بين المهام المختلفة .

يعد الهيكل التنظيمي وسيلة لتبيان ما إذا كانت المؤسسة تتبع الأسس والقواعد التنظيمية السليمة، مثل نطاق الإشراف ووحدة القيادة والأمر وتوزيع العمل بشكل منطقي وسليم .

بعض العوامل المؤثرة على تصميم الهيكل التنظيمي

حجم المنظمة

تختلف آراء العلماء فيما يتعلق بمدى ارتباط حجم المنظمة بالهيكل التنظيمي وتأثيره عليه، ولكن الأغلبية متفقة على أن الحجم يؤثر في الهيكل، ويكون هذا التأثير واضحا في التعقيد. فكلما كانت المنظمة صغيرة الحجم، كان هيكلها صغيرا، ولكن يواجه صعوبة في تقسيم وتحديد المهام. أما المنظمات الكبيرة، فتكون أنشطتها وأعمالها أكثر تنوعا مما يسهل تقسيم الأعمال .

دور حياة المنظمة

يتأثر هيكل التنظيم بعمر المؤسسة ومرحلتها الحالية، سواء كانت في بداية نشأتها أو في مرحلة تطورها أو انحدارها، فهو يشبه الإنسان الذي يبدأ حياته بالنمو وينتهي بالتدهور .

بيئة المنظمة

تلعب البيئة دورًا أساسيًا في تحديد شكل ونوع الهيكل التنظيمي في المؤسسة، حيث تختلف المؤسسات التي تعمل في بيئة مستقرة عن تلك التي تعاني من عدم الاستقرار .

الموقع الجغرافي للمنظمة

تحتاج المنظمات التي تعمل في عدة مواقع جغرافية إلى هيكل تنظيمي كبير ومختلف عن المنظمة التي تعمل في موقع واحد فقط .

درجة التخصص

يؤثر التخصص على الهيكل التنظيمي للمؤسسة، فإذا كان التخصص بالعمل منخفضا يصبح الهيكل بسيطا، والعكس صحيح .

نطاق الإشراف

يشير مصطلح نطاق الإشراف إلى عدد المرؤوسين الذي يمكن للمدير أن يشرف عليهم بفعالية، وإذا كان نطاق الإشراف كبيرًا، فسيؤدي ذلك إلى إنشاء هيكل تنظيمي أفقي، أما إذا كان نطاق الإشراف ضيقًا، فسيؤدي ذلك إلى إنشاء هيكل تنظيمي عمودي .