مهام مدير المكتب الناجح

عندما تكون مسؤولا عن المكتب، فمن المعتاد أن تتحمل المسؤولية لضمان عمل المكتب بكفاءة قدر الإمكان. ولكن عندما تضطر للتعامل مع فريق من الأشخاص ذوي الشخصيات المختلفة ومختلف المعدات والأدوات البرمجية وقائمة طويلة من المهام، فإدارة المكتب قد تصبح صعبة بعض الشيء في بعض الأحيان. ومع ذلك، يجب عليك أن تستخدم هذه الفوضى كدافع للتقدم والارتقاء بمكتبك .

نصائح لمدير المكتب

إذا كنت ترغب في تحسين مهاراتك الإدارية والقيادية وتطوير نفسك كمدير أفضل للمكاتب، فإليك بعض النصائح لإدارة المكاتب بشكل سلس وفعال

1- شحذ مهارات الاتصال الخاصة بك

التواصل الفعال هو شيء مهم للغاية في كل ما تفعله كمساعد، ويزداد أهمية عند توليك دورا إداريا وتصبح مديرا، ويجب عليك أن تكون قادرا على قيادة الاجتماعات وتمثيل المسؤول التنفيذي في الأحداث العامة، وتحتاج أيضا إلى تطوير مهاراتك في الحديث أمام الجماهير، فإذا لم تشعر بالراحة في أي من هذه الأمور، فعليك بتحسين مهاراتك، حيث يمكنك حضور فعاليات التواصل أو المشاركة في الخطابات والمؤتمرات المقبلة، والتطوع لتقديم شيء ما في الاجتماع القادم، والبحث عن فرص لممارسة هذه الأمور، حيث ستساعدك كل هذه الأمور على أن تكون أفضل في التواصل .

2- حسن إدارة الأشخاص

يختلف تعلم إدارة الأشخاص اختلافًا كبيرًا عن إدارة المشاريع أو المهام، ويتطلب المزيد من الصبر والتفاهم، ويساعد ذلك إذا كنت تعرف القليل عن أنواع الشخصية وكيف تؤثر على طريقة عمل الناس والتواصل معهم، وإذا لم تكن من مستخدمي الشبكات الطبيعية ، فكر في معرفة شيء جديد عن كل شخص تتفاعل معه يوميًا، وسيساعدك هذا على بناء العلاقات واكتساب فهم أفضل للقدرات الفريدة والمساهمات الفريدة لكل فرد في الفريق .

3- كن مفكرا مبتكرا

يتطلب أن يكون لدى مدير المكتب الفعال بعض التفكير الإبداعي، خاصة عندما يتعلق الأمر بحل المشكلات. وبصفتك مديرا، ستواجه مواقف لا يمكنك التحكم فيها، بالإضافة إلى التحديات التي تحتاج إلى التغلب عليها، وفي حين أنه من السهل الحصول على الضغط والإحباط في هذه المواقف، إلا أن الخيار الأفضل هو التعامل معها بعقلية مبتكرة. ولا يجب أن تكون “شخصا مبدعا” لتطوير مهارات التفكير الإبداعي، بل يجب أن تضع نفسك بين المفكرين المبتكرين. ويجب عليك قراءة المقالات والكتب والرسائل الإخبارية والاستماع إلى البودكاست أو الدورات الصوتية أثناء التنقل، والتعرض باستمرار للأفكار الجديدة والأساليب واتجاهات الصناعة إذا أردت التفوق، لأن الأفكار والمفاهيم الجديدة التي تضعها في ذهنك ستؤثر بشكل إيجابي على الطريقة التي تؤدي بها وظيفتك .

4- تطوير عملك بذكاء

بما أنك مدير مكتب، يجب عليك فهم كيفية عمل شركتك ودورك فيها، وكيفية تحقيق الأرباح وتأثيرك على الربح الصافي، ويساعد فهمك للأعمال على تحسين قدرتك على اتخاذ القرارات السريعة والحكم الجيد يوميا. وبما أن المكتب يعمل بسلاسة عندما يتم حفظ العمليات بشكل صحيح، فمهمتك هي الحفاظ على تدفق المعلومات والمضي قدما في المشاريع، وكلما زادت معرفتك بتعقيدات شركتك وكيفية عملها، كلما كان دورك أكثر نجاحا .

5- مواصلة التعليم والتطوير المهني

لا يتوقف أفضل مدراء المكاتب عن التعلم وتوسيع قاعدة معارفهم والبقاء على اطلاع على التكنولوجيا. قم بجعل التطوير المهني جزءا من خطتك الشهرية للتقدم المهني لتكون ثابتة ومستمرة مسبقا. هناك العديد من الأشياء التي يمكنك القيام بها والتي هي مجانية وذات تكلفة منخفضة إذا كنت تبحث عنها. استمر في التعلم – إنه جزء من مسؤوليتك كمدير .

إذا كنت مديرًا لمكتب، فسوف تساعدك تحسين مهاراتك الإدارية في تحقيق نجاح أكبر وفعالية أكبر في كل جانب من جوانب عملك الإداري، وسيلاحظ زملاؤك ذلك، وسيقدر المدير التنفيذي ذلك، وستصبح معروفًا كمدير مكتب متقدم ومتخصص ومبتكر .

أهم مهام مدير المكتب

يتولى مدراء المكاتب مسؤولية ضمان كفاءة أداء المكتب من خلال مجموعة من المهام الإدارية والمالية، حيث يتحملون مسؤولية التشغيل السلس للمكاتب على أساس يومي، ويمكنهم إدارة فريق من الموظفين الإداريين أو موظفي الدعم. وتشمل مسؤولياتهم عادةً التالي:

1- تنظيم الاجتماعات وإدارة قواعد البيانات
2- حجز النقل والإقامة
3- تنظيم أحداث أو مؤتمرات الشركة
4- التعامل مع المراسلات و الشكاوى والاستفسارات
5- إعداد الخطابات والعروض التقديمية والتقارير
6- الإشراف ومراقبة عمل الموظفين الإداريين
7- التواصل مع الموظفين والموردين والعملاء
تنفيذ وصيانة الإجراءات/الأنظمة الإدارية للمكاتب
9- تفويض المهام إلى الموظفين المبتدئين
10- تنظيم برامج تعريفية للموظفين الجدد
11- ضمان تحديث سياسات الصحة والسلامة