مفهوم التنظيم
التنظيم هو سمة هامة للإنسان المتحضر وسلوكية مهمة تدعونا إليها ديننا الإسلامي الحنيف، ويحمل مفهوم التنظيم العديد من المعاني والتعريفات، ويعد من الضروريات الأساسية التي ينبغي على الكبار والصغار تعلمها .
معنى التنظيم
يعني المقصود بالتنظيم تحديد مجموعة من الإجراءات والأنشطة اللازمة لتحقيق بعض الأهداف والنتائج، وتقسيم تلك المهام بطريقة محددة لتسهيل عملية التنظيم والتنفيذ، وهذا هو التعريف الأساسي وأحد أهم مبادئ مفهوم التنظيم .
التنظيم الإداري
إن الإدارة من أهم المجالات العملية القائمة بشكل أساسي على الترتيب والتخطيط والتنظيم ، والموظف الإداري الناجح هو الذي يتمكن من تنظيم المهام المختلف وتوزيعها على الأشخاص المعنيين بتنفيذها بشكل مرتب ومنظم يُساعد على إنجاز تلك المهام بشكل صحيح وعلى الوصول إلى أي معلومات أو بيانات أيضًا بسهولة تامة وفي أي وقت .
يجب أن يذكر أن مفهوم الإدارة لا يقتصر على مجال العمل والمؤسسات والشركات فحسب؛ بل إنه يشمل جميع جوانب الحياة؛ حيث أن الأم الناجحة والأب الناجح هما اللذان يستطيعان تنظيم حياتهما بشكل صحيح، والطالب الناجح هو الذي يستطيع إدارة وقته وتنظيمه بشكل صحيح وهكذا؛ فمفهوم التنظيم الإداري يعتبر من المفاهيم الشاملة للعديد من جوانب الحياة .
أهمية التنظيم في حياتنا
يساعد اتباع النظام دائمًا في أي مهمة يقوم بها الإنسان على جني العديد من الفوائد الهامة، مثل:
يمكن زيادة التركيز والإنتاجية وتحسين الأداء في أي مؤسسة من خلال تنظيم وتوزيع المهام بشكل متكافئ بين الأشخاص، وذلك وفقًا لخبرة كل فرد .
يساعد تنظيم الأعمال على تسهيل تنفيذ المهام المتتالية والمستمرة التي يحتاجها الموظف أو الطالب أو أي شخص آخر لتحقيق الهدف النهائي المحدد .
– وكما أشارت مجموعة من الخبراء ، فإن الاعتماد على مبدأ التنظيم يمكن أن يسهم بشكل فعال في تعزيز القدرة على تبادل المعلومات والأفكار بين الموظفين وبين الطلاب ، وهذا بالطبع يخدم مصلحة الجميع ويخفف من الأعباء العملية وفي نفس الوقت يساعد الطلاب على الوصول إلى مجموعة واسعة من المعلومات والأفكار التي تساعدهم على التفوق وتنمية مهارات التفكير والإدراك بسهولة .
يعمل التنظيم دائمًا على تطوير المهارات، ولا سيما عند تعيين كل فرد على مهمة محددة، فيركز بشكل كامل على تلك المهمة ويبدأ في البحث والاستكشاف بكل يسر وسهولة حتى يتمكن من تقسيم أفضل ما لديه في إنجاز تلك المهمة .
أنواع التنظيم
نظرًا لأن مفهوم التنظيم هو مفهوم شامل، فإنه ينقسم إلى عدة أنواع مختلفة على النحو التالي:
التنظيم الوظيفي
تعتمد المؤسسات والشركات، سواء كانت كبيرة أو صغيرة، على نظام تنظيمي وظيفي .
التنظيم التنفيذي
يتعلق التنظيم التنفيذي أو السلطوي بمدراء ورؤساء الشركات والمؤسسات العامة .
التنظيم الاستشاري
التنظيم الاستشاري هو أحد أنواع التنظيم التي يتم اتباعها في الشركات الكبرى والمؤسسات والمستشفيات وغيرها .
التنظيم العضوي
يُعرف التوزيع العضوي بأنه نوع من أنواع التنظيم المرتبط بالهيكل الحيوي داخل المؤسسات العملية، ويتميز بتوزيع المهام والوظائف على الموظفين وفقًا لمهاراتهم وخبراتهم، ويعتبر ذلك نوعًا من التنظيم اللامركزي .
تنظيم الفريق
كما أن بعض المؤسسات والشركات ومراكز الأبحاث والدراسات قائمة على فكرة فريق العمل الذي يعمل بشكل متناسق ومتناغم من أجل الوصول إلى نتيجة وهدف مُحدد في نهاية الأمر ؛ ولذلك ؛ يتم توزيع المهام داخل فريق العمل بشكل منظم بحيث يكون هناك قائد للفريق يقوم بتنظيم الأعمال والمهام المختلفة على الأفراد بشكل يتوافق مع طبيعة قدرات كل منهم وهكذا .
التنظيم الشبكي
يُعد التنظيم الشبكي أحد الأنواع الهيكلية الأساسية التي تتبعها جميع الشركات والمؤسسات، وخصوصًا الشركات الكبيرة، لتحديد المدراء ورؤساء الأقسام والمرؤوسين والموظفين، ولتوزيع المهام بشكل منظم ودقيق .
أسس ومعايير التنظيم
يجب الإشارة أيضا إلى أن هناك عوامل ومعايير مهمة يتم الاعتماد عليها لتنفيذ عملية تنظيم دقيقة وناجحة. لا يجدي تنظيم وترتيب المهام إذا لم يتم الاهتمام بقدرات ومؤهلات كل شخص. ومن أهم معايير التنظيم والترتيب هي الآتي
- يتم توزيع المهام وفقًا لنوع الوظيفة والمهام المطلوب تنفيذها فيها .
- يتم توزيع المهام والتنظيم وفقًا لمتوسط عمر المجموعة التي يتم تطبيق عملية التنظيم عليها .
- يتم توزيع المهام وفقًا لنوع المنتج أو الخدمة التي تقدمها الشركة أو المؤسسة .
- -التنظيم وفقا للتوقيت الزمني، وهو العامل الذي يستخدمه الطلاب لتنظيم أوقات الاستذكار والقراءة .
- يتم التنظيم وفقًا للطبيعة الجغرافية لأفراد المجموعة في موقع التنظيم .
أهم وظائف التنظيم
يتمتع التنظيف بفوائد هامة، وله أيضًا العديد من الوظائف الأساسية التي تحتاجها جميع المؤسسات، مثل:
التخطيط
التخطيط هو واحد من أهم وظائف التنظيم؛ حيث يساعد على وضع خطة عمل متوافقة مع أهداف وطموحات وأغراض الشركة، ويشمل تخصيص مهام ومسؤوليات كل موظف، ووضع جداول زمنية ومعايير ووسائل لإنجاز المهام المختلفة، بالإضافة إلى أن التخطيط يتطلب متابعة مستمرة للهيكل الوظيفي داخل الشركة من أجل تثبيت التقدم في تنفيذ وتحقيق هذه الخطة بنجاح .
الترتيب
في إضافة إلى ذلك، يجب على فريق العمل أن يتمتع بمهارة ترتيب وتنظيم المهام المختلفة بشكل يساعد كل موظف على أن يقدم أفضل إسهاماته بناء على خبراته ومهاراته، دون أن يكون مرهقا بسبب العبء الزائد من المهام المتعددة. وبالتالي، فإن الترتيب والإدارة والتنظيم تعد فنا ومهارة هامة يجب أن يتمتع بها كل مدير في المؤسسة .
القيادة والتوجيه
لا يمكن أن يكون هناك فريق عمل ناجح أو خطة ناجحة دون وجود مدير وقائد ناجح، ويجب أن تكون العلاقة بين القائد والفريق علاقة طيبة مع الود والاحترام والثقةلتحقيق النجاح في تنفيذ المهام والوصول إلى الأهداف التي تسعى إليها أي مؤسسة بشكل ناجح .
يجب أن يتمتع القائد هنا بالاحترام من قبل أعضاء الفريق والموظفين، وأن يكون قادرا على حل أي نزاع أو صراع بين الموظفين بأعلى درجات الحكمة وبأقل قدر من الخسائر، كما يجب أن يكون قادرا على فهم طبيعة كل موظف وقدراته، وأن يكون أيضا قادرا على ملاحظة الوقت الذي يحتاجه الفريق للتحفيز والدعم والوقت الذي يحتاجه فيه إلى الحزم والجدية وما إلى ذلك .
الرقابة الدائمة
وأخيرًا، فإن التنظيم والترتيب الجيد يساعد أيضًا على وجود نوع من الرقابة المستمرة على أداء مؤسسة العمل وملاحظة أي خلل يعترض طريق تحقيق أهداف المؤسسة والعمل على حله فورًا، وهذا بالطبع سيساعد على تجنب أي خسائر أو أضرار قد تلحق بمؤسسة العمل .