من مزايا برامج الجداول الحسابية
من السهل متابعة الدفع
- على الرغم من أن أصحاب الأعمال الصغيرة والمبتدئين في المحاسبة قد يواجهون صعوبات في تتبع المدفوعات، إلا أن جداول البيانات توفر حلاً بسيطًا.
- تستخدم جداول البيانات عادة لتحليل النفقات والإيرادات المتعلقة باستخدام برامج الجداول الحسابية .
- يمنحك القدرة على تقسيم المال الذي تنفقه وتتلقاه حسب الفترة الزمنية والمصدر. يمكنك، على سبيل المثال، تفريق أنواع مختلفة من النفقات مثل الإيجار أو التأمين، وتعقب بدقة المبلغ الذي يمكن إنفاقه عليها شهريا باستخدام خطة بسيطة.
ربط البيانات ذات الصلة
- تتيح جداول البيانات فوائد أخرى، مثل القدرة على ربط الأوراق العمل ببعضها البعض.
- هذا مفيد لأمور مثل التدفق النقدي ، حيث يجب ربط الرصيد الفعلي في البنك في نهاية الشهر الماضي بالرصيد الافتتاحي لذلك الشهر.
- للقيام بذلك، يمكنك الضغط على مفتاح ” = ” في الخلية التي تريد الربط بها، ثم وضع المؤشر في الخلية التي تريد الربط بها.
- يمكن استخدام هذه الطريقة مع الميزانيات أيضًا، خاصةً إذا كنت قد أنشأت ميزانية إنتاج في ورقة عمل، ويجب ربطها بالميزانية الرئيسية.
- في حال تغيرت ميزانية الإنتاج، سيتم تحديث الميزانية الرئيسية تلقائيًا.
تنظيم البيانات
- تُعد جداول البيانات بشكل عام واحدة من أبسط الأساليب لجمع البيانات وتنظيمها.
- يمكن إدخال المعلومات بسهولة في الأعمدة والصفوف وفرزها بناء على نوع المعلومات.
- على الرغم من أنه يعد صعبًا تقديم مجموعة كبيرة من البيانات في حالتها الأولية، إلا أن الأدوات الموجودة في البرنامج تتيح للمستخدم إنشاء عروض تقديمية تحليلية تربط البيانات بالمخططات الدائرية أو الجداول لتسهيل العرض والتفسير.
تبسيط العمليات الحسابية
- لا يحب أحد قضاء وقته في إجراء حسابات متكررة.
- أهم ميزة لجداول البيانات هي أن البرنامج يؤدي جميع العمليات الحسابية للمستخدم بشكل تلقائي.
- يمكن حساب العمليات الحسابية المعقدة بسهولة للبيانات المرتبطة التي تم إدخالها، بمجرد كتابة الصيغة، ويستطيع البرنامج تنفيذها بسهولة.
- يتيح ذلك للمستخدمين طرح “أي أسئلة” والحصول بسهولة على الإجابات التي يحتاجونها دون الحاجة إلى إعادة ترتيب الحسابات.
- على سبيل المثال، إذا تم إنشاء جدول بيانات لحساب إجمالي الربح، فإن البرنامج يقوم تلقائيًا بإعادة حساب الربح الإجمالي الجديد استنادًا إلى أي تغيير في المتغيرات مثل تكلفة الوحدة أو تكلفة الشحن أو الخصم على المبيعات.
وصول مستخدم متعدد
- في بيئة العمل التعاونية الحالية، يحتاج العديد من المستخدمين في المكتب إلى الوصول إلى نفس المستندات بشكل متكرر.
- عند استخدام Microsoft Excel، يمكن مشاركة جداول البيانات، ولكن يمكن لمستخدم واحد فقط تغيير البيانات في كل مرة. وإذا تم إنشاء نسخ محلية وتحديثها، فلن يتمكن المستخدمون الآخرون من الوصول إلى البيانات الجديدة.
- توفر جداول بيانات Google حلًا لمشاركة الملفات وتسمح لعدة مستخدمين بالوصول والتحديث على نفس النموذج.
- يرجى ملاحظة أنه لم يتم تسجيل الملفات في أيت من الحالتين.
- لذلك، ستفقد محفوظات المعلومات السابقة بغض النظر عن الشخص الذي أجرى التغييرات ومتى تم ذلك وبغض النظر عن وقت إجراء التغييرات.
تنسيق مناسب
- عند العمل بشكل كبير على البيانات المالية، يجب أن تتمكن من التنقل بسهولة ويسر قدر الإمكان.
- من الحسن حظنا أن معظم برامج جداول البيانات توفر مجموعة متنوعة من الأدوات التي تساعد على جعل الجداول البيانية جذابة بصريًا وسهلة الفهم.
- على سبيل المثال، يمكنك استخدام Ctrl + B أثناء تحديد خلية لتظليل النص في تلك الخلية، وهذا مفيد لتسليط الضوء على العناوين والعلامات بسرعة.
- يمكنك أيضًا اختيار تلوين الخلايا وفرز البيانات حسب اللون.
