ما المقصود بسياسة الباب المفتوح

تعني سياسة الباب المفتوح في الشركة أن المالك يشجع الموظفين على زيارته في مكتبه ومناقشة أي قضايا أو مخاوف لديهم، وبفضل هذه السياسة يتمكن المالك من الاطلاع على الأحداث اليومية في سير العمل عن طريق الاستماع لما يقوله موظفيه في مجالات مسؤولياتهم، وتشمل السياسة أن يتصرف المالك كمستشار ويساعد في حل المشاكل التي يواجهها الموظفون أثناء تنفيذ المهام التي سنحت لهم.

عيوب سياسة الباب المفتوح

• إضاعة وقت الإدارة

قد يؤدي سياسة الباب المفتوح إلى إجبار مالك الشركة على قضاء جزء كبير من يومه في الاستماع إلى موظفيه للتعبير عن مخاوفهم، وهذا هو الوقت الذي يبعدهم عن المسؤوليات والواجبات المهمة لمالك الشركة، بالإضافة إلى ذلك قد تنحرف المحادثة عن الأمور التجارية إلى المواضيع غير المتعلقة بالعمل، مثل الهوايات والرياضة والأحداث الجارية والتي قد تكون قليلة الاهتمام أو لا تهم مالك الشركة، فيجب على مالك الشركة أن يوضح أن سياسة الباب المفتوح هي آلية لحل المشكلات مصممة لمساعدة الشركة على العمل بكفاءة أكبر وليست ذريعة للتواصل الاجتماعي في وقت الشركة

• خلق التبعية

يمكن لسياسة الباب المفتوح أن تؤدي إلى اعتماد الموظفين بشكل كبير على مالك الشركة بدلا من تعلم كيفية تحمل المبادرة لحل المشكلات الظاهرة، لكي تتقدم الموظفة في مسارها الوظيفي وتحصل على ترقية إلى الإدارة، يجب عليها أن تتعلم كيفية اتخاذ قرارات صعبة وتحمل المسؤولية عن تلك القرارات، فالاعتماد على المالك أو المشرف الآخر لتوجيهها في جميع الأمور المتعلقة بوظيفتها يمكن أن يعوق تقدمها لتصبح موظفة مستعدة للتحديات.

• التقليل من السلطة

يمكن أن تؤدي سياسة الباب المفتوح في بعض الأحيان إلى تطوير علاقات بين المالك والموظفين من نوع الزملاء بدلاً من الالتزام بالتسلسل الهرمي التقليدي للمشرفوالموظف في الشركة. وهذا يمكن أن يجعل من الصعب على المالك انتقاد أو حتى توجيه الموظف، لأنهم أصبحوا أصدقاء في الواقع.

• تعطيل سلسلة القيادة

قد يكون لسياسة الباب المفتوح لصاحب العمل تأثير غير مقصود، حيث يؤدي ذلك إلى تعطيل علاقات الإبلاغ المطبقة، وعلى سبيل المثال، قد يطلب من موظف من المستوى الأدنى الحضور إلى مكتبه والتوسط في نزاع بينه وبين المشرف الذي يتبعه مباشرة. إذا اكتشف المشرف أن الموظف تجاوز سلطته وتحدث مع المالك، فقد يتم تأديب الموظف بسبب انتهاكه التسلسل القيادي، وبالإضافة إلى ذلك، يتعرض المالك لموقف محرج حيث يحاول تقييم ما إذا كانت شكوى الموظف مبررة أم أنها غير صحيحة في هذه الحالة

• إساءة استخدام السياسة

قد يرى الموظفون الطموحون سياسة الباب المفتوح بشكل خاص كوسيلة لإقناع مالك الشركة والحصول على ميزة في الترقية، وقد يحاول الموظف تقليل شأن منافسيه من أجل الترقية، أو يسوق إنجازاته وإنجازاته للرئيس.

يمكن للسياسات أن تشجع الموظفين المشتكين بشكل مستمر وذوي المواقف السلبية على التعبير عن استيائهم من إدارة الشركة، ولكن المالك سيجد قيمة بناءة قليلة جدًا في هذه الشكاوى، ولن تساعده في جعل بيئة عمل الشركة أكثر إنتاجية.

مميزات سياسة الباب المفتوح

يهدف سياسة الباب المفتوح إلى تحذير الشركات المبتدئة من المشاكل المحتملة داخل العمليات التجارية، والتي قد يتجاهلها رواد الأعمال الذين يركزون على الأنشطة الاستشرافية، وبالتالي يمكن أن يفشلوا في التعرف على المشكلات الأساسية، مما يؤدي إلى تشتيت انتباه الموظفين وعدم أداء وظائفهم بشكل فعال. ومن خلال سياسة الباب المفتوح، يتعرف الموظفون على رغبة الشركة في إعلامهم بالخلافات عند حدوثها ومساعدتهم في إيجاد حلول سريعة لها، وتتضمن بعض المزايا لوجود هذه السياسة التواصل الفعال والحل السريع للمشاكل والتخفيف من التوتر في المكان العمل

• تحسين الاتصال عبر جميع مستويات العمل
• يتم المساعدة في حل المشكلات بين المشرفين وأعضاء فريقهم.
• ينبغي معالجة القضايا والتحديات بشكل استباقي قبل أن تتحول إلى مشكلات أكبر.

• تشجيع المناقشات السليمة والبناءة.
• يتم قياس وجهات النظر المختلفة حول الرضا الوظيفي والإدراك في مكان العمل

• بناء الثقة بين الموظفين وبينهم
• نشر ثقافة عمل منفتحة ومرحبة.

كيفية أنشاء سياسة الباب المفتوح

• العمل على إقامة علاقات ثقة

بغض النظر عن عدد الأبواب التي يزعم أنها `مفتوحة` للموظفين، فمن المحتمل أن يشعروا بالراحة عندالتعامل مع المديرين الذين يشعرون بالفعل بأنهم يمكن الوثوق بهم.

إذا شعر الموظفون أنه سيتم تجاهل تعليقاتهم أو استقبالها بالازدراء أو بطريقة محرجة، فمن المؤكد أنهم لن يبذلوا الجهد لتقديم أي تعليقات في المستقبل.

يجب على المديرين إعداد الأرضية المناسبة لترحيب التعليقات الصريحة، من خلال بناء علاقات ثقة مع الأشخاص الذين يعملون معهم على مدار العام.

• احتفظ دائمًا بسجل لتفاعلات الموظفين البارزة

عندما يشعر الناس بأن تقديم الملاحظات أمر بسيط مثل التحدث مع المدير عند لقاءهم في غرفة الاستراحة، فإن ذلك يدل على أن الناس يشعرون بالثقة وأن العلاقات الجيدة في مكانها الصحيح.

على الرغم من ذلك، يحتاج المديرون أيضًا إلى فهم أن هذه الأنواع من التفاعلات قد تحتاج إلى توثيق بطريقة ما، وهذا مهم بشكل خاص إذا أردنا مناقشة أي نوع من القضايا الخطيرة أو أي شيء يمكن أن يتطور إلى مشكلة خطيرة لاحقًا.

على سبيل المثال، فيما يتعلق بالشكاوى المتعلقة بالشعور بالاستبعاد أو التمييز أو التحرش أو مشاهدة شخص آخر يستحق بالتأكيد اجتماعا رسميا أكثر، ينطبق الشيء نفسه على أي مخاوف تتعلق بقضايا السلامة أو الامتثال

يمكن أن يشعر المدراء بالرضا بعد إجراء محادثة هادفة مع الموظفين حول مشاعرهم تجاه هذه المشكلات، وربما تم التوصل إلى حل جيد.

• استخدم الأنظمة للتخلص من الالتباس

ليست أهمية الاحتفاظ بسجلات ملاحظات الموظفين مقتصرة على الأغراض القانونية فحسب، بل إنها أيضا ذات أهمية إدارية، ففي النهاية، لا يمكن استفادة جيدة من التعليقات التي تم تلقيها إذا تم نسيانها أو فشل في متابعتها.

على الرغم من أن التفاعلات العرضية والعفوية قد تكون مهمة، إلا أنه من السهل فقدان تتبع ملاحظات الموظفين عندما لا يوجد سجل مكتوب لهذه التعليقات. لذلك، يعد استخدام إجراء أو أداة رسمية لتتبع ومتابعة تعليقات الموظفين طريقة رائعة للتأكد من اتخاذ الإجراء المناسب.