أنظمة المعلومات هي جزء لا يتجزأ من المنظمة، بغض النظر عن حجمها أو نوع الصناعة. عادة، تحتفظ هذه الأنظمة بالبيانات التي تحتاجها المؤسسة وتتحكم فيها، مثل بيانات الخدمات والمنتجات والعملاء والمعاملات والموردين وغيرها. ويقوم معظم الموظفين، إن لم يكونوا جميعهم، بتشغيل هذه الأنظمة وقضاء ساعات طويلة في التفاعل معها في سياق العمل.

الأنظمة التي تعالج المعلومات

في العقود القليلة الماضية، تم تحديث هذه الأنظمة باستمرار، ويستطيع الأنظمة الحديثة معالجة المعاملات بشكل أسرع وأدق بالمقارنة مع الإصدارات السابقة. أصبحت واجهات المستخدم الرسومية هي المعيار، وبفضل تغيير أساليب التصميم، يتم تطوير هذه الأنظمة الحديثة بشكل أسرع من أي وقت مضى. ومع ذلك، لا يزال لديها خصائص محددة لم تتطور بعد

تحتوي هذه الأنظمة على معلومات واسعة عن الموظفين والعملاء والمشتريات والموردين وغيرها، والعديد من تلك الأنظمة قادرة على تقديم تقارير وبيانات مفهومة للبشر. ومع ذلك، فإن هذه الأنظمة غير قادرة على التكيف أو تحسين سلوكها بناء على تلك المعلومات، ولا يمكنها استخلاص الدروس أو التعلم من الأحداث السابقة، وغالبا ما تحتاج إلى التدخل البشري لتوجيهها واتخاذ القرارات اللازمة.

تحسين أنظمة معالجة المعلومات

تميل هذه الأنظمة إلى أن يصعب فهمها بالنسبة للموظفين غير التقنيين وهي جامدة للغاية للتغيير أو التحسين، ويجب إجراء تغييرات كثيرة من خلال قسم تكنولوجيا المعلومات ، مما يجعل التحسين مكلفًا وبطيئًا، ولا تسمح معظم أنظمة المعلومات بالوصول الشامل إلى مستخدميها المنتظمين، وعادة ما يحتاجون إلى موافقة المشرفين ويطلبون منهم تسجيل الدخول والموافقة على الطلبات، وعند طلب الدعم من مصادر خارجية ، من الشائع أن نقطة الاتصال الأولى غير قادرة أيضًا على إخبار النظام بما ينبغي عليه فعله وبدلاً من ذلك ، يطلب من المستخدمين الرجوع إلى موظف أقدم.

هناك بعض الاستثناءات التي تؤدي أداءً أفضل من الأنظمة التقليدية لإدارة المعلومات، وفي السنوات الأخيرة، طورت العديد من المنظمات أنظمة إدارة القرارات لتحسين القيود الموجودة، مما أدى إلى إنشاء أنظمة أكثر قدرة على التكيف والتحليل والمرونة .

استخدام تقنيات المعلومات

تعتمد الشركات الكثيرة بشكل كبير على استخدام تقنيات المعلومات وأنظمة المعلومات بشكل فعال لتحقيق التنافسية. الهدف الرئيسي لنظم المعلومات هو توفير المعلومات الصحيحة في الوقت المناسب للأشخاص المناسبين. تستخدم هذه النظم لتتبع وتخزين ومعالجة وتوزيع المعلومات التي تم جمعها وتوجيهها للأشخاص المناسبين حسب الحاجة. لقد فكرت في فوائد ومساوئ نظم المعلومات المتكاملة وكيف يمكن أن تؤثر على الشركات والمجتمع. بالطبع، يوفر الاستخدام الفعال لنظم المعلومات العديد من الفرص والفوائد للشركات وأعمالها. قد يوفر في بعض الأحيان بيئات عمل جديدة، ولكن في المقابل، قد يؤدي إلى فقدان وظائف بعض الموظفين.

مزايا مصادر المعلومات

مع مساعدة تقنيات المعلومات، تتحسن سرعة وكفاءة المراسلة الفورية والبريد الإلكتروني والمكالمات الصوتية ومكالمات الفيديو وتصبح أرخص.

يمكننا من خلال تطبيق أنظمة المعلومات إسقاط الحدود اللغوية والجغرافية والثقافية، ويصبح تبادل المعلومات والمعرفة والتواصل والعلاقات بين مختلف البلدان واللغات والثقافات أسهل بكثير، وتُعد العولمة والفجوة الثقافية من العواملالمؤثرة في ذلك .

التوفر – أتاحت نظم المعلومات للشركات أن تكون مفتوحة على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع، وهذا يعني أنه يمكن فتح نشاط تجاري في أي وقت وفي أي مكان ، مما يجعل عمليات الشراء من مختلف البلدان أسهل وأكثر ملاءمة، وهذا يعني أيضًا أنه يمكنك تسليم البضائع الخاصة بك مباشرة إلى عتبة داركم .

تم إنشاء أنواع جديدة من الوظائف بفضل نظم المعلومات، فإنها تتيح فرص عمل جديدة ومثيرة للاهتمام مثل فرص العمل للمبرمجين ومحللي الأنظمة ومطوري الأجهزة والبرامج ومصممي الويب.

تشجع تطبيق IS على العمل الأكثر كفاءة وتحسين توفير المعلومات لصناع القرار بتكلفة مناسبة. يمكن لتطبيق هذه الأنظمة أن يلعب دورا مهما في مساعدة الشركات على التركيز على تقنية المعلومات للحصول على ميزة تنافسية. يؤدي تطبيق IS إلى زيادة الإنتاجية بشكل إيجابي، ولكن قد يواجه مستخدمو الأنظمة بعض الإحباطات المتعلقة بنقص التدريب وضعف أداء النظام بسبب انتشاره.

سلبيات مصادر المعلومات

يمكن لتنفيذ نظم المعلومات أن يوفر الكثير من الوقت أثناء إنجاز المهام وبعض الأعمال الميكانيكية، ويمكن معالجة معظم الأعمال الورقية على الفور، ويتم حساب المعاملات المالية تلقائياً، وما إلى ذلك، وذلك في ظل البطالة وانعدام الأمن الوظيفي .

الثقافة المهيمنة – على الرغم من أن تكنولوجيا المعلومات جعلت العالم قرية عالمية، فقد ساهمت أيضا في انتشار ثقافة واحدة تسيطر على الثقافات الأضعف، فمثلا يقال الآن إن الولايات المتحدة تؤثر على سلوك المراهقين الشباب في جميع أنحاء العالم، وأصبحت اللغات أيضا موحدة، وأصبحت اللغة الإنجليزية الوسيلة الأساسية للتواصل بين رجال الأعمال وغيرهم.

تشهد مشكلات الأمان تمكن اللصوص والمتسللين من الوصول إلى الهويات، وتستهدف المخربين من الشركات بيانات الشركة الحساسة، ويمكن أن تشمل هذه البيانات معلومات البائع والسجلات المصرفية والملكية الفكرية والبيانات الشخصية المتعلقة بإدارة الشركة، ويقوم المتسللون بتوزيع المعلومات عبر الإنترنت أو بيعها لشركات منافسة أو استخدامها لتدمير صورة الشركة .

تتضمن نفقات التنفيذ – عند دمج نظام المعلومات – تكاليف برامج وأجهزة وأفراد كبيرة، ويتطلب استئجار وشراء بعض البرامج والأجهزة والخدمات الأخرى وتوفير الدعم اللازم، ويحتاج الموظفون إلى التدريب على استخدام التقنيات والبرامج غير المألوفة .