يجعل من السهل إنشاء حساب فوري
- عند استخدام الصيغ والتشفير، يمكن تعيين الخلايا لحساب البيانات بطرق متعددة.
- يجعل هذا الأمر من السهل جدًا إنشاء مجموعات وإحصاءات يمكن استخدامها لإنشاء مقاييس أو تتبع أو تحديد نقاط بيانات أخرى المطلوبة.
سهلة التغيير
- لإنشاء بيانات جديدة، يمكنك إضافة أو حذف أو تغيير البيانات في الخلايا التي يتم قياسها.
- يتيح ذلك لجداول البيانات التكيف بسرعة مع التغييرات في عملك أو منزلك.
ينظم البيانات بشكل فعال
- عند استخدام جدول البيانات، يمكن تنظيم كميات كبيرة من البيانات بشكل منظم ومرتب.
- يمكن تضمين التمثيلات المرئية لمساعدتك على فهم البيانات بشكل أفضل، بما في ذلك الرسوم البيانية والمخططات، حيث يمكنك قضاء المزيد من الوقت في استخدام البيانات بدلاً من محاولة استكشافها.
تقدم معظم جداول البيانات الدعم من جهات خارجية
- تتوافق معظم ملفات جداول البيانات مع التطبيقات وخيارات البرامج الأخرى.
- كمثال على ذلك، يمكن قراءة ملفات Microsoft Excel باستخددام برنامج Open Office.
- يمكن حفظ جدول بيانات Open Office بتنسيق Excel بحيث يمكن قراءته في MS Excel.
هناك خيارات للتكامل
- تستخدم العديد من برامج جداول البيانات مع تطبيقات وبرامج إنتاجية أخرى لإنشاء عروض تقديمية أو تقارير ديناميكية.
- يمكن لـ Excel و Word و PowerPoint في Office 365 العمل معًا، مما يتيح استخدام جداول البيانات في تنسيقات بيانات أخرى لتنظيم البيانات وتخزينها بشكل أفضل.
يمكنك إنشاء جداول بيانات متعددة في ملف واحد
- على سبيل المثال، إذا كنت ترغب في تتبع إيصالات المبيعات، يمكنك إنشاء سجل دفتر الأستاذ في جدول بيانات لجميع المعاملات التي تتم خلال شهر واحد.
- يمكنك بعد ذلك وضع كل 12 شهرًا من العام في ملف جدول بيانات واحد شامل، مما يسمح لك بالتنقل بين جداول البيانات الشهرية الفردية.
- – هذا يجعل الوصول إلى جميع البيانات المطلوبة سهلاً جدًا.
من وظائف الجداول الحسابية
عبارات IF
- يعد استخدام وظائف مثل عبارات IF مفيدا جدا في الجداول الحسابية.
- تخيل أنه عليك تحليل مقدار الأموال التي يتم إنفاقها على الرواتب لمدة شهر.
- يُمكن استخدام عبارة IF للدلالة على ما إذا كان الموظف قد حصل على أجر زائد، ويُمكن أن يكون هذا شيئًا بسيطًا مثل:
= إذا (A1> 37 ، نعم ، لا)
- يعني هذا أنه سيتم إنشاء إجابة “نعم” إذا كان عدد الساعات المحدد في الخلية A1 أكبر من 37 ساعة؛ وإلا فسيتم الإجابة بـ “لا.
- يمكن استخدام عبارات IF في العمليات الحسابية أيضًا.
- لذلك، إذا كان مندوبو المبيعات في إحدى المؤسسات يحققون مبيعات تزيد عن 5000 جنيه استرليني، فسيتم منحهم 0.5٪ من إجمالي قيمة المبيعات أسبوعيًا.
- يمكن القيام بذلك من خلال الوظيفة التالية:
= إذا (A1> 5000، A3 * 0.05، 0)
دالة SUM
- هذه مهمة سريعة وسهلة للغاية، وتوفر الكثير من الوقت.
- بدلاً من إضافة كميات كبيرة من البيانات إلى الآلة الحاسبة، يمكنك ببساطة استخدام دالة SUM للحصول على مجموع المبالغ المطلوبة، مع تحديد كل شيء ترغب في إضافته.
بحث وظائف
- HORIZONTAL أو VLOOKUP هي أدوات يستخدمها المحاسبون كثيرا في Excel.
- تعمل هذه الوظيفة على البحث عن المعلومات المرتبطة بمعلومات محددة، ويمكن أن تكون مفيدة جدًا في بيئة مراقبة المخزون.
- على سبيل المثال، إذا كنت ترغب فيمعرفة ما إذا كان هناك عنصر محدد في المخزون، فيمكنك استخدام وظيفة HLOOKUP لمعرفة عدد العناصر المرتبطة برقم صنف معين.
- يتيح هذا الأمر العثور بشكل أسرع على القيم المرتبطة بالقيم الأخرى.
- تُعَدّ الطلاقة في جداول البيانات وتحليل البيانات أمرًا حيويًا لأي دور محاسبي، ويتم تعميق استيعابه في برنامج دبلوم AAT المستوى 3 المتقدم